Hoe tax waarde bijdraagt aan een ERP transformatie

09/06/23

Een ERP-implementatie wordt gekenmerkt door zijn complexiteit en onderlinge afhankelijkheid tussen bedrijfsprocessen en -functies (bv. IT, Finance en Tax). Ook vanuit fiscaal oogpunt is het essentieel om deel uit te maken van het projectteam bij de start van een ERP-implementatie om ervoor te zorgen dat de strategische doelstellingen van de fiscale functie in acht worden genomen. Een ERP-systeem waarin tax op de juiste manier is opgezet en meegenomen wordt, heeft het potentieel om de fiscale functie te ondersteunen om de eigen bedrijfskosten te verlagen, de werkdruk voor de werknemers te verminderen en de totale belastingdruk van het bedrijf te verminderen. Samen kan dat het project helpen uitzonderlijke waarde te leveren.

Laat geen geld liggen

In de praktijk zien we dat, door een sub-optimale inrichting van belastingprocessen in een ERP systeem, organisaties vaak geld laten liggen en op de lange termijn zelfs hogere kosten hebben. In dit kader biedt het aan boord krijgen van het tax team bij een ERP-upgrade een unieke kans om:

Een implementatie op basis van het ‘first time right’-principe te bewerkstelligen (een volledig overzicht van de fiscale vereisten zal uw upgrade bijvoorbeeld vergemakkelijken).
Risico’s en noodzakelijke controles te verminderen (een ‘single source of truth’ die belastinggerelateerde gegevens levert aan onderliggende processen, minder risico op menselijke fouten, minder handmatige aanpassingen en IT-kostenvermindering op de lange termijn).
Een toekomstbestendige configuratie van het ERP systeem te bewerkstelligen (controleerbare omgeving, flexibiliteit om in te spelen op wereldwijde veranderingen in wetgeving en betere inzichten in data die leiden tot nauwkeurigere prognoses).

Om deze voordelen te bereiken, is het van essentieel belang om het tax team vanaf het begin te betrekken bij een ERP implementatie. Voor zowel indirecte als directe belastingen zijn er mogelijkheden om het totale rendement van de implementatie te verhogen.

Besparen op indirecte belastingen

Het beheersen van indirecte belastingen, in eigen land en wereldwijd, is uitdagender dan ooit tevoren. Indirecte belastingen zijn de belangrijkste inkomstenbron voor overheden geworden. Overal ter wereld vinden ingrijpende hervormingen van de indirecte belastingen plaats en er wordt steeds vaker real time gerapporteerd. Een ERP-upgrade biedt de organisatie een unieke kans om de indirecte belasting processen efficiënter in te richten, te automatiseren, te stroomlijnen en waar nodig te lokaliseren. Een succesvolle wereldwijde implementatie voor indirecte belastingen levert een end-to-end rapportage- en compliance proces op, waarbij voldaan wordt aan de factureringsverplichtingen en is in staat de compliance verplichtingen van een complexe wereldwijde supply chain met succes te beheersen. De oplossing moet voldoen aan de eisen van vandaag en een basis bieden voor toekomstige bedrijfsgroei en fiscale veranderingen.

Samenwerking met het tax-team is ook van groot belang als besloten wordt het ERP-systeem te integreren met externe systemen. Met de juiste gegevens en integratie kan een tax engine helpen bij het bijhouden van veranderende belastingwetten, het berekenen van verschuldigde btw en het opslaan van vereiste documentatie.

Besparen op directe belastingen

De belastinglast wordt bepaald op basis van commerciële cijfers en belastingwetten, zowel op lokaal als op groepsniveau. Indien goed geconfigureerd, kan het ERP-systeem nauwkeurige financiële informatie verstrekken in elke jurisdictie en land. Door rekening te houden met de fiscale vereisten, kan de vereiste informatie rechtstreeks uit het systeem worden gehaald (single source of truth), wat kan zorgen voor tijd- en kostenbesparingen (bijvoorbeeld ook ten tijde van een boekenonderzoek door belastingdiensten).

Bovendien kunnen moderne ERP-systemen bijvoorbeeld complexe berekeningen op het gebied van bronbelastingen verder stroomlijnen en automatiseren alsmede commercieel-fiscale verschillen - ter ondersteuning van effectieve en efficiënte rapportages. Kortom, door de juiste opzet van het ERP systeem zijn meer nauwkeurige berekeningen en prognoses mogelijk (ter ondersteuning van de zakelijke besluitvorming).

De toegevoegde waarde van tax op een ERP-implementatie

Het in aanmerking nemen van alle vereisten voor fiscale doeleinden ten tijde van een ERP-transformatie kan veel directe voordelen bieden, zoals kostenbesparingen, een kortere afsluitperiode en een mogelijke vermindering van belastingrisico's in de komende jaren. Als je samenwerkt met het tax-team om de verzameling van gegevens, transacties en de automatisering daarvan te verbeteren, kan de financiële verslaglegging als geheel sterk verbeteren door gebruik te maken van een solide, meer geschikt end-to-end ERP-ecosysteem. Om deze voordelen te behalen, is het belangrijk om het tax team bij elke stap te betrekken - bij het nemen van ontwerpbeslissingen en het indentificeren van vereisten, bij het bouwen en testen van het systeem, en bij het implementeren van downstream tax technologieën ten behoeve van het opstellen van tax berekeningen, compliance, indirecte belastingen en meer. De gouden regel is: hoe eerder, hoe beter.