Expats ongerust: 'Mag ik nog naar huis met kerst?'

Sommige in Nederland gevestigde ondernemingen hebben een personeelsbestand dat voor het grootste deel uit buitenlandse expats bestaat. Wij ervaren dat een toenemende groep aangeeft binnenkort huiswaarts te willen keren voor de feestdagen en dat verblijf graag zou verlengen om vanaf die buitenlandse locatie nog enkele weken te blijven werken (op afstand).

Wat betekent dit voor u als werkgever?

Voor werkgevers van buitenlandse expats is dit het moment om - zowel voor de aankomende vakantieperiode als voor de lange termijn - beleid vast te stellen met betrekking tot grensoverschrijdend thuiswerken. Wij gaan hierna in op de balans die hierin kan worden gezocht en op (fiscale) aandachtspunten om rekening mee te houden. Ook gaan wij in op de arbeidsrechtelijke gevolgen van terugkeer naar het land van herkomst.

Beleid voor de lange termijn

Waar wij eerder dit jaar bij het begin van de COVID-19 pandemie zagen dat diverse werkgevers 'international remote working' (grensoverschrijdend thuiswerken) wilden faciliteren, zien wij nu een meer wisselend beeld ontstaan. Dit wordt mede veroorzaakt door de lessen die zijn getrokken uit de verplichtingen die het grensoverschrijdend thuiswerken tot gevolg kunnen hebben voor werkgevers. In dit kader kan bijvoorbeeld worden gedacht aan potentiële gevolgen voor de belastingheffing en sociale zekerheid.

Afhankelijk van het land waaruit de werknemer zijn werkzaamheden op afstand verricht, kan de werknemer daar belastbaar raken voor zijn arbeidsinkomsten. Dit kan betekenen dat de werkgever in dat land belasting en/of socialezekerheidspremies zal moeten afdragen. Het uitgangspunt voor belasting- en premieheffing over arbeidsinkomen is namelijk heffing in het land waar de werknemer feitelijk werkzaam is. Hierop bestaan veel uitzonderingen, maar die verschillen van land tot land (en de onderling door deze staten gemaakte afspraken). Dit zorgt ervoor dat tijdelijk thuiswerken vanuit sommige landen momenteel vrijwel probleemloos mogelijk is, terwijl dit in andere landen leidt tot diverse administratieve lasten en kosten voor de werkgever.

Wij zien daarom steeds meer bedrijven die werken aan beleid inzake grensoverschrijdend remote werken, waarbij wordt gezocht naar een balans tussen enerzijds het bieden van flexibiliteit richting de werknemers en anderzijds het beheersbaar houden van de hiermee verbonden risico's en kosten voor de werkgever. Daarbij ontstaan ook nieuwe functies door deze ontwikkeling; sommige multinationals hebben de afgelopen periode bijvoorbeeld een 'Head of International Remote Working' benoemd. Dit om deze manier van werken ook voor de langere termijn vorm te geven. Het biedt immers ook kansen, bijvoorbeeld als het gaat om het aantrekken van buitenlands talent (vergroting van potentiële 'talent pool').

Aandachtspunten voor de directe toekomst

Er bestaat uiteraard onzekerheid over de toekomst. En niet alleen op langere termijn. Wat als een expat die met de feestdagen is teruggekeerd naar zijn woonland door overheidsmaatregelen niet in staat is om in januari 2021 terug te keren naar Nederland? Dit kan op diverse vlakken gevolgen hebben voor werkgever en werknemer. Dit wordt versterkt door het feit dat er momenteel diverse tijdelijke regelingen zijn getroffen die vooralsnog slechts gelden tot het einde van 2020. Zo stellen veel Europese landen zich tot het einde van dit jaar flexibel op, op het gebied van de toepasselijke socialezekerheidswetgeving. Veelal wordt geaccepteerd dat de werknemer doorlopend verzekerd kan blijven onder hetzelfde stelsel als vóór de COVID-19 maatregelen. Voor de belastingheffing is dat overigens beperkter. Nederland heeft alleen met België en Duitsland bijzondere afspraken gemaakt over de belastingheffing van grensarbeiders die in 2020 tijdelijk vanuit huis werken door de coronamaatregelen.

Zij kunnen ervoor kiezen om belast te blijven in hun gebruikelijk werkland. Het inroepen van deze keuzemogelijkheid is echter zeker niet in alle situaties fiscaal voordelig. Het verschil in totale belastingdruk kan duizenden euro’s bedragen voor belastingjaar 2020. Voor beide rechtsgebieden is het de vraag of deze tegemoetkomingen worden voortgezet na 1 januari 2021. Overigens gelden deze huidige maatregelen lang niet voor alle gevallen van international remote working.

Voor expats die de 30%-regeling hebben speelt bovendien de vraag of deze vervalt wanneer zij een langere periode buiten Nederland hebben gewerkt of dat de 30%-regeling kan doorlopen tijdens het tijdelijk thuiswerken vanuit het buitenland. Dit is zowel van belang voor de maximale looptijd van hun 30%-regeling als voor tijdens de thuiswerkperiode ontvangen bijzondere beloningen (bijvoorbeeld vakantiegeld en variabele inkomsten).

Arbeidsrechtelijke gevolgen terugkeer land van herkomst

Daarnaast kan een terugkeer naar het land van herkomst ook arbeidsrechtelijke gevolgen hebben. In de arbeidsovereenkomst is namelijk veelal vastgelegd op welke locatie werkzaamheden verricht moeten worden. Zowel de werkgever en de werknemer hebben zich aan deze afspraak te houden en kunnen dit niet zomaar eenzijdig wijzigen. Er zal overeenstemming moeten worden bereikt over een aanpassing van deze arbeidsvoorwaarde. Wel kan een werkgever een werknemer natuurlijk niet verbieden om zijn verlofdagen of de feestdagen door te brengen op een bepaalde locatie. Dit valt onder een privéaangelegenheid van de werknemer.

De vraag rijst wat er gebeurt als een werknemer tijdens de feestdagen (privé) naar het land van herkomst afreist en vervolgens - na de feestdagen - zelfstandig besluit om vanuit het buitenland zijn werkzaamheden voor de Nederlandse werkgever voort te zetten. Komt de werknemer niet meer terug omdat de grenzen gesloten zijn? Krijgen andere medewerkers de vrijheid om volledig thuis te werken (in Nederland) of wordt verwacht dat men één of twee dagen naar kantoor komt? Met welke (additionele) kosten en (administratieve) lasten krijgen werkgevers te maken als er in het buitenland wordt thuis gewerkt?

Expats die voor een Nederlandse werkgever werken hebben over het algemeen een arbeidsovereenkomst naar Nederlands recht. Ondanks deze 'rechtskeuze' in de arbeidsovereenkomst is er echter Europese wetgeving die - kort gezegd - stelt dat men niet kan afwijken van de dwingendrechtelijke bepalingen die gelden in het land waar (of van waaruit) de werknemer 'gewoonlijk' arbeid verricht. Stel dat een Franse expat na de kerst voor langere tijd in Frankrijk blijft werken, dan zal hij op den duur mogelijk succesvol kunnen claimen dat onderdelen van het Franse arbeidsrecht van toepassing zijn geworden op zijn Nederlandse arbeidsovereenkomst. Ten slotte is nog van belang dat ook indien een werknemer slechts tijdelijk (dus niet gewoonlijk) in een ander land gaat werken, mogelijk alsnog buitenlandse bepalingen van toepassing worden op de Nederlandse arbeidsovereenkomst. Dit zal per land beoordeeld moeten worden.

Werkgevers zullen deze zaken moeten meewegen bij verzoeken van werknemers om tijdelijk vanuit het buitenland werken toe te staan of zelfs te faciliteren. Werkgevers kunnen zich hierop voorbereiden door tijdig beleid te formuleren rondom grensoverschrijdend thuiswerken.