Gegevensverzameling werkgebonden personenmobiliteit

26/05/23

Door het recente advies van de Raad van State is het vanaf 1 juli 2024, in plaats van 1 januari 2024, verplicht om gegevens aan te leveren over de zakelijke mobiliteit en woon-werkmobiliteit van uw werknemers. De verplichting geeft inzicht in de CO2-uitstoot, met als concreet doel een reductie van 1,5 megaton CO2 in 2030. Voor verdere achtergrond van deze regeling, lees ons eerdere bericht.

Inmiddels is op de website van Rijksdienst voor Ondernemend Nederland een handreiking gepubliceerd om duidelijkheid te geven over welke gegevens dienen te worden verzameld voor de rapportageverplichting en hoe dit mogelijk is. Waarschijnlijk sluit uw huidige administratie nog niet geheel aan bij de nieuwe rapportageverplichting. U heeft dan nog tot uiterlijk 1 juli 2024 de tijd om uw administratie hierop aan te passen. Ook worden in de handreiking een aantal praktische methodes gegeven over hoe u de gegevens kan verzamelen.

Dit artikel is voor het laatst bijgewerkt op 26 oktober 2023.

Voor de nieuwe rapportageverplichting is het belangrijk om inzicht te hebben in het totaal aantal werkgebonden gereisde kilometers uitgesplitst naar zakelijke mobiliteit en woon-werkmobiliteit. Zakelijke mobiliteit wordt nog verder uitgesplitst naar zakelijke mobiliteit met lease en/of eigen wagenpark, zakelijke mobiliteit met mobiliteitsdiensten en zakelijke mobiliteit die wordt gedeclareerd.

Voor de uitsplitsing van zakelijke mobiliteit en woon-werkmobiliteit wordt zo veel mogelijk aangesloten bij de fiscale regels voor de loonheffingen. Onder woon-werkmobiliteit vallen alle reizen van werknemers tussen woon- of verblijfplaats en de locatie waar de werknemer “gewoonlijk” arbeid verricht. Onder zakelijke mobiliteit worden alle overige zakelijke reizen verstaan.

Vervolgens dienen de jaartotalen gereisde kilometers van de verschillende categorieën te worden uitgesplitst naar de volgende vervoermiddelen en brandstoftypen:

Auto, benzine
Auto, diesel

Auto, hybrides
Auto,100% elektrisch
Auto, andere brandstof
Motorfiets, benzine
Motorfiets, elektrisch
Bromfiets/scooter, benzine
Bromfiets/scooter, elektrisch (incl. speed-pedelec)
(-e)Fiets en lopen
Openbaar vervoer

Indien u gebruik maakt van een declaratiesysteem voor zakelijke kilometers, dan mag er voor reizen met het openbaar vervoer een totaal bedrag in euro's worden ingevuld, dit wordt op het digitale formulier automatisch omgerekend naar aantal kilometers.

Praktische mogelijkheden

De handreiking biedt een aantal praktische mogelijkheden als u (nog) niet beschikt over alle gevraagde gegevens.

Zakelijke mobiliteit met lease en/of eigen wagenpark

Indien u gebruik maakt van een wagenpark met lease of eigen auto’s, motoren, bromfietsen, (e-)fietsen kunt u mogelijk via een ritregistratiesysteem de benodigde uitgesplitste data verzamelen.

Een alternatieve methode is mogelijk indien u, of de leasemaatschappij, alleen over het totaal aantal gereden jaarkilometers beschikt en hiervan geen uitsplitsing kan maken naar privékilometers, zakelijke kilometers en woon-werkmobiliteit. In dat geval kunt u de zakelijke mobiliteit uitrekenen door van het totaal aantal jaarkilometers de woon-werkkilometers af te trekken evenals een vastgesteld gemiddelde (forfaitair) voor privékilometers. Voor het privégebruik met de auto en motor geldt een forfait van 8.900 kilometer per voertuig per jaar en voor het privégebruik met de bromfiets, fiets of scooter geldt een forfait van zeven procent privégebruik per voertuig per jaar.

Wordt voor de fiets, bromfiets of scooter geen totaal aantal gereden kilometers bijgehouden, maar wel het aantal (zakelijke) ritten, dan kan met een gegeven gemiddelde afstand per rit worden gerekend. De gemiddelde afstand voor de zakelijke rit met de fiets is bijvoorbeeld vastgesteld op 3,6 kilometer per enkele reis.

Woon-werkmobiliteit

Indien u via een ritregistratiesysteem weet met welk vervoermiddel en hoeveel kilometers uw werknemers aan woon-werkverkeer afleggen, kunt u gebruik maken van deze gegevens. In alle andere gevallen wordt een jaarlijkse enquête aanbevolen. Door middel van de enquête vraagt u alle werknemers aan te geven hoe zij in de voorgaande week naar het werk zijn gereisd en wat de reisafstand is. Op basis van de antwoorden kunt u deze informatie zelf omrekenen naar een totaal aantal jaarkilometers, die u kunt gebruiken voor de rapportageverplichting van de woon-werkmobiliteit.

Wat betekent dit voor uw organisatie?

Waarschijnlijk sluit uw huidige administratie nog niet geheel aan bij de rapportageverplichting. U heeft tot uiterlijk 1 juli 2024 de tijd om uw administratie hierop aan te passen. De eerste deadline voor het invullen van het digitale formulier bij Rijksdienst voor Ondernemend Nederland is 30 juni 2025. De door u ingevulde gegevens worden direct doorgestuurd naar de (regionale) omgevingsdienst, die toeziet op het voldoen aan de rapportageverplichting en controleert of uw gegevens kloppen. U dient de onderliggende administratie voor een eventuele controle te bewaren.

Deze rapportageverplichting is een reden waarvoor u, volgens de regels van de AVG, persoonsgegevens mag verwerken. Als werkgever rapporteert u de persoonsgegevens van uw werknemer niet extern.

In 2026 vindt een evaluatie plaats op basis van de gegevens die zijn verkregen via de rapportageverplichting. Als dan blijkt dat de CO2-uitstoot niet onder het plafond is gebleven, zal er alsnog regelgeving komen, waarin een maximum CO2-uitstoot per reizigerskilometer wordt opgenomen. Iedere werkgever zal dan verplicht zijn om daaraan te voldoen.

Het op basis van deze rapportageverplichting moeten aanpassen van uw administratie is een uitgelezen moment om uw huidige mobiliteitsbeleid onder de loep te nemen. Voldoet dit beleid nog aan de wensen van uw werknemers? Kunt u het beleid als ‘groene arbeidsvoorwaarde’ kwalificeren waarmee u uw doelen bereikt op het gebied van duurzaamheid en misschien gezondheid van werknemers? Misschien zijn er nog optimalisaties mogelijk.