Update: Handboek loonheffingen wijzigingen ET-kosten

18/11/22

Update 17 november 2022

Er zijn met de Belastingdienst meerdere discussies geweest over de vraag of de kosten van de aanvraag van een tewerkstellingsvergunning of 30%-regeling als extraterritoriale kosten (‘ET-kosten’) moeten worden beschouwd. Het antwoord bepaalt of deze kosten per definitie belastingvrij kunnen worden vergoed, of enkel als onderdeel van de 30%-vergoeding.

De afgelopen jaren heeft de Belastingdienst hier verschillende standpunten over ingenomen, en deze onlangs wederom aangepast. Het komt neer op het volgende:

De kosten van de aanvraag en omzetting van een tewerkstellingsvergunning vormt géén loon;
De kosten van de aanvraag van een 30%-regeling vormt geen loon.

Deze kosten worden nu - naar onze mening terecht - aangemerkt als intermediaire (werkgevers)kosten en zijn daardoor uit zichzelf géén loon.

Deze standpunten zijn terug te vinden in het handboek loonheffingen 2022 versie oktober. De kosten van de aanvraag van een A1-verklaring / Certificate of Coverage (‘CoC’) zijn nog wel altijd extraterritoriale kosten.

Oorspronkelijke publicatie 24 november 2021

Aan werknemers die tijdelijk worden uitgezonden naar Nederland worden vaak kosten vergoed die samenhangen met hun tewerkstelling buiten het land van herkomst (extraterritoriale kosten). Voor deze ET-kosten geldt een gerichte vrijstelling: de kosten kunnen op basis van de werkelijke kosten belastingvrij vergoed worden. Wanneer echter de 30%-regeling wordt toegepast voor deze werknemer, dan wordt er gekozen voor een forfaitaire belastingvrije vergoeding en kunnen de werkelijke ET-kosten niet meer (additioneel) belastingvrij worden vergoed.

Er zijn een aantal zaken veranderd met betrekking tot de extraterritoriale kosten op basis van het Handboek Loonheffingen 2021. Ten eerste, worden de kosten van de aanvraag van de 30%-regeling en de aanvraag van een A1-verklaring / Certificate of Coverage (‘CoC’) gedefinieerd als extraterritoriale kosten. Ten tweede, vervalt de gerichte vrijstelling voor het aanvragen of omzetten van een tewerkstellingsvergunning. Ten derde, mag er voor de kosten voor het opstellen van de aangifte inkomstenbelasting niet langer gebruik worden gemaakt van een maximumbedrag. Tot slot, benadrukt de Belastingdienst dat de kosten van fiscale advisering voor een werknemer gezien worden als loon.

ET-kosten: aanvraag 30%-regeling en aanvraag A1-verklaring / CoC

De meeste werkgevers maken gebruik van de 30%-regeling voor hun ingekomen werknemers, en vragen daartoe beschikking voor deze regeling aan. Daarnaast vragen veel werkgevers ook een A1-verklaring of CoC aan voor hun ingekomen / uitgezonden werknemers.

In het handboek loonheffingen had de Belastingdienst de aanvraag van de 30%-regeling en A1-verklaring / CoC opgenomen als een extraterritoriale kost. De Belastingdienst nam daarmee het standpunt in dat de kosten voor de aanvragen worden gezien als belastbaar loon.

Inmiddels is in een nieuwe oktober uitgave van het handboek loonheffingen 2022 verduidelijkt dat de kosten voor de aanvraag van de 30%-regeling toch geen extraterritoriale kosten vormen. Bij een A1-verklaring / CoC is dat nog wel het geval.

Gerichte vrijstelling tewerkstellingsvergunning vervalt

De kosten voor het aanvragen of omzetten van een tewerkstellingsvergunning konden onder het oude ‘verstrekkingen en vergoedingen’ regime als zakelijke kosten onbelast worden vergoed. Onder de werkkostenregeling (WKR) werden de kosten voor het aanvragen of omzetten van een tewerkstellingsvergunning echter toch niet vrijgesteld.

Naar onze mening moeten de kosten voor het aanvragen van de tewerkstellingsvergunning echter worden beschouwd als intermediaire kosten, omdat de vergunning een verplichting van de werkgever vormt. De Belastingdienst heeft zich hier nu bij aangesloten en heeft nu ook expliciet opgenomen dat de aanvraag en omzetting van een tewerkstellingsvergunning inderdaad géén loon vormt.

Kosten opstellen aangifte inkomstenbelasting

Wanneer de werkgever de kosten betaalt voor het opstellen van een aangifte inkomstenbelasting voor een werknemer, dan wordt dit gezien als loon. Zijn de kosten voor een ingekomen werknemer hoger dan wanneer deze werknemer niet was uitgezonden? Dan zijn deze extra kosten ET-kosten. Tot en met december 2021 keurt de Belastingdienst goed dat er voor deze ET-kosten een maximumbedrag van 1.000 euro wordt aangenomen, indien er geen voldoende gespecificeerde factuur voorhanden is. Per 1 januari 2022 dient er echter altijd van de factuurwaarde (inclusief btw) uitgegaan te worden en dient er eventueel een specificatie opgevraagd te worden.

Kosten fiscale advisering

In het handboek loonheffingen versie oktober 2021 wordt verder nog een opmerking gemaakt dat de kosten van fiscale advisering voor een werknemer, betaald door de werkgever, gezien worden als loon. Het is belangrijk om in dit kader de eventueel betaalde advieskosten per situatie te beoordelen. In de regel vormen de kosten voor fiscaal advies dat betrekking heeft op de belasting- en sociale zekerheidsverplichtingen van de werkgever en op groepen werknemers geen onderdeel van het belastbaar loon van de werknemer.

Wat betekent dit voor uw onderneming?

Met de wijzigingen in het handboek loonheffingen neemt de Belastingdienst nieuwe standpunten in met betrekking tot bepaalde extraterritoriale kosten. Inmiddels is de Belastingdienst dus teruggekomen op het standpunt dat de kosten voor de aanvraag van de 30%-regeling ET kosten vormen.

Gelet hierop raden wij dan aan om - opnieuw - inzichtelijk te maken welke kosten worden gemaakt voor de werknemers en hoe die kosten kunnen worden gekwalificeerd. Wij raden u aan om deze verwerking van de vergoede ET-kosten voor het einde van het jaar te controleren in uw salarisadministratie en zo nodig actie te ondernemen.