UBO-registratie is gestart!

30/09/20

Vanaf 27 september 2020 geldt in Nederland de UBO-registratieplicht voor vennootschappen en andere juridische entiteiten. De afkorting UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner en duidt op de natuurlijke persoon die bij een organisatie uiteindelijk aan de touwtjes trekt. Bestaande rechtspersonen hebben achttien maanden (tot 27 maart 2022) de tijd om hun UBO’s te registreren. Nieuw opgerichte rechtspersonen moeten dat bij hun inschrijving doen.

Van een UBO is sprake als een natuurlijke persoon een direct of indirect eigendoms- of zeggenschapsbelang van meer dan 25 procent in een rechtspersoon heeft. Is het niet mogelijk om een dergelijke persoon aan te wijzen, dan wordt het hoger leidinggevend personeel van de entiteit als UBO geregistreerd: de pseudo- of quasi-UBO. Bij personenvennootschappen zijn dat de beherende vennoten, bij overige entiteiten gaat het om de statutaire bestuurders.

Zie over de hoofdlijnen van deze UBO-registratieplicht ons bericht UBO-registratie treedt binnenkort in werking.

Zie over de UBO-registratie van trusts ons bericht: Wetsvoorstel UBO-register trust en soortgelijke constructies in consultatie.

Wat betekent dit voor u als UBO?

Vanaf 27 september 2020 moeten in het UBO-register bepaalde gegevens van u worden geregistreerd. Sommige gegevens zijn openbaar. Het gaat om uw naam, geboortemaand en geboortejaar, woonstaat, nationaliteit en de aard en omvang van het economische belang dat u als UBO houdt. Niet de exacte omvang van het economisch belang wordt geregistreerd, maar percentagebandbreedtes. U kunt de Kamer van Koophandel (KvK) om inzicht vragen hoe vaak uw gegevens zijn verstrekt aan raadplegers van het register, maar u kunt daarbij niet zien om wie het gaat. U krijgt ook niet te zien hoe vaak uw gegevens zijn verstrekt aan de Financiële inlichtingeneenheid (FIE) en de bevoegde autoriteiten.

Afscherming openbare UBO-gegevens

U kunt als UBO bij de KvK als beheerder van het UBO-register een verzoek tot afscherming indienen. Dit kan alleen voor de eerste vijf openbare gegevens, dus niet voor de aard en omvang van het economische belang dat u als UBO houdt. Er zijn slechts twee limitatieve gronden voor toekenning van een afschermingsverzoek:

minderjarigheid (personen tot 18 jaar) en handelingsonbekwaamheid (personen die onder bewind staan of onder curatele zijn gesteld); en
onevenredig risico, risico op fraude, ontvoering, chantage en dergelijke. Op deze tweede grond kunt u alleen een geslaagd beroep doen als u op specifieke politiebeschermingslijsten staat vermeld.

De FIE, de bevoegde autoriteiten en aangewezen poortwachters zoals kredietinstellingen, financiële instellingen en notarissen behouden bij afscherming wel toegang tot uw afgeschermde gegevens.

Tegen een afwijzing door de KvK kunt u bezwaar aantekenen en in beroep gaan bij de rechter. De KvK zal bij ontvangst van uw afschermingsverzoek uw gegevens direct afschermen en ze blijven afgeschermd totdat er een definitieve (onherroepelijke) uitspraak is over uw afschermingsverzoek.

Wat betekent dit voor uw bedrijf of organisatie?

In Nederland opgerichte vennootschappen of andere rechtspersonen moeten vanaf 27 september 2020 hun UBO’s registreren. Denk daarbij aan bv’s, (niet beursgenoteerde) nv’s, stichtingen, verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid (formele vereniging) en informele verenigingen die een onderneming voeren, rederijen, maatschappen, vof’s, commanditaire vennootschappen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen. Deze registratieplicht geldt ook voor algemeen nuttige instellingen (anbi’s), met inbegrip van kerkgenootschappen.

Buitenlandse ondernemingen en rechtspersonen die een onderneming in Nederland drijven, moeten zich weliswaar in het handelsregister inschrijven, maar hoeven niet in Nederland hun UBO’s te registreren. Het kan wel zijn dat zij onder de registratieplicht vallen in andere EU/EER-landen.

Deze registratie moet plaatsvinden op het moment van eerste inschrijving van de rechtspersoon in het handelsregister of wanneer een aanvullende opgave nodig is. Bestaande rechtspersonen krijgen achttien maanden na invoering van het UBO-register de tijd om de UBO-gegevens te registreren en de UBO-documenten te deponeren. Dit geldt ook voor de in Nederland opgerichte rechtspersonen die inmiddels naar het buitenland zijn verplaatst. Zij moeten zich hiervoor opnieuw inschrijven in het handelsregister. Na deze achttien maanden geldt de normale termijn van uiterlijk een week, voor bijvoorbeeld het doorgeven van wijzigingen in de UBO.

Wat kan PwC voor u betekenen?

PwC kan u helpen bij de UBO-registratie en heeft hiervoor zowel een UBO webtool als een UBO Analyser ontwikkeld.

UBO webtool

De UBO webtool stelt u in staat om op eenvoudige wijze te controleren of uw Nederlandse organisatie verplicht is om haar UBO(‘s) te registreren in het UBO-register. De tool geeft ook inzicht in wie de UBO(‘s) is/zijn en welke informatie geregistreerd moet worden in het UBO-register. Lees hier meer over onze UBO webtool.

‘UBO Analyser’-dienstverlening

Door middel van onze speciaal ontwikkelde ‘UBO Analyser’ zijn wij in staat voor (internationale) groepsstructuren in kaart te brengen welke UBO-registratieverplichtingen gelden in verschillende EU- en EER-landen, wie de UBO(‘s) is/zijn en welke gegevens geregistreerd moeten worden in het betreffende lokale UBO-register. Lees hier meer over onze ‘UBO Analyser’-dienstverlening.

Zowel onze UBO webtool als de ‘UBO Analyser’-dienstverlening bieden slechts een indicatie, zonder expliciete of impliciete verklaringen of garanties te geven.

UBO-registratie

Vanzelfsprekend kunnen wij u ook helpen bij het registreren van uw UBO. Ons Entity Governance & Compliance team voert graag de registratie uit van UBO(s) van bestaande vennootschappen en andere bestaande juridische entiteiten. UBO(s) van startende organizaties zullen in de meeste gevallen worden geregistreerd door de betrokken Nederlandse notaris als onderdeel van het proces van de oprichting.

De UBO-registratie in andere landen

De Europese richtlijn verplicht de EU- en EER-landen om een openbare UBO-registratie in te voeren voor vennootschappen en andere juridische entiteiten. De richtlijn schrijft een minimum implementatie voor. Sommige EU- en EER-landen hebben ervoor gekozen een verdergaande registratie in te voeren. Dat is voor PwC aanleiding geweest om met behulp van het Europese netwerk van PwC op vijf specifieke aspecten voor de registratie een vergelijkend onderzoek te verrichten in 30 EU- en EER-landen, in het Verenigd Koninkrijk en Gibraltar. De 2020 PwC-publicatie is hier te vinden.

Deze PwC-publicatie bouwt voort op het PwC-onderzoek van december 2019 in zeventien EU- en EER-landen, waarin meer aspecten van de UBO-registratie zijn betrokken.