UBO-registratie treedt binnenkort in werking

06/07/20

De inwerkingtredingsdatum van de Implementatiewet registratie uiteindelijk belanghebbenden van vennootschappen en andere juridische entiteiten is voorzien op 27 september 2020 en wordt bij Koninklijk Besluit bekendgemaakt. Na de inwerkingtreding hebben bestaande rechtspersonen achttien maanden de tijd om hun UBO’s te registreren. Nieuw opgerichte rechtspersonen moeten dat binnen een week doen.

Van een UBO is sprake als een natuurlijke persoon een direct of indirect eigendoms- of zeggenschapsbelang van meer dan 25 procent in een rechtspersoon heeft. Is het niet mogelijk om een dergelijke persoon aan te wijzen, dan wordt het hoger leidinggevend personeel van de entiteit als UBO geregistreerd: de pseudo- of quasi-UBO.

Over de inwerkingtreding van de UBO-registratie is in een Kamerbrief van 3 juli 2020 opgemerkt: ‘De livegang van dit register is, gelet op de coronapandemie en een zorgvuldige IT-voorbereiding, voorzien op 27 september a.s.’

Zie over de UBO-registratie van trusts ons bericht: Wetsvoorstel UBO-register trust en soortgelijke constructies in consultatie.

Wat betekent dit voor u als UBO?

Zodra het UBO-register van start gaat, moeten daarin bepaalde gegevens van u worden geregistreerd. Sommige gegevens zijn openbaar. Het gaat om uw naam, geboortemaand en geboortejaar, woonstaat, nationaliteit en de aard en omvang van het economische belang dat u als UBO houdt. Niet de exacte omvang van het economisch belang wordt geregistreerd, maar percentagebandbreedtes. U kunt de Kamer van Koophandel (KvK) om inzicht vragen hoe vaak uw gegevens zijn verstrekt aan raadplegers van het register, maar u kunt daarbij niet zien om wie het gaat. U krijgt ook niet te zien hoe vaak uw gegevens zijn verstrekt aan de Financiële inlichtingeneenheid (FIE) en de bevoegde autoriteiten.

Afscherming openbare UBO-gegevens

U kunt als UBO bij de KvK als beheerder van het UBO-register een verzoek tot afscherming indienen. Dit kan alleen voor de eerste vijf openbare gegevens, dus niet voor de aard en omvang van het economische belang dat u als UBO houdt. Er zijn slechts twee limitatieve gronden voor afscherming:

minderjarigheid (personen tot 18 jaar) en handelingsonbekwaamheid (personen die onder bewind staan of onder curatele zijn gesteld); en
onevenredig risico, risico op fraude, ontvoering, chantage en dergelijke. Op deze tweede grond kunt u alleen een geslaagd beroep doen als u op specifieke politiebeschermingslijsten staat vermeld.

De FIE, de bevoegde autoriteiten en aangewezen poortwachters zoals kredietinstellingen, financiële instellingen en notarissen behouden bij afscherming wel toegang tot uw afgeschermde gegevens.

Tegen een afwijzing door de KvK kunt u bezwaar aantekenen en in beroep gaan bij de rechter. De KvK zal bij ontvangst van uw afschermingsverzoek uw gegevens direct afschermen en ze blijven afgeschermd totdat er een definitieve (onherroepelijke) uitspraak is over uw afschermingsverzoek.

Niet-openbare aanvullende gegevens

Ook worden aanvullende UBO-gegevens van u geregistreerd, die niet openbaar zijn. Het gaat om uw geboortedag, geboorteplaats, geboorteland, woonadres, BSN of TIN (buitenlands fiscaal identificatienummer) en een afschrift van documentatie voor de verificatie van uw identiteit als UBO en de aard en omvang van uw economisch belang.

Tot deze aanvullende gegevens hebben alleen de FIE en de bevoegde autoriteiten toegang. Er wordt nog onderzocht of ook meldingsplichtige entiteiten toegang krijgen tot de aanvullende gegevens om hun Wwft-taken goed te kunnen verrichten. Vooralsnog is dat niet het geval.

Wat betekent dit voor uw bedrijf of organisatie?

In Nederland opgerichte vennootschappen of andere rechtspersonen moeten hun UBO’s registreren. Denk daarbij aan bv’s, (niet beursgenoteerde) nv’s, stichtingen, verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid (formele vereniging) en informele verenigingen die een onderneming voeren, rederijen, maatschappen, vof’s, commanditaire vennootschappen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen. Deze registratieplicht geldt ook voor algemeen nuttige instellingen (anbi’s).

Buitenlandse ondernemingen en rechtspersonen die een onderneming in Nederland drijven, moeten zich weliswaar in het handelsregister inschrijven, maar hoeven niet in Nederland hun UBO’s te registreren. Het kan wel zijn dat zij onder de registratieplicht vallen in andere EU/EER-landen.

Deze registratie moet plaatsvinden op het moment van eerste inschrijving van de rechtspersoon in het handelsregister of wanneer een aanvullende opgave nodig is. Bestaande rechtspersonen krijgen achttien maanden na invoering van het UBO-register de tijd om de UBO-gegevens te registreren en de UBO-documenten te deponeren. Dit geldt ook voor de in Nederland opgerichte rechtspersonen die inmiddels naar het buitenland zijn verplaatst. Zij moeten zich hiervoor opnieuw inschrijven in het handelsregister. Na deze achttien maanden geldt de normale termijn van uiterlijk een week, voor bijvoorbeeld het doorgeven van wijzigingen in de UBO.

Wat betekent dit voor u als poortwachter?

Het is op dit moment nog niet duidelijk of meldingsplichtige entiteiten (Wwft-instellingen) in het kader van hun Wwft-taken toegang krijgen tot de aanvullende gegevens. Dit is vooralsnog niet het geval en er wordt nog bekeken of privacyvoorschriften hier nog andere mogelijkheden toelaten.

Terugmeldplicht

U hebt als meldingsplichtige instelling een terugmeldplicht. Dit houdt in dat u elke afwijking die u constateert tussen de UBO-informatie in uw eigen administratie en de UBO-gegevens in het handelsregister, aan de KvK moet doorgeven. Deze terugmeldplicht begint zodra het UBO-register operationeel is, maar geldt vanzelfsprekend alleen voor zover een entiteit al UBO-gegevens heeft geregistreerd in het handelsregister.

Voor het melden van de afwijkingen zal een aparte applicatie beschikbaar komen, waarschijnlijk twee maanden na de invoering van het register.

Mogelijk tijdelijk zelfstandig UBO-register

De UBO-registratie zal bij aanvang mogelijk te vinden zijn in een op zichzelf staand UBO-register. Dat zal het geval zijn als de vereiste technische aanpassingen van het handelsregister bij de inwerkingtreding nog niet gereed zijn voor de beoogde directe koppeling met het (andere deel van het) handelsregister. In dat geval wordt gedurende een overgangssituatie een op zichzelf staand UBO-register gebouwd en gevuld met UBO-gegevens.

De UBO-registratie in andere landen

De Europese richtlijn verplicht de EU- en EER-landen om een openbare UBO-registratie in te voeren voor vennootschappen en andere juridische entiteiten. De richtlijn schrijft een minimum implementatie voor. Sommige EU- en EER-landen hebben ervoor gekozen een verdergaande registratie in te voeren. Dat is voor PwC aanleiding geweest om met behulp van het Europese netwerk van PwC op vijf specifieke aspecten voor de registratie een vergelijkend onderzoek te verrichten in 30 EU- en EER-landen, in het Verenigd Koninkrijk en Gibraltar. De 2020 PwC-publicatie is hier te vinden.

Deze PwC-publicatie bouwt voort op het PwC-onderzoek van december 2019 in zeventien EU- en EER-landen, waarin meer aspecten van de UBO-registratie zijn betrokken.