Inrichting btw-processen in IT-systemen bij integratie van bedrijven

Efficiëntere inrichting en automatisering

Het beheersen van btw en andere indirecte belastingen - de belangrijkste inkomstenbronnen voor overheden - is uitdagender dan ooit. Overal ter wereld vinden ingrijpende hervormingen plaats en er moet steeds vaker realtime worden gerapporteerd. Dat dwingt bedrijven ertoe de indirecte belastingprocessen in hun systeemlandschap efficiënter in te richten en te automatiseren. Een correcte inrichting van ERP- en andere systemen - die voldoen aan actuele eisen én een basis bieden voor toekomstige bedrijfsgroei en fiscale veranderingen - faciliteert een end-to-endrapportage- en complianceproces waarbij bedrijven voldoen aan de factureringseisen en de complianceverplichtingen van hun supplychain met succes kunnen beheersen.

Inzicht in btw-processen in huidige systemen van over te nemen bedrijf

Bij een overname is het uitermate belangrijk dat de koper een goed inzicht heeft in de inrichting van de btw-processen in de huidige (ERP-)systemen van het over te nemen bedrijf. Niet alleen bij een reguliere overname, maar zeker ook wanneer de koper het over te nemen bedrijf integreert in de bestaande organisatie. Het is immers goed mogelijk dat het over te nemen bedrijf actief is in landen waar de koper zelf geen activiteiten heeft of dat nieuwe transactiestromen met afwijkende btw-behandelingen relevant worden. Als de integratie erop neerkomt dat de (ERP-)systemen van de koper gebruikt worden voor de activiteiten van het over te nemen bedrijf leidt dit per definitie tot de nodige aanpassingen in de (ERP-)systemen van de koper.

Btw in het digitale tijdperk

Een ontwikkeling in wetgeving waarmee bedrijven rekening moeten houden, is het eind vorig jaar aangekondigde voorstel voor wijziging van de EU-btw-richtlijn om die toekomstbestendiger te maken, het zogenoemde ‘VAT in the Digital Age’-pakket. Het voorstel bevat onder meer het verplichte gebruik van ‘e-invoicing’ voor grensoverschrijdende transacties vanaf 1 januari 2028. Daarbij moeten bedrijven de betreffende elektronische facturen binnen twee werkdagen na het verrichten van de goederen- of dienstenlevering uitreiken. Lidstaten mogen echter – als de huidige voorstellen worden aangenomen en in wetgeving worden omgezet – al eerder ‘e-invoicing’-verplichtingen afdwingen vanaf 1 januari 2024. Overigens worden - op basis van recent bekendgemaakte wijzigingsvoorstellen van het Europees Parlement - de hiervoor genoemde implementatiedeadlines mogelijk met een jaar verlengd.

Naast ‘e-invoicing’-eisen voor grensoverschrijdende transacties gaan er vanaf 1 januari 2028 (of een jaar later) ook andere rapportageverplichtingen gelden voor deze transacties. De huidige ‘opgaaf intracommunautaire prestaties’ die bedrijven op kwartaal- of maandbasis moeten indienen, wordt dan vervangen door een systeem van ‘digital reporting requirements’ waarbij bedrijven op transactie-tot-transactieniveau data moeten indienen bij de belastingautoriteiten. En dat binnen een termijn van twee werkdagen nadat de factuur is uitgereikt of uitgereikt had moeten worden.

Bovenstaand pakket aan maatregelen maakt duidelijk dat het voor bedrijven belangrijk is bij de inrichting van hun (ERP-)systemen rekening te houden met de striktere factureringseisen en rapportageverplichtingen die op hen afkomen in de komende jaren. Niet alleen om te voldoen aan de strengere eisen vanuit wetgeving, maar ook om te zorgen dat zij de juiste facturen uitreiken die niet tot ongewenste disrupties van hun business zullen leiden. Gezien de striktere rapportagedeadlines wordt het principe ‘first time right’ steeds belangrijker; de tijd om eventuele correcties door te voeren voordat bedrijven moeten rapporteren, zal immers ontbreken in de toekomst.

Mid-market M&A-deals

Ondertussen bestaat de meeste M&A-activiteit uit ‘mid-market deals’ en nog slechts in enkele gevallen uit enorme transacties zoals we die enkele jaren geleden veelvuldig zagen. Dat blijkt uit de 2023 Mid Year update van onze Global M&A Industry Trends. Maar ook deze ‘mid-market deals’ zijn bij uitstek geschikt om transformatie en groei te realiseren. Een ‘post-deal’-transformatie of optimalisatie van het IT-landschap past daar uitstekend in.

Realiseer het volledige potentieel van de deal

Een juiste inrichting van de btw-processen in de (ERP-)systemen is cruciaal voor de continuïteit en het succesvol opereren van ieder bedrijf. Het is daarom van belang hiermee rekening te houden bij de integratie van een over te nemen bedrijf in een bestaande business en oog te hebben voor de veranderende eisen die de EU stelt aan de wijze van factureren en het rapporteren van transacties door bedrijven die grensoverschrijdende handelingen verrichten. Alleen dan benut u het volledige potentieel van de deal.