Coronapandemie schijnt licht op risico’s outsourcing

27/07/20

Third party management

Het coronavirus heeft op het gebied van third party management tot nieuwe inzichten geleid bij veel bedrijven - met name financiële instellingen - die gebruik maken van diensten van derde partijen. De wereldwijde lockdowns brachten aan het licht dat risicoanalyses essentieel zijn, zowel vooraf als tijdens de samenwerking met derden.

Inzicht in gehele ecosysteem

‘Het onderkennen van de risico’s van outsourcing is al langere tijd een bekend fenomeen voor financiële spelers in Nederland en vele andere Europese landen’, stelt Manouk Kinders, manager consulting bij PwC. ‘Terwijl steeds meer kritieke processen worden ondergebracht bij derde partijen. Het gevolg van outsourcing is dat bedrijven, zowel groot als klein, onderdeel worden van een ecosysteem. Binnen dit ecosysteem zijn de verschillende schakels afhankelijk van elkaar en dat brengt risico’s met zich mee. Deze risico’s moeten onderkend worden vanaf het moment dat outsourcing wordt aangegaan. Dat is tegelijkertijd wat er bedoeld wordt met de term third party management. Outsourcing wordt vandaag de dag als vrij normaal beschouwd, maar de mogelijke kwetsbaarheid is vaak niet bij iedereen bekend. Als het met één bedrijf in de keten slecht gaat, merken andere bedrijven in die keten het vroeg of laat ook.’

Een recent voorbeeld van deze kwetsbaarheid is de samenwerking met derde partijen in andere delen van de wereld. Veel Europese bedrijven werken samen met bedrijven in Azië, waar een heel ander beleid werd gevoerd ten aanzien van bijvoorbeeld thuiswerken. ‘Wat je zag ten tijde van de lockdowns was dat niet alle partijen in deze landen in staat waren hun personeel met de juiste voorzieningen thuis te laten werken. Het gevolg was dat processen stillagen. Als het om derde partijen gaat die een schakel in de IT-voorziening verzorgen, dan heeft een uitbestedend bedrijf in Europa een serieus probleem’, weet Kinders.

Third Party Risicoanalyse

Bedrijven zouden bewuster moeten omgaan met de risico’s die om de hoek komen kijken als zij kiezen voor samenwerking met een derde partij. ‘Is het ecosysteem niet te geconcentreerd in een regio bijvoorbeeld? Wat zijn de (indirecte) service providers van de directe contractspartijen in het ecosysteem? Aan wat voor soort bedrijven levert de derde nog meer diensten? En welke wetten en regels gelden in het land waar de derde partij is gevestigd?’, somt Kinders enkele belangrijke vragen op. ‘Deze factoren en meer zouden veel beter bekeken moeten worden voordat er besloten wordt met een partij in zee te gaan. Toch zie je dat veel bedrijven makkelijk over een grondige risicoanalyse heenstappen en daardoor in de problemen komen als er zich situaties voordoen, zoals we die zagen tijdens de corona-uitbraak. De drijvende kracht achter de beslissing om wel of niet met een bepaalde partij in zee te gaan vereist een breder palet aan overwegingen, en niet alleen of vooral financiële overwegingen.’