Nauwere samenwerking actuarissen en accountants door Wtp

Strategische beslissingen

‘Alle respondenten gaven aan een strategische focus te hebben op finance-transformatie via Wtp-implementatie’, vertelt PwC-expert Leslie Vermaak. ‘Tegelijk, en dat is wel opmerkelijk, spelen beleggingsstrategieën en ESG-overwegingen hierin geen rol voor de finance-functie. Communicatie naar deelnemers is hét onderwerp waarop de implementatie van nieuwe pensioenwetgeving de meeste impact heeft, gevolgd door kostenoverwegingen en administratieve processen en systemen.’

Finance- en actuariële functies

De belangrijkste uitdagingen voor de organisatie zijn het managen van de verwachtingen van de deelnemers en het waarborgen van hun vertrouwen in de gewijzigde berekeningen. Opvallend is dat geen van de respondenten aangeeft zich zorgen te maken over portefeuilleaanpassingen en stabiele rendementen.

‘De helft van de respondenten verwacht geen significante verandering in winstgevendheid na de implementatie van de Wtp’, zegt Vermaak. ‘Dit suggereert een stabiel vooruitzicht voor de sector. De andere helft had uiteenlopende perspectieven. Een kwart voorziet een matige toename, meer dan drie procent en minder dan zeven procent. Het andere kwart verwacht een aanzienlijke afname, meer dan zeven procent. Het is aannemelijk dat PUO’s de pensioenfondsen waarvan zij de administratie doen, verzoeken de kosten voor de Wtp-transitie (deels) te bekostigen en dat ze in ruil daarvoor een toezegging doen de operationele kosten met een vast percentage te laten dalen.’

Nauwere samenwerking actuarissen en accountants

Respondenten geven aan dat er meer rapportagevereisten zullen zijn die voortkomen uit een hoger niveau van kwalitatieve en/of kwantitatieve ‘disclosures’. Vermaak: ‘Ook zullen veranderingen in de rapportagevereisten een grotere mate van detail van de data en realtime-analyse vereisen. Tot op zekere hoogte vereist dit een paradigmaverschuiving om meer datapunten te kunnen hanteren en de analyses meer diepgaand en tijdig uit te kunnen voeren.’

De verwachting is dat actuarissen en accountants nauwer zullen samenwerken om cijfers te calculeren en te rapporteren zoals de Wtp dat vereist. ‘De betrokkenheid van de actuariële functie zal toenemen’, verwacht Vermaak. ‘Actuarissen zullen verantwoordelijk zijn voor het verwerken en analyseren van grotere hoeveelheden data om weloverwogen beslissingen en voorspellingen te doen. Ook voor de finance-functie zal de betrokkenheid toenemen als reactie op een grotere mate van rapportageverplichtingen naar deelnemers en uitgebreidere externe rapportagevereisten.’

Daarnaast vereist de implementatie van de Wtp het ontwikkelen van nieuwe capaciteiten en het werken op een efficiëntere en gestructureerde manier met data in de totale voortbrengingsketen. Een strategisch blik op de markt wordt hiermee noodzakelijker dan een focus op de korte termijn.

Invaren

De helft van de respondenten geeft aan dat meer dan 75 procent, maar minder dan negentig procent van de door hen beheerde pensioenfondsen zal kiezen voor ‘invaren’. De andere helft zegt dat honderd procent van de pensioenfondsen voor ‘invaren’ kiest. ‘Die resultaten zijn in lijn met onze verwachtingen aangezien het aanhouden van één kader voor administratie en berekeningsdoeleinden waarschijnlijk minder kostbaar en eenvoudiger te onderhouden is dan twee’, reflecteert Vermaak.

Onder bepaalde omstandigheden moeten PUO’s compensatiedepots creëren voor de deelnemers onder ‘invaren’. ‘Op basis van de ontvangen inleg zal compensatie voornamelijk de directe overdracht van fondsactiva betreffen’, vervolgt Vermaak. ‘Dit kan erop duiden dat er geen noodzaak is voor werkgevers om extra salariskosten te maken. Verder is het opvallend dat geen van de respondenten aangeeft dat compensatie buiten de pensioenregeling zal plaatsvinden.’

De helft van de respondenten is begonnen met berekeningen om de impact van invaren op de jaarrekeningen van pensioenfondsen te bepalen. ‘Het is belangrijk zo snel mogelijk met deze berekeningen te beginnen om een goed begrip te krijgen van de implicaties van het invaren’, adviseert Vermaak.

Pensioenfondskeuzes

Voor de pensioenfondsen die een solidariteitsreserve zullen creëren, is de verwachting dat de solidariteitsreserve een groot gedeelte uitmaakt van het totaal voor pensioen gereserveerde vermogen, tussen de vier en negen procent. Waarschijnlijk geldt: hoe hoger het afgezonderde percentage, hoe groter de mate van stabiliteit is voor de pensioenfondsdeelnemers ten opzichte van pensioenuitkeringen. Vermaak: ‘De grootte van de solidariteitsreserve heeft ook directe invloed op de startkapitaalpositie van de deelnemers. We verwachten dat de pensioenfondsen de verschillende variabelen zorgvuldig meewegen bij het bepalen van de grootte van de solidariteitsreserve.’

Opstellen van jaarrekening/financiële overzichten voor pensioenfondsen

De helft van de respondenten concentreert zich op het verstrekken van belangrijke informatie zonder belanghebbenden te overweldigen met verregaande details. Deze aanpak zou een balans kunnen vinden tussen transparantie en praktische overwegingen. Vermaak: ‘Een kwart van de organisaties streeft ernaar uitgebreide ‘disclosures’ te verstrekken wat een streven naar transparantie suggereert. De rest van de respondenten is niet zeker over hun aanpak. Geen van de organisaties is van plan de effecten van de nieuwe regelgeving zeer gedetailleerd op te nemen op de balans en winst- en verliesrekening.’

Key performance indicators

Deelnemerstevredenheid en kostenratio komen in het onderzoek naar voren als potentiële belangrijke ‘key performance indicators’ (KPI’s). De nadruk op tevredenheid kan voortkomen uit de erkenning dat klantgerichte dienstverlening – zowel richting het fonds als hun deelnemers – en fondsprestaties positief bijdragen aan het algehele succes. Vermaak: ‘Deelnemers zullen zich meer bewust worden van hun pensioenregeling bij het betreffende fonds en wellicht vragen om meer details. Bovendien kunnen deelnemers de prestaties van de pensioenregeling beter volgen en meer aandacht besteden aan de effectieve uitvoering ervan. Dit kan weer leiden tot meer vragen en/of klachten.’

Organisatorische impact

Respondenten geven aan dat het één tot twee jaar duurt na het invaren van het laatste fonds voordat organisaties de Wtp-implementatie als 'business as usual’ behandelen. Dat wil zeggen dat de Wtp-vereisten een standaardonderdeel worden van de bedrijfsvoering. ‘Momenteel heeft geen enkele respondent wijzigingen doorgevoerd met betrekking tot de aanpassing van de aansprakelijkheidsverzekeringen van de PUO's en contracten met leveranciers in reactie op de Wtp’, meldt Vermaak.

De helft van de PUO's staat open voor het werven van nieuwe fondsen als PUO-klant, naargelang hun grootte, terwijl de andere helft geen plannen heeft om dit te doen. PUO's zullen waarschijnlijk alleen overwegen om nieuwe fondsklanten te verwerven als de financiële voordelen opwegen tegen de verhoogde druk van de Wtp-implementatie, in combinatie met nieuwe uitdagingen die de overname(s) zullen meebrengen.

'De meerderheid van de respondenten heeft aangegeven dat zij voor ongeveer 25 tot vijftig procent gereed zijn met het implementeren van de vereisten van de Wtp.'

Implementeren van vereisten Wtp

De meerderheid van de respondenten heeft aangegeven dat zij voor ongeveer 25 tot vijftig procent gereed zijn met het implementeren van de vereisten van de Wtp. Dit is in lijn met verwachtingen uit de sector aangezien de meeste pensioenuitvoerders zich in de eerste fase bevinden van de voorbereiding op het kunnen afgeven van de zogeheten ‘agreed upon procedures’ voor datakwaliteit. Vermaak: ‘De onderzoekresultaten benadrukken een actieve en gevarieerde betrokkenheid van het senior management bij het Wtp-implementatieprogramma, wat hun kritieke rol in besluitvormingsprocessen benadrukt.’

Nauwkeurigheid dataverzameling

Organisaties willen de nauwkeurigheid en tijdigheid van de dataverzameling voor de Wtp-transitie waarborgen door kritische procedures klaar te hebben en de inzet van externe experts en de interne-auditfunctie te bevestigen. Vermaak: ‘De meerderheid van de respondenten verwacht dat de organisatie extra tijd nodig heeft, variërend van zes maanden tot meer dan een jaar om de dataverzameling en -schoning voor de Wtp-implementatie te voltooien. Dit suggereert een tijdrovend en complex proces om de benodigde data te verzamelen en voor te bereiden.’

De helft van de deelnemers is bezig met het uitvoeren van de procedures die vereist zijn als onderdeel van de ‘AUP’ voor datakwaliteit, terwijl de rest alle procedures heeft voltooid. Alle respondenten geven aan dat de externe accountant/IT-auditor in zekere mate betrokken is geweest bij het datakwaliteitsproces, waarbij de meerderheid aangeeft dat er sprake is van voldoende betrokkenheid.

IT-systemen en automatisering

De ondervraagde organisaties geven verschillende niveaus van vertrouwen aan op de vraag of hun bestaande IT-systemen kunnen voldoen aan de Wtp-vereisten voor pensioenfondsen. Vermaak: ‘Er is consensus dat meer automatisering nodig is bij de belangrijke processen die directe impact hebben op de deelnemers, bijvoorbeeld het rapporteren van informatie en tussentijdse communicatie, en het algehele management van pensioenfondsen zoals het voorbereiden van financiële informatie en het beheren en analyseren van gegevens. Over het algemeen zijn organisaties zich bewust van de noodzaak van automatisering om aan de Wtp-vereisten te kunnen voldoen.’

Nieuwe controls en aanpassen bestaande controls

Het merendeel van de organisaties onderkent het belang van implementatie van een combinatie van nieuwe controls en het aanpassen van hun bestaande controls om hun pensioenadministratie- en rapportageprocessen te verbeteren. Daarbij erkent de meerderheid van de organisaties de noodzaak om controls en processen te automatiseren. ‘De introductie van de Wtp vereist meer dynamische en realtime processen’, stelt Vermaak. ‘Deze verschuiving in de manier van werken vraagt om “verbeterde” en meer op data(kwaliteit) gerichte controls om aantoonbaar “stay clean” te realiseren.’

De helft van de respondenten verwacht in 2024 te beginnen met het testen van de belangrijkste controls, terwijl de rest al in 2023 (of eerder) is begonnen. ‘De meeste respondenten hebben benodigde acties geïdentificeerd en verwachten informatie die betrekking heeft op een audit te kunnen delen met de externe accountant. Verder hebben de meesten een specifiek individu of team aangesteld dat verantwoordelijkheid draagt voor de auditcoördinatie met betrekking tot de Wtp. Zo’n interne structuur zal niet alleen helpen auditgerelateerde taken effectief te managen, maar ook zorgen voor verantwoording binnen het auditproces en het houden van overzicht’, stelt Vermaak.

‘De meerderheid van de reacties duidt op terughoudendheid bij het expliciet opnemen van milieubewuste overwegingen in beleggingsstrategieën.’

Impact van ESG-factoren

Uit de reacties blijkt dat er uiteenlopende niveaus van bereidheid zijn om de potentiële impact van ESG-factoren met betrekking tot de Wtp-implementatie aan te pakken. ‘Onder de meeste respondenten bestaat de intentie om de ESG-factoren met betrekking tot de Wtp-implementatie gedetailleerder inzichtelijk te maken en te analyseren, als dit niet al gebeurd is’, weet Vermaak. ‘De meerderheid van de reacties duidt echter op een terughoudendheid bij het expliciet opnemen van milieubewuste overwegingen in beleggingsstrategieën.’

Werknemers

Uit de meeste reacties is af te leiden dat de werknemerscultuur deels klaar is voor de verwachte impact van de veranderingen die de Wtp met zich mee zal brengen. De respondenten vinden echter wel dat er nog enkele verdergaande aanpassingen nodig zijn. Vermaak: ‘PUO’s kunnen programma's voor verandermanagement uitrollen bij wijze van katalysator in de voorbereiding op het “nieuwe normaal".’

‘Door de mens centraal te stellen in de transformatie kunnen zij de verandering naar het “nieuwe normaal” duurzaam bewerkstelligen. Twee van de respondenten wezen op potentiële personeelstekorten binnen het finance-team, wat erop wijst dat het huidige team misschien niet goed uitgerust is om met de huidige werkdruk en verantwoordelijkheden om te gaan. Dit kan leiden tot een lagere motivatie of inzet, een afname van de kwaliteit van de output en fouten en inefficiënties, maar organisaties kunnen dit met enkele effectieve oplossingen tegengaan.’