Van crisis naar een nieuwe manier van werken

23/07/20

Nieuwe manier van werken vraagt om een toekomstbestendige aanpak

Een deel van de maatregelen en aanpassingen die zijn gedaan om het werken tijdens de coronacrisis mogelijk te maken, zullen onze toekomstige manier van werken blijvend beïnvloeden. Hiermee is de Covid-19-pandemie een disruptieve factor voor de future of work en komt zo terecht in het rijtje van andere bepalende factoren, zoals AI, robotica, cloudcomputing en internet of things.

PwC-specialisten Bas van de Pas (HR-vraagstukken) en Ron Martinek (digitale transformatie) geven hun visie op de nieuwe manier van werken tijdens en na de coronacrisis. Zij benadrukken dat oplossingen rond de nieuwe manier van werken toekomstbestendig moeten zijn, omdat deze tijd een kans is om de basis te leggen voor een duurzame toekomst.

Langetermijnvisie nodig voor na de anderhalvemetermaatregelen

Veel bedrijven en organisaties hebben hun kantoren en werkplekken aangepast in het kader van de regels van de anderhalvemetereconomie. ‘Toch is het niet alleen een kwestie van stickers plakken voor de routing, en borden en schermen neerzetten om een veilige werkplek te creëren’, zegt Van de Pas. ‘Het kan in de praktijk veilig zijn, maar mensen moeten zich ook daadwerkelijk veilig voelen om weer naar hun werk te gaan.’

Martinek en Van de Pas benadrukken dat de veranderingen die bedrijven en organisaties nu doorvoeren in het licht van een langetermijnvisie moeten worden bekeken. ‘Als je kortetermijnbeslissingen neemt en daarna pas gaat kijken wat je over een aantal jaar nodig hebt, kun je misschien de verkeerde beslissingen nemen. Op korte termijn wil iedereen natuurlijk dat de wereld weer maatschappelijk en economisch opstart. Maar we kunnen daarnaast ook het momentum aangrijpen om structurele maatregelen te nemen die echt toekomstbestendig zijn’, aldus Van der Pas.

Thuiswerken nieuwe norm

Als in de toekomst de anderhalvemetermaatregelen worden afgebouwd, gaat niet iedereen gewoon weer vijf dagen per week naar zijn oude werkplek. Meer of structureel thuiswerken zal volgens Martinek en Van de Pas in de toekomst de nieuwe norm worden. Van de Pas: ‘Hoewel thuiswerken niet voor alle beroepen of specifieke werkzaamheden mogelijk is, hebben we toch gezien dat thuiswerken voor velen echt werkt. De kosten die daarmee bespaard worden, kunnen bijvoorbeeld worden ingezet om thuiswerkplekken arbotechnisch in orde te maken. Maar natuurlijk moet je ook zorgen dat mensen binding houden met de organisatie waar ze voor werken.’

Van de Pas: ‘Er zijn ook kanttekeningen te maken bij thuiswerken. Zo leidt werken op afstand mogelijk tot een lossere bedrijfscultuur en een verminderde samenwerking tussen mensen. ‘Als mensen goed met elkaar samenwerken, leidt dat vaak tot verhoogde creativiteit en sterkere innovatiekracht. Dit zijn zaken die cruciaal zijn voor organisaties. Dat vergt dus een goede balans tussen kantoor en thuiswerk.’

Leiderschap en vertrouwen

Om thuiswerkende teams betrokken, productief en gemotiveerd te houden moeten leidinggevenden ze op een andere manier aansturen. Van de Pas: ‘De dynamiek van virtuele teams is anders en het is belangrijk dat zowel teamleden als leidinggevenden zich flexibel en open opstellen in de samenwerking, elkaar helpen en denken in oplossingen. Om het gevoel van vertrouwen en het “erbij horen” te vergroten, is communicatie natuurlijk cruciaal. Welke communicatiekanalen kies je bijvoorbeeld en hoe vaak spreek je elkaar? Ook het welzijn van teamleden is belangrijk, want alleen zo houd je een team positief en productief. En wat te denken van het beoordelingsproces van leden van een virtueel team? Dat zijn slechts een paar voorbeelden van zaken om goed over na te denken.’

‘Maar de situatie verschilt wel per sector en type werkzaamheden’, vult Martinek aan. ‘Sommige werkzaamheden lenen zich beter om aan te sturen op basis van vertrouwen dan andere. Enerzijds heb je fabrieken waar mensen aan een fysiek product werken en anderzijds heb je bijvoorbeeld bedrijven die al jaren ervaring hebben met het werken in virtuele internationale teams. Het enige verschil is dat dit laatste nu massaal gebeurt.’

‘Door de grote diversiteit aan typen bedrijven en organisaties zullen we verschillende leiderschapsstijlen blijven zien’, zegt Van de Pas. ‘Maar voor de bedrijven en organisaties waarvan een groot deel van de werknemers thuiswerkt, is een top-down controlerende manier van leiderschap moeilijk vol te houden en ligt een faciliterend soort leiderschap op basis van empowerment en vertrouwen meer voor de hand.’

Nieuwe manier van werken vraagt om nieuwe vaardigheden

Met thuiswerken als nieuwe norm verandert niet alleen het werk, ook de vaardigheden die medewerkers nodig hebben veranderen mee. ‘We hebben gezien dat de meeste organisaties gemiddeld binnen drie dagen wisten op te schalen met ondersteunende technologie om thuiswerken mogelijk te maken’, zegt Martinek. ‘In eerste instantie betekende dit het ontwikkelen van digitale vaardigheden om via “veilige” tools en mediakanalen in teams met elkaar te communiceren en echt samen te werken aan documenten. Maar hierbij gaat het niet alleen om het gebruik van digitale media in plaats van papier en kladblokken, maar ook om hoe natuurlijk het is voor mensen om digitale hulpmiddelen te gebruiken én samen te werken op afstand. Nu komt de tijd dat we moeten gaan kijken naar de digitale vaardigheden die werknemers nodig hebben om structureel online samen te werken.

De ontwikkeling van vaardigheden die online samenwerken faciliteren, maken flexibiliteit en wendbaarheid, maar ook meer technische vaardigheden steeds belangrijker. Martinek: ‘Het vermogen om de nieuwe technologieën, apps en apparaten te gebruiken en in contact te blijven met je collega’s wordt daardoor een belangrijk voor werknemers. Hierbij is kennis nodig om een effectieve en veilige werkomgeving te creëren.’ Martinek geeft aan dat, hoe eenvoudig het ook lijkt, het toch heel lastig is om te bepalen welke vaardigheden op korte en lange termijn nodig zijn voor het goed gebruiken van nieuwe ondersteunende technologieën en hoe je deze kunt identificeren en ontwikkelen. Ook hier geldt volgens hem: kortetermijnoplossingen vragen om een langetermijnvisie.

Ondersteunende tools om nieuwe manier van werken te monitoren

De genoemde veranderingen leiden ook tot een nieuwe blik op het monitoren van de organisatie. Martinek noemt welzijn, tevredenheid en effectiviteit als factoren die op een andere en/of nieuwe manier bekeken moeten worden. Nieuwe tools kunnen volgens hem helpen om inzichten te creëren over deze dimensies. De belangstelling van veel werkgevers voor zogenoemde monitoringsoftware geeft volgens Van de Pas aan dat de coronacrisis voor hen aanleiding is om naar oplossingen te zoeken rond de factoren vertrouwen en controle. ‘De metingen van deze software kunnen aanleiding geven tot het doen van verbeteringen in het voordeel van de werknemer. Voor sommige problemen is monitoringsoftware een mooie oplossing, maar je moet er niet in doorschieten en alles willen controleren. Deze software vraagt om zorgvuldigheid en ik zie de juiste toepassing ervan dan ook in samenhang met het ontstaan van nieuwe leiderschapsstijlen.’