Goede informatiehuishouding als basis voor effectief werken

Informatiehuishouding (IHH) verwijst naar het systematisch beheren van informatie binnen een organisatie. Dit is essentieel vanwege de Wet open overheid (Woo), de behoefte van burgers aan transparantie en de interne behoefte aan innovatie door meer op basis van inzichten te sturen en werken. Overheidsorganisaties worstelen vaak met hun informatiehuishouding, waarbij een integrale benadering of strategie ontbreekt.

‘De eerste reactie van medewerkers is vaak dat informatiehuishouding wordt gezien als een huishoudelijke taak, iets waar ze over het algemeen geen zin in hebben', vertelt Snoeijer. ‘Het belang van een goede informatiehuishouding moet echter niet worden onderschat, want een robuuste informatiehuishouding vormt de ruggengraat van een succesvolle digitale transformatie en een effectieve operatie. Een gedegen IHH is nodig om de primaire werkprocessen goed en snel uit te voeren, kwaliteit te borgen en te zorgen dat de organisatie haar besluiten op de juiste informatie baseert.'

De noodzaak van een integrale benadering

Huidige initiatieven binnen de overheid missen vaak een integrale benadering die niet alleen de technologie omarmt, maar ook de mensen, processen en de helderheid van verantwoordelijkheden integreert. Doordat het ontbreekt aan duidelijkheid over wat de meerwaarde van een goede informatiehuishouding is voor organisaties, is er dit moment wel expliciete aandacht voor de problematiek, maar zijn er nog beperkte duurzame effecten. Snoeijer: ‘Het is hoog tijd dat overheden een meer integrale benadering omarmen en dat de achterblijvende – maar cruciale – randvoorwaarden voor duurzame digitalisering de aandacht krijgen die ze verdienen. Als de basis op orde is, ligt er een fundament voor de overheid om tot nieuwe innovatieve en efficiënte werkwijzen te komen.’

Het belang van goede informatie

‘De kwaliteit van informatie is cruciaal voor effectieve overheidsoperaties', vervolgt Snoeijer. ‘Voorbeelden als de toeslagenaffaire, de Groninger gaswinning en de Fyra-hogesnelheidslijn tonen aan dat slechte informatiehuishouding kan leiden tot beleidsfalen en schade aan het publieke vertrouwen. Initiatieven zoals het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) en het actieplan ‘Open op Orde’ streven naar verbetering, maar de veranderingen verlopen traag door de complexiteit van overheidsorganisaties, de ervaren werkdruk vanuit het primaire proces en het ontbreken van urgentie voor daadwerkelijke verandering.’

Hoe kom je tot een robuuste informatiehuishouding?

Om tot een robuuste informatiehuishouding te komen ziet Snoeijer aan aantal belangrijke stappen:

1. Identificeer het organisatiedoel en creëer betrokkenheid door de meerwaarde van informatiehuishouding voor de operatie te benadrukken

De overheid heeft zich tot nu toe sterk gericht op naleving van wet- en regelgeving zoals de Wet open overheid, het Rijksprogramma Open Overheid, de Archiefwet en de AVG. Hoewel deze kaders essentieel zijn voor transparantie en verantwoording, zijn ze op zichzelf niet voldoende om duurzame veranderingen te realiseren. Compliance wordt vaak als saai en noodzakelijk gezien, maar door te laten zien hoe verbeteringen in informatiehuishouding het dagelijkse werk kunnen vergemakkelijken, kan de organisatie beter worden meegenomen in de verandering.

Snoeijer: ‘Veel overheidsinstellingen voldoen bijvoorbeeld al jaren niet aan de Archiefwet. Daarom is het cruciaal om naast wetgeving ook andere “enablers” te identificeren en te implementeren, zoals duurzaam toegankelijke informatie, om de productiviteit van overheidsorganisaties te vergroten. Hier kan aangesloten worden bij bestaande ontwikkelingen, zoals de transitie naar datagedreven werken, de aanstelling van een chief data officer (CDO) en de stappen die gezet zijn richting een robuuste dataorganisatie. Hetzelfde geldt voor de inrichting van het CIO-stelsel.’

Een robuuste data- en informatiehuishouding draagt bij aan betere besluitvorming, effectievere aansturing, en verhoogde productiviteit. Hoe duidelijker deze voordelen kunnen worden aangetoond, hoe meer de organisatie bereid zal zijn om de veranderingen te omarmen. Door concrete resultaten te tonen die de dagelijkse werkprocessen verbeteren, kan de veranderbereidheid binnen het primair proces worden vergroot.

2. Start met het definiëren van de huidige en gewenste situatie en formuleer concrete verbeteracties

Het op orde krijgen van de informatiehuishouding is geen kwestie van één keer een actie uitvoeren, maar een continu proces van volwassenheidsverbetering. Organisaties zullen moeten erkennen dat het verbeteren van de informatiehuishouding een stapsgewijze reis is, waarbij elke stap bijdraagt aan een hogere mate van volwassenheid. Een effectieve aanpak begint daarom met het definiëren van de huidige situatie.

Snoeijer: ‘Gebruik een volwassenheidsmodel om de huidige staat van de informatiehuishouding in kaart te brengen. Belangrijk daarbij is de eerder benoemde holistische benadering. Zo kan er bijvoorbeeld een prachtige datastrategie liggen, maar zonder goede aansluiting op de werkprocessen, onvoldoende ondersteuning op de werkvloer en tekortschietende investeringen in het trainen en opleiden van medewerkers leidt dit niet tot betere sturings- en verantwoordingsinformatie. Het is daarom essentieel de informatiehuishouding te bekijken vanuit verschillende invalshoeken: strategie, structuur, processen, mensen én technologie. Het volwassenheidsmodel helpt om sterke en zwakke punten te identificeren en biedt een basis voor verdere ontwikkeling.’

'Stel daarbij duidelijke doelen door een gewenst volwassenheidsniveau te definiëren. Dit niveau dient als een streefdoel en helpt bij het prioriteren van verbeteracties. Voer daarna een gapanalyse uit om het verschil tussen de huidige en gewenste staat te bepalen. Stel vervolgens concrete acties op om deze kloof te dichten. Focus daarbij op technologie, processen, mensen en verantwoordelijkheden om een holistische aanpak te waarborgen.’

3. Meet periodiek de volwassenheid aan de hand van ‘IHH by Design’

Periodieke metingen van de volwassenheid van de informatiehuishouding zijn essentieel om continue verbetering en aanpassing aan veranderende omstandigheden te waarborgen. Dit helpt om duurzame innovatie en verbeterde dienstverlening te realiseren. Zogenoemde 'IHH by Design' verwijst naar het concept waarbij informatiehuishouding niet wordt gezien als een losstaande activiteit, maar als een integraal onderdeel van het ontwerp en de uitvoering van alle processen binnen een organisatie. Het uitgangspunt is dat informatiehuishouding vanaf het begin wordt meegenomen in alle facetten van de organisatie – van technologie tot werkprocessen en van menselijk kapitaal tot strategische besluitvorming.

Snoeijer: ‘Door "IHH by Design" te implementeren wordt informatiehuishouding ingebed in de bestaande processen en cycli van de organisatie. Een belangrijk aandachtspunt hierbij is om geen nieuwe structuren op te tuigen, maar aan te sluiten bij bestaande planning & control-cycli. Dit kan door de uitgangspunten voor een goede informatiehuishouding te definiëren en te implementeren, bijvoorbeeld in het proces van de verwerving van nieuwe applicaties, het doorvoeren van procesoptimalisaties en het opnemen van IHH in het verantwoordingsproces.’

'Daarnaast gaat “IHH by Design” ook over het meenemen van geldende principes ten aanzien van de informatiehuishouding bij bijvoorbeeld het verwerven van een nieuw (DMS-/CMS-) platform of het implementeren van nieuwe overheidstaken. Voorbeelden van dergelijke principes zijn: het uitgangspunt dat de duurzame toegankelijkheid van informatie altijd geborgd is bij de verwerving van nieuwe systemen, de basisvereisten die gesteld worden aan succesvolle verandering - zoals opleiding en training - binnen de organisatie en de duurzame verankering in de organisatie door ook de ondersteuning van een ordentelijke informatiehuishouding goed in te richten. Denk aan het meenemen van de informatiebeheerfunctie in een verandering.’