Het vaststellen van de jaarrekening in coronatijd

21/05/21

Aandachtspunten voor raadsleden en Statenleden

Nu in veel gemeenten de jaarrekening op de agenda staat, is het de vraag welke invloed de coronacrisis heeft gehad op de inkomsten en uitgaven. Martine Koedijk, accountant en sectorvoorzitter binnenlands bestuur bij PwC, gaf eerder al vijf adviezen aan raads- en Statenleden voor de behandeling van de jaarrekening. In dit artikel gaat zij specifiek in op aandachtspunten bij het vaststellen van de jaarrekening in coronatijd. Deze aandachtspunten gelden ook voor Statenleden.

Impact op lokale overheden

Aan het begin van 2020 hadden slechts weinigen gehoord van Covid-19. In een paar maanden leidde het coronavirus tot een wereldwijde pandemie met een onvoorstelbare impact op het openbare leven en het persoonlijke leven van velen. 'Ook lokale overheden merkten de gevolgen', vertelt Martine Koedijk. 'Van economie tot veiligheid en van cultuur tot het welzijn van inwoners zelf. Gemeenten toonden hun grote wendbaarheid door snel te anticiperen en nieuwe processen in te richten – denk aan ToZo, thuiswerken en handhaving – en hun inwoners, instellingen en ondernemers te steunen.'

Impact op het beleid

'De jaarstukken zullen ‘doordrenkt’ zijn met de invloed van Covid-19 op diverse beleidsterreinen', vervolgt Koedijk. 'Activiteiten zijn niet doorgegaan, uitgesteld of op een heel andere wijze vormgegeven. Dit heeft vanzelfsprekend invloed op de realisatie van doelstellingen en financiële resultaten. Voor u als raadslid is het van belang inzicht te krijgen in hoeverre dit coronajaar tot achterstanden of vertraging heeft geleid, en de gevolgen daarvan te wegen. Vraagt dit om intensivering van het bestaande beleid of nieuwe keuzes? Moet u doelen bijstellen? Zijn er voldoende mensen en financiële middelen beschikbaar of moet u bepaalde onderdelen prioriteit geven?'

Impact op de financiën

Veel colleges hebben de gemeenteraad tussentijds geïnformeerd via aparte brieven en/of de P&C-producten. De commissie BBV heeft geadviseerd in de jaarstukken een aparte (samenvattende) paragraaf op te nemen om de financiële impact op de jaarrekening toe te lichten.

'Daarnaast is de aanzienlijke financiële impact van Covid-19 voor gemeenten ook in Den Haag onderkend', weet Koedijk. 'Het Rijk heeft daarom compensatie beschikbaar gesteld. Door de specifieke situatie van elke gemeente is deze compensatie meer dan of grotendeels dekkend, waarbij ik moet aanmerken dat een deel nog in 2021 wordt ontvangen, en dus nog niet in de jaarrekening is verwerkt. Bovendien verwachten veel gemeenten dat in 2021 nog extra uitgaven volgen.'

Aandachtspunten voor u als raadslid zijn:

Hoe gaat uw gemeente om met nog niet uitgegeven coronacompensatie? Worden de gelden gereserveerd en is helder waarvoor?
Is omschreven welke impact uw gemeente verwacht voor 2021? Moet de begroting daarvoor worden aangepast? De meeste gemeenten hebben in hun begroting van 2021 namelijk beperkt rekening gehouden met de impact van corona.
Welke risico’s onderkent uw gemeente als gevolg van de coronacrisis? Zijn deze risico’s meegenomen in de paragraaf weerstandsvermogen en kwantitatief meegewogen bij de bepaling van de weerstandsratio? Worden ook de mogelijke effecten op de langere termijn geschetst?

Impact op de getrouwheid en rechtmatigheid

Uw gemeente zal specifieke maatregelen of besluiten hebben genomen om te zorgen dat transacties ook in coronatijd getrouw en rechtmatig hebben plaatsgevonden. Domeinen die hierbij extra aandacht nodig hebben, zijn:

Prestatielevering bij uitgaande subsidies (bijvoorbeeld bij bibliotheken en cultuurinstellingen).
Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandige ondernemers (ToZo).
Prestatielevering bij zorginstellingen en de afspraken over alternatieve zorgverlening, meerkosten en continuïteitsbijdragen.
Prestatielevering bij reguliere inkopen (bijvoorbeeld bij beveiliging, catering en schoonmaak).
Voldoen aan de (Europese) aanbestedingsrichtlijnen.
Waardering van deelnemingen, verstrekte leningen en andere vorderingen.

'Uw accountant zal hieraan specifiek aandacht hebben geschonken', adviseert Koedijk. 'Vraag hem of haar expliciet naar de bevindingen. Besteed ook extra aandacht aan de toegenomen cyber- en privacyrisico's als gevolg van het intensiever digitale (thuis)werken. Naast adequate technische maatregelen is ook het ‘bewustzijn’ van medewerkers cruciaal. Hoe heeft uw gemeente hierop geacteerd?'

Financiële positie van gemeente onder druk

Naast de impact van Covid-19 is er op dit moment veel onderzoek en publiciteit over de financiële positie van gemeenten in het algemeen. Omdat die flink onder druk staat en tekortschiet, onder meer door decentralisatie van taken. 'Het is onzeker wat het nieuwe kabinet gaat besluiten over het gemeentefonds en de tekorten van het sociale domein', zegt Koedijk. 'Diverse gemeenten hebben voor de tekorten in de meerjarenbegroting in 2022 (en verder) taakstellingen ‘ingeboekt’, zonder dat daarvoor al concrete ombuigingen zijn bedacht. Voor u als raadslid is het belangrijk vinger aan de pols te houden, opdat u op tijd kunt nadenken en adviseren over mogelijke bezuinigingen en/of ombuigingen. Andere gemeenten hebben bewust het structurele tekort in hun begroting laten zien, waarna de provincie een herstelplan zal vragen.'

'Als uw gemeente reeds de (mogelijke) ombuigingen in kaart brengt (al dan niet om het herstelplan vorm te geven), is het gezien de onzekerheden over de tegemoetkoming van het Rijk en de langetermijnimpact van Covid-19 verstandig te gaan werken met scenario’s om aanvullende ad hoc besluitvorming te voorkomen', besluit Koedijk.

'Als raadslid moet u voor uw controlerende rol in de gelegenheid worden gesteld als onderdeel van de P&C-cyclus de daadwerkelijke realisatie van de gekozen ombuigingen in relatie tot de scenario’s periodiek te monitoren. De ombuigingen moeten daarvoor niet alleen als financiële taakstelling worden uitgewerkt, maar waar van toepassing ook concreet worden gemaakt naar de beleidskeuze/interventie die eronder ligt, dus naar het effect dat wordt beoogd.'