Hogere productiviteit uitvoeringsorganisaties is noodzakelijk

Productiviteit uitvoering daalt; grote verschillen tussen uitvoerders

Het totaal aantal ambtenaren bij alle uitvoeringsorganisaties nam in de periode 2015-2021 met twaalf procent toe, terwijl de productie in die periode ‘slechts’ drie procent groeide en de kwaliteit van de geleverde diensten constant bleef. ‘Tussen uitvoeringsorganisaties onderling zien we opvallende verschillen’, vertelt Selwyn Moons. ‘De productiviteitsontwikkelingen lopen uiteen van een daling van circa dertig procent tot een stijging van circa veertig procent. Deze spreiding laat zien dat er onderling veel te leren valt. Als uitvoeringsorganisaties van de overheid hun productiviteit op peil hadden kunnen houden, had dit tienduizenden banen kunnen vrijspelen en daarmee een deel van de personeelstekorten in de publieke sectoren kunnen opvangen.’ 

Productiviteit uitvoeringsorganisaties (index 2015 = 100)

Slimme ingrepen voor aanpak maatschappelijke uitdagingen

De gemiddelde productiviteit van Nederlandse uitvoeringsorganisaties daalde met negen procent in de periode 2015-2021. Voor de uitvoering van beleidsplannen zijn daardoor steeds meer mensen nodig, op een moment dat de arbeidsmarkt extreem krap is. Verbeteringen zijn dus noodzakelijk. ‘Een analyse van 95 procent van de uitvoerende organisaties die onder de Rijksoverheid vallen toont dat het mogelijk is via slimme ingrepen ruimte te creëren voor nieuwe maatschappelijke uitdagingen’, zegt Sander van Veldhuizen. ‘Mogelijke verbeteringen zijn taken op een logische schaal clusteren, uitvoeringsorganisaties voorzien van praktische hulp om hun IT-kwaliteit te verhogen en betere kennisborging binnen de organisatie waardoor de externe inhuur bij uitvoeringsorganisaties kan dalen.’

Behoud medewerkers en borg kennis

Het behouden van medewerkers en het borgen van kennis in de organisatie is cruciaal. Uitvoeringsorganisaties die maximaal tien procent van hun personeelslasten besteden aan inhuur blijken in de regel tien tot dertig procent hogere productiviteit te hebben. Moons: ‘Externe inhuur is doorgaans voor een beperkte periode, en door herhaaldelijk opnieuw personeel te moeten inwerken een risico voor duurzame kennisborging. Het opstellen van ‘inhuurbeleid’ om externe inhuur structureel onder tien procent van de personeelslasten te brengen, kan - gecombineerd met beleid om kennisborging te verbeteren - de productiviteit met tien tot dertig procent laten stijgen. Randvoorwaardelijk is wel het inhuur- en kennisborgingsbeleid te verankeren in een strategisch personeelsplan.’

Potentiële productiviteitswinst

Productiviteit (index 2015 = 100)

Ontwikkel een IT-modernisatieplan

De data-analyses tonen dat uitvoeringsinstanties die hun IT-systemen op orde hebben – en houden – een gemiddeld hogere productiviteit hebben, tot wel 38 procent hogere output. Van Veldhuizen: ‘Uitvoeringsorganisaties met IT-problemen zijn dus erg geholpen als de knelpunten in de IT beheersbaar worden. Dit vraagt onder andere een plan voor groot onderhoud aan de digitale systemen van de Nederlandse uitvoeringsorgansaties. Sluipenderwijs leidt achterstallig onderhoud van IT-systemen tot risico’s voor continuïteit van de dienstverlening en daarmee op termijn tot het niet kunnen inpassen van nieuw beleid. Daarnaast herbevestigt de analyse de noodzaak voor vereenvoudiging en stapsgewijze vernieuwing van IT-systemen. De digitale systemen van de Nederlandse overheid kenmerken zich door een historisch gegroeide grote diversiteit aan hardware, software, gegevensdefinities en gebruikersinterfaces.’

Potentiële productiviteitswinst

Productiviteit (index 2015 = 100)

Zorg voor uitvoering op juiste schaal

Een andere belangrijke oorzaak van lagere productiviteit is de schaal van de uitvoering. ‘Het gaat daarbij niet zozeer direct over het aantal mensen dat werkzaam is bij uitvoeringsinstanties’, besluit Moons, ‘maar wel over de combinatie van taken die uitvoeringsorganisaties moeten uitvoeren waar geen synergie tussen bestaat. Het opstellen van een operating model dat afgestemd is op de schaal en synergie van de uitvoeringstaken kan de productiviteit met circa twintig procent verhogen.’

Het ontwerp van een operating model dat afgestemd is op de schaal en synergie volgt drie stappen:

1. Identificeer en formuleer beleids- en uitvoeringsdoelstellingen en stel prioriteiten
2. Herzie de bestaande operating models van de uitvoering
3. Rationaliseer activiteiten en structuren door:
   • overbodige en verweesde activiteiten te elimineren
   • activiteiten met schaal- of scopevoordelen te consolideren, en activiteiten waarvoor schaal- of scopevoordelen niet langer van toepassing zijn af te sprlitsen.

Potentiële productiviteitswinst

Productiviteit (index 2015 = 100)