Primeur in publieke sector: controleverklaring bij digitale jaarrekening

15/06/21

Gebruikersgemak en transparantie versnellen digitale transformatie

De gemeenten Rotterdam en Zwolle hadden de Nederlandse primeur: zij waren eind mei de eerste publieke instellingen ooit die een controleverklaring ontvingen bij de digitale jaarrekening in plaats van bij een gedrukte versie. PwC neemt hiermee het voortouw in de digitale transformatie die bij alle gemeenten en publieke organisaties gaande is. De betrokken gemeenteambtenaren en de tekenende PwC-accountants vertellen over de route die eraan voorafging en de motivatie om die met elkaar te bewandelen.

Geen vraag naar gedrukte versie

‘We hebben al lang geen dozen met gedrukte verslagen meer staan’, vertelt Marjo Lamers, directeur Middelen en Control en Concerncontroller van de gemeente Rotterdam. Het ‘boekje’ met de jaarrekening van Rotterdam beslaat zo’n twaalfhonderd pagina’s maar wie de cijfers wil zien, gaat naar de website waar ze geheel doorzoekbaar zijn. Binnen de gemeente heeft Lamers de vraag naar een gedrukte versie dit jaar nog niet gehoord – de gemeente produceert slechts nog een pdf van de gedownloade website voor onder meer de provincie.

‘Iedereen raakt bij ons gewend aan het werken met de website’, vult Magda Chedi-van Hall, directeur Financiën en Inkoop van de gemeente Rotterdam, aan. ‘Rotterdam heeft de afgelopen jaren flinke slagen gemaakt in digitalisering. Daardoor waren we er nu klaar voor om op verzoek van PwC de volgende innovatiestap te zetten.’

‘Noblesse oblige’, zegt PwC-sectorvoorzitter publieke sector Richard Goldstein op de vraag waarom hij als tekenend accountant juist bij Rotterdam graag digitale goedkeuring wilde geven. ‘Rotterdam is een boegbeeldklant. Als er één gemeente is waarvan wij wisten dat het de kwaliteit en de drive had om de benodigde stappen te zetten, dan is het Rotterdam wel. Wij hebben de digitalisering door de jaren heen op de voet gevolgd en gestimuleerd. Zij lopen in gemeenteland voorop.’

Gemeenteraad kijkt naar de website

‘Wij maken in Zwolle al zo’n vier jaar digitale beleidsstukken’, vertelt Gerdien van der Zanden die bij de gemeente de beleidscyclus coördineert. ‘De begroting en de jaarrekening publiceerden we al niet meer in boekvorm, maar alleen op de website. We waren een van eerste gemeenten die dat zo deden. Het fysieke boekwerk maakten we alleen nog voor de accountant. Aan die gekke situatie wilden we graag een einde maken.’

‘Dat is ook een gekke situatie’, bevestigt Martine Koedijk, die tekenend accountant bij Zwolle is en PwC-sectorvoorzitter lokale overheid. ‘Accountants geven een verklaring bij een boekwerk terwijl de gemeenteraad en de inwoners naar de cijfers op de website kijken. Een controleverklaring bij de website is wat ons betreft de nieuwe norm. Is dat revolutionair? Technisch gezien niet, want PwC geeft ook al digitaal akkoord bij beursgenoteerde ondernemingen. Maar er moest wel een evolutie plaatsvinden om dit mogelijk te maken.’

‘De digitale ondertekening is een mooi eindresultaat van de gezamenlijke ambities van PwC en gemeente Zwolle.’

Gerdien van der ZandenAdviseur bij gemeente Zwolle

Transparantie en doorzoekbaarheid

Transparantie is voor beide steden de voornaamste reden om de jaarrekening digitaal te publiceren en te laten verifiëren. Lamers: ‘Aan de burgers van Rotterdam, vertegenwoordigd door de raadsleden, leggen we verantwoording af over de besteding van de gemeentemiddelen. Die uitleg moet zo toegankelijk mogelijk zijn, dat gaat het beste digitaal. De digitale jaarrekening draagt bij aan een transparante en toegankelijk opererende overheid.’

Van der Zanden vertelt wat er in Zwolle zoal digitaal ontsloten is: ‘Begroting, jaarrekening, beleidsstukken en raadsmoties zijn online vindbaar en doorzoekbaar; dat is grote vooruitgang in vergelijking met papier. En met de goedkeuring van PwC weet iedereen precies welke informatie geverifieerd is.’ Duurzaamheid speelt in Zwolle ook nog expliciet een rol. ‘Onze vijfhonderd pagina’s werden, voordat wij vier jaar geleden overgingen naar digitale publicatie, toch tweehonderd keer gedrukt, dat is nu niet meer nodig.’

Een website die stevig staat, is de eerste voorwaarde voor de digitale verklaring van de accountant bij de jaarrekening. ‘De website vervangt het boekwerk inhoudelijk volledig’, zegt Van der Zanden. Zij werkte in Zwolle nauw samen met Winnie Kort, die het opdrachtmanagement namens PwC doet, en Inergy, de aanbieder van softwaresysteem LIAS, waarmee veel gemeenten hun website bouwen. Van der Zanden: ‘Onze ICT-systemen moeten goed beveiligd zijn en de site moet altijd in de lucht blijven. Inergy heeft aan ons getoond dat zij ‘in control’ zijn over de webomgeving.’

Aanpassingen en waarborgen

Behalve een veilig digitaal systeem moet bepaald worden welke mensen binnen de gemeente de bevoegdheid hebben om de jaarrekening digitaal te publiceren. Die versie mag vervolgens niet meer wijzigen. Om te garanderen dat de controleverklaring betrekking heeft op een specifieke versie van de jaarrekening, vermeldt PwC in de verklaring een ‘hash total’. Dat is een controlesom van alle informatie in de digitale jaarrekening. Bij elke wijziging van de jaarrekening verandert de ‘hash total’ en zal de goedkeuring om de controleverklaring erbij op te nemen vervallen.

Chedi vertelt wat er nog meer technisch geregeld moest worden. ‘De jaarrekening moest in een aparte webomgeving komen te staan, los van de verklaring en de andere stukken. En in dat afgeschermde deel moest duidelijk zichtbaar zijn dat de bezoeker gecontroleerde informatie leest. Voor al dat soort aanpassingen en waarborgen hebben we samen opgetrokken in een werkgroep met ambtenaren van Rotterdam en PwC’ers, onder wie Anton Eelco Gerritsma. Het hielp in dat proces dat we al een aantal jaren samenwerkten; dat maakt de lijntjes korter.’

‘De digitale jaarrekening draagt bij aan een transparante en toegankelijk opererende overheid.’

Marjo LamersDirecteur Middelen en Control en Concerncontroller van de gemeente Rotterdam

Gedeelde mindset

‘PwC is al meer dan acht jaar de huisaccountant van gemeente Zwolle, we kennen elkaar goed’, zegt Van der Zanden. ‘PwC heeft ons al eerder uitgedaagd om de digitale informatievoorziening te versterken. Wij wilden deze stap graag zetten, samen met PwC.’ Het vertrouwen maakte het volgens Van der Zanden eenvoudig om bij elke stap van gedachten te wisselen. ‘Het was in de details soms een hele kluif om het goed te krijgen, dan is het goed als je weet wat je aan elkaar hebt. PwC is vooruitstrevend en zegt niet zomaar “hier is de stempel van goedkeuring, tot volgend jaar”. De digitale ondertekening is een mooi eindresultaat van onze gezamenlijke ambities.’

In Rotterdam was er ook vanaf het begin een gedeelde mindset, vertelt Chedi: ‘Zowel PwC als de gemeente Rotterdam zag dat een gecertificeerde, digitale jaarrekening ons beide wat zou brengen. Vanuit die mindset konden we de stappen ernaartoe samen concreet maken.’

‘De coronacrisis’, vult Lamers aan, ‘waarin iedereen veel ging thuiswerken en alles online deed, heeft die mindset versterkt. Dat zal denk ik ook bij andere gemeenten gelden. De afgelopen periode kan een aanleiding zijn om digitalisering te versnellen. Er kan meer dan we aanvankelijk dachten.’

Als eerste voor gemeenten

Koedijk vertelt dat er ook binnen PwC veel moest gebeuren om de online goedkeuring van de gemeentejaarrekeningen rond te krijgen. ‘We geven al goedkeuring voor de online jaarrekening van beursgenoteerde bedrijven, dus die kennis is aanwezig bij onze experts van riskmanagement en vaktechniek. Vanuit die expertise hebben we onderzocht hoe we dit mogelijk konden maken voor gemeenten, die zo anders georganiseerd zijn. Op het werk dat we voor Rotterdam en Zwolle gedaan hebben, kunnen we voor andere gemeenten doorbouwen.’

Goldstein ziet deze eerste digitale ondertekeningen in de publieke sector als een logische stap: ‘Dit paste naadloos in de route die Zwolle en Rotterdam al liepen om publieke informatie toegankelijker en doorzoekbaar te maken. Bezoekers van de websites kunnen nu snel zien welke gegevens door de accountant gecontroleerd zijn. Die certificering kunnen wij behalve voor de jaarrekening mogelijk ook toepassen voor bepaalde kengetallen, doelgetallen van het college van B en W, duurzaamheidsrapportages enzovoort. De route van digitalisering is behalve bij gemeenten ook breder in de publieke sector zichtbaar. Het is mooi dat PwC vanuit deze ervaring nog beter kan bijdragen aan de certificering van ook andere digitale, maatschappelijke informatie.’