De behandeling van de najaarsnota

09/12/19

Vijf adviezen voor raadsleden en Statenleden

Bij veel gemeenteraden staat in deze periode de najaarsnota op de agenda, ook wel tweede bestuursrapportage genoemd. De najaarsnota geeft een update van financiële en beleidsmatige voortgang van het lopende jaar en een vooruitkijk richting de jaarrekening. ‘Voor raadsleden geeft de najaarsnota vaak een eerste tussentijds inzicht in de stand van zaken’, aldus Martine Koedijk, accountant en sectorvoorzitter binnenlands bestuur bij PwC. ‘Hoewel het nu vaak te laat is om nog fundamenteel te kunnen bijsturen, is de najaarsnota een belangrijk instrument richting de jaarrekening en het volgende jaar.'

Hoe dat instrument is te gebruiken, vertelt Koedijk aan de hand van concrete tips, zoals ze eerder al deed rondom de begroting en de managementletter of boardletter. Dezelfde adviezen gelden overigens ook voor Statenleden.

Voortgang beleid en financiën

De najaarsnota geeft een beeld van de eerste acht tot maximaal tien maanden van het lopende jaar, zowel beleidsmatig als financieel. Daarmee vervult de najaarsnota een belangrijke rol in de Planning & Control-cyclus van de gemeente. Het is eigenlijk het eerste moment waarop raadsleden op basis van een integraal stuk kunnen bijsturen. Koedijk: ‘Waar de voorjaarsnota vaak gericht is op autonome ontwikkelingen en te vroeg in het jaar komt om beslissingen op te kunnen nemen, geeft de najaarsnota vaak een vollediger beeld’. Hoe kunnen raadsleden en Statenleden de najaarsnota gebruiken om mee te sturen? Koedijk geeft vijf adviezen, bedoeld ter ondersteuning en inspiratie.

Advies een: focus op uitzonderingen

De najaarsnota staat vol met informatie. Dat maakt het voor raadsleden moeilijk snel inzicht te krijgen in de belangrijkste punten. Ons advies is om te focussen op de uitzonderingen. Vaak wordt in de najaarsnota gerapporteerd over de dingen die conform begroting verlopen. Voor u als raad is echter vooral relevant waar de afwijkingen zitten. Die afwijkingen wilt u doorgronden en waar nodig gebruiken om bij te sturen. Begin daarom met het doorlezen van de bestuurlijke samenvatting van de najaarsnota en identificeer die uitzonderingen die voor u relevant zijn. Bij het verder doornemen van de najaarsnota kunt u zich dan daarop richten.

Advies twee: wordt er gerapporteerd over de belangrijkste begrotingsdoelstellingen?

Als raadslid wilt u iets bereiken voor de maatschappij. Dat is de reden dat u in de raad zit. Dit is via maatschappelijke effecten en doelstellingen vertaald in de begroting. Beoordeel bij het doornemen van de najaarsnota dus ook of voldoende gerapporteerd wordt over de voortgang van uw (politieke) ambities. Lees de najaarsnota nog eens door met uw politieke speerpunten in het achterhoofd. Krijgt u dan voldoende informatie om te kunnen sturen en om het goede gesprek met het college te voeren? Of mist u informatie die voor u belangrijk is?

Advies drie: maak onderscheid tussen incidentele en structurele effecten

De najaarsnota informeert u over de voortgang in het jaar. Hierdoor zullen dus onder andere beleidsmatige en financiële afwijkingen gerapporteerd worden. Maar is voldoende helder voor u welke afwijkingen structureel zijn en welke incidenteel? Voor incidentele afwijkingen kunt u zich de vraag stellen of deze afwijkingen echt niet voorzienbaar waren. En voor structurele afwijkingen is belangrijk om te volgen of de structurele effecten dan ook doorvertaald worden in de begroting van het volgende jaar. Blijkt bijvoorbeeld dat de lasten voor jeugdzorg stijgen doordat de vraag naar zorg toeneemt en geeft het college aan dat dit structureel is, dan legt dit een beslag op uw mogelijkheden om in volgende jaren te investeren in nieuw beleid.

Advies vier: wat voor beeld geeft de najaarsnota in het licht van de jaarrekening?

De najaarsnota is een belangrijk document in de Planning & Control-cyclus van het lopende begrotingsjaar. Het geeft een bijstelling van het begrote rekeningsaldo en legt daarmee de basis voor uw verwachting van het jaarrekeningresultaat. En waar dit voor de financiën geldt, is dat ook zeker voor het beleid van toepassing. Gebruik de najaarsnota daarom als belangrijk meetpunt om te bepalen of u tevreden bent met wat beleidsmatig gerealiseerd is. Is het college wat u betreft op de goede weg of moet voor de jaarrekening nog even focus gelegd worden op bepaalde prestaties?

Gebruik de najaarsnota ook om bij de jaarrekening een beeld te vormen over het voorspellend vermogen van het college. Zitten er grote afwijkingen tussen najaarsnota en jaarrekening of juist maar heel beperkt? Het geeft u als raadslid een beeld van hoe goed het college is in het maken van inschattingen van het rekeningresultaat. Die wetenschap kunt u ook gebruiken bij het beoordelen van andere P&C-documenten. En mocht het voorspellend vermogen niet voldoende blijken? Hamer dan bij het college op verbetering, zodat zij en u beter onderbouwde besluiten kunnen nemen!

Advies vijf: verkrijg inzicht in de doelmatigheid van het gevoerde beleid

Het laatste advies is een meer technisch advies. Dus even doorbijten, het is de moeite waard! In uw najaarsnota zal de resultaatverwachting voor het lopende jaar bijgesteld worden op basis van de gerapporteerde afwijkingen. Maar om echt inzicht te krijgen in de doelmatigheid van het gevoerde beleid is het belangrijk het resultaat iets dieper te analyseren. Het resultaat van de gemeente bestaat namelijk uit het saldo van baten en lasten, de mutaties in reserves en als resultante van deze twee: het rekeningsaldo na bestemming.

De mutaties in reserves zijn echter feitelijk transacties binnen de gemeente: u besluit als raad zelf een reserve in te zetten ter dekking van lasten of in een reserve te storten om zo te sparen voor de toekomst. Om dus echt inzicht te krijgen hoe het gaat met de gemeente adviseren wij u daarom te kijken naar het saldo van baten en lasten voor mutaties in reserves. Als u dit vergelijkt met hetzelfde saldo uit de begroting krijgt u een meer realistisch inzicht in hoe de gemeente presteert.