Het waarborgen van compliance in 68 landen

Booking.com had behoefte aan een wereldwijd eenduidig proces voor statutaire rapportage en naleving van de belastingwetgeving, ondersteund door specialistische landspecieke kennis. Met onze managed service ondersteunt PwC Booking.com, waardoor het bedrijf meer inzicht in en grip op deze processen kreeg en de productiviteit werd verhoogd.  

Booking.com is sinds 1996 uitgegroeid van een Amsterdamse start-up voor hotelreserveringen tot de grootste dochteronderneming van het aan de NASDAQ genoteerde Booking Holdings, met meer dan 28 miljoen kamerreserveringen wereldwijd, beschikbaar in 43 talen. Na jaren van snelle groei en verdere uitbreiding door overnames wilde Booking.com een gestandaardiseerd proces opzetten voor het opstellen van statutaire jaarrekeningen en aangiften vennootschapsbelasting in de 68 landen waar het bedrijf lokale vestigingen heeft.  

Het waarborgen van compliance stond bovenaan de lijst met vereisten. Ook wilde Booking.com samenwerken met een partner die de centrale teams inzicht kan geven in de verschillende standaarden die in de 68 landen verplicht zijn, en ook hulp om compliant te blijven wanneer de lokale wet- en regelgeving verandert. Het bedrijf wilde daarnaast ook een gebruiksvriendelijk en gestandaardiseerd compliance dashboard, dat op elk moment actueel inzicht geeft in de compliance status.

In 2020 is het Connected Tax Compliance-team van PwC gaan samenwerken met Booking.com. In bijna alle landen waar Booking.com actief is, stelt PwC de statutaire jaarrekening en aangifte vennootschapsbelasting op. In ongeveer 21 van de 68 landen omvat de managed service ook het uitvoeren van de maandelijkse lokale vereiste boekhouding en de aangiften van indirecte belastingen zoals omzetbelasting.

Om het delen van gegevens te stroomlijnen en een gestandaardiseerde aanpak te creëren, gebruikt elk team van Booking.com het Sightline-platform van PwC. Het platform, de processen en de dashboards zien er voor gebruikers in elk land hetzelfde uit. PwC heeft als doel zoveel mogelijk van de processen te centraliseren via de regionale hubs van Booking.com, gevestigd in Amsterdam, Singapore en Sao Paolo.   

Een belangrijk element van de managed service is dat Booking.com-medewerkers in elk land contact kunnen opnemen met lokale PwC-teams als ze gespecialiseerd advies nodig hebben over compliance. 

‘Lokale collega's in de landen om diepgaande gespecialiseerde kennis te bieden, gecombineerd met centralisatie waar we kunnen, is de manier waarop we samenwerken’, vertelt Peter Paul Hoek, werkzaam in de Connected Tax Compliance-praktijk van PwC Nederland.  

‘Onze “managed-servicereis” met PwC heeft niet alleen de naleving van wet- en regelgeving verbeterd, maar heeft ons ook waardevolle inzichten gegeven om zakelijke kansen te identificeren en proactief de interne controle te verbeteren’, aldus Sofia Oversluizen, Global Tax Compliance Manager bij Booking.com.

In het eerste jaar van de samenwerking lag de focus op het creëren van één overzicht van compliance voor Booking.com, iets dat het bedrijf nooit eerder had gehad. De teams waren gewend om op hun eigen manier met verschillende dienstverleners te werken. Het managementteam van Booking.com zag de voordelen van een gestandaardiseerde aanpak en werkte nauw samen met PwC om ervoor te zorgen dat de noodzakelijke veranderingen plaatsvonden.  

‘Het opzetten van een managed service is een gezamenlijke reis. Samen met Booking.com, een snel groeiend en ambitieus bedrijf, hebben we gekeken naar wat voor hen de beste manier was om dit te doen', aldus Stan Berings, PwC's Connected Tax Compliance-leider in Europa, het Midden-Oosten en Afrika.    

‘Door het invoeren van een gestandaardiseerde aanpak van compliance en het werken met een managed-servicepartner kregen de financiële en fiscale teams van Booking.com meer tijd om te werken aan taken die meer waarde toevoegen’, voegt Berings toe. Dat betekent dat ze productiever kunnen zijn en meer waarde kunnen toevoegen aan de organisatie, zonder dat er nieuwe mensen moeten worden aangenomen.  

Na de succesvolle implementatie van de managed service houdt PwC regelmatig bijeenkomsten met de drie regionale financiële hubs van Booking.com om alle nieuwe uitdagingen door te nemen. Ook is er elk kwartaal een bijeenkomst met de stuurgroep om te bespreken hoe de managed service aan bepaalde KPI's heeft voldaan en om updates van de belastingwetgeving en verslaggevingsregels door te nemen. Elk jaar verzamelt PwC feedback van de Booking.com-medewerkers met wie het meest wordt samengewerkt binnen de regionale teams om nieuwe mogelijkheden tot verbetering te identificeren en deze te implementeren. 

Vooruitkijkend werken PwC en Booking.com aan het automatiseren van een groter deel van het proces voor het verzamelen van gegevens die nodig zijn voor de statutaire jaarrekeningen en belastingaangiftes, zodat de activiteiten verder worden gestroomlijnd en de efficiëntie toeneemt.