(Te) veel thuiswerken kan organisaties op termijn 1,5 miljard euro kosten

Minder samenwerking, minder betrokkenheid, isolatie en stress zorgen voor negatief effect

Als alle werknemers die dat kunnen, ook na de coronacrisis een dag extra vanuit huis gaan werken, kan dat op lange termijn leiden tot extra kosten voor hun werkgevers. Deze kosten hangen samen met de effecten van minder samenwerken, een minder grote betrokkenheid bij de organisatie en isolatie en stress. De kosten kunnen oplopen van 375 miljoen tot anderhalf miljard euro. Werkgevers kunnen wel maatregelen nemen om de risico’s van thuiswerken, en dus de kosten, te mitigeren.

29/10/20

Thuiswerken kan ‘zachte’ organisatieaspecten negatief beïnvloeden

Bij organisaties waar dat mogelijk is, werkt een aanzienlijk deel van de werknemers deels of helemaal thuis in verband met de coronacrisis. Omdat dit, mede dankzij een goede digitale infrastructuur, goed verloopt, denken veel bedrijven serieus na over permanente veranderingen in de manier waar en hoe gewerkt wordt in hun organisaties. Ons onderzoek The costs and benefits of working from home, part II laat zien dat daar risico’s aan vastzitten, die vooral betrekking hebben op de zachte kant van de organisatie: ze zijn niet onmiddellijk zichtbaar, minder tastbaar en moeilijker te kwantificeren. Bovendien zijn de effecten van thuiswerken op zaken als innovatie, productiviteit en het welzijn van medewerkers pas op langere termijn zichtbaar. Daarbij geldt tevens dat deze effecten langdurig kunnen zijn.

Kosten en baten niet zonder meer tegen elkaar afzetten

Eerder publiceerde PwC onderzoek waaruit blijkt dat de opbrengsten van thuiswerken ook groot zijn. Als iedereen die thuis kan werken een dag extra thuiswerkt ten opzichte van de situatie voor de crisis, kan dat de samenleving bijna vier miljard opleveren. Die besparingen zitten vooral in besparingen op de huur van kantoorruimte en sterk verminderd woon-werkverkeer, wat ook zorgt voor minder files, verkeersongevallen en minder investeringen in infrastructuur. De uitstoot van CO2 daalt met 606 kiloton.

De opbrengsten zoals die in het eerste onderzoek zijn gepresenteerd en de kosten uit de The costs and benefits from working from home, part II kunnen echter niet zonder meer tegen elkaar afgezet worden. Terwijl de opbrengsten (of kostenbesparingen) onmiddellijk zichtbaar zijn, doen de kosten zich pas op lange termijn voor. Bovendien profiteren zowel werkgevers, werknemers en de samenleving van de opbrengsten, terwijl de kosten die samenhangen met de ‘zachte’ organisatieaspecten bijna uitsluitend terechtkomen bij organisaties.

Risico’s van thuiswerken mitigeren

PwC gaat ervan uit dat veel werkgevers waar werken op afstand mogelijk is, ervoor kiezen in ieder geval een deel van het thuiswerken voort te zetten. Ook als social distancing achter ons ligt. Maar dit vergt ook aanpassingen in de organisatie en bij leidinggevenden. Om de risico’s van thuiswerken te mitigeren, is het bijvoorbeeld heel belangrijk dat leidinggevenden weten hoe het met hun werknemers gaat. Dat kan door het regelmatig uitsturen van vragenlijsten. Aan de hand daarvan kunnen organisaties andere maatregelen nemen.

Bij te lang thuiswerken neemt stress en eenzaamheid toe

Mensen vinden thuiswerken vaak ook heel prettig. Het geeft flexibiliteit en vrijheid. Tegelijkertijd zie je dat er ook een soort kantelpunt is. Als thuiswerken te lang duurt, neemt bij een groot aantal mensen de stress en het gevoel van eenzaamheid toe. Dat laat dit onderzoek ook zien. Bij veel bedrijven wordt kantoor een ontmoetingsplaats en thuis de plek waar je stukken uitwerkt of lijstjes afhandelt. Maar ook dat vergt heel veel van de organisatie en de mensen.

Volgens PwC is het zoeken naar een balans. Iedereen wil de positieve aspecten van het thuiswerken zoveel mogelijk behouden. Terecht, maar dan moet je ook vanaf dag één de negatieve kanten adresseren. Het gaat niet vanzelf goed.

Belangrijkste conclusies uit het onderzoek

De kosten van te lang thuiswerken komen terecht bij de werkgevers

Als alle werknemers die dat kunnen, per week een dag extra thuiswerken, kan dat op lange termijn tot een kostenstijging leiden van 375 miljoen tot anderhalf miljard euro.
Deze kosten worden veroorzaakt door de effecten van minder samenwerking, een minder grote betrokkenheid bij de organisatie en isolatie en stress.
De kosten doen zich voor op lange termijn en komen terecht bij de werkgevers.
Samenwerking met collega’s gebeurt ook vanuit huis, maar onderzoek laat zien dat de meest effectieve samenwerking ontstaat op (fysieke) plekken die het uitwisselen van ideeën stimuleren. Bovendien ontbreekt bij thuiswerken de ‘toevallige ontmoeting’ die leidt tot nieuwe ideeën. Op lange termijn gaat dit ten koste van innovatie en productiviteit. De totale kosten kunnen hiervan oplopen van 200 tot 800 miljoen euro.

Hoger verloop, hoger ziekteverzuim en lagere productiviteit

Een verminderde betrokkenheid van werknemers verzwakt de organisatiecultuur. De langetermijneffecten hiervan zijn een hoger verloop, een hoger ziekteverzuim en een lagere productiviteit. De kosten kunnen hiervan kunnen oplopen van 125 tot 500 miljoen euro.
Meer thuiswerken leidt tot meer isolatie en meer stress en een groter risico op burn-outs. De kosten hiervan bedragen tussen de 50 en de 200 miljoen euro.
Er is een kantelpunt in de betrokkenheid van werknemers. Onderzoek wijst uit dat wanneer zij langer dan drie dagen per week thuiswerken, de betrokkenheid omlaag gaat.