De rol van de financiële functie in een wendbare organisatie

Agile biedt antwoord op vraag naar wendbaarheid

Volgens PwC’er Henk Pieter den Boer kan ook de afdeling finance veel baat hebben bij de zogeheten ‘Agile-methode’. Begonnen als ontwikkelproces binnen start-ups, heeft dit gedachtegoed via technologiebedrijven inmiddels alle andere sectoren aangestoken. ‘Agile biedt een antwoord op de vraag naar wendbaarheid en is daarom snel en breed omarmd’, aldus de PwC-expert.

‘Daarbij is de scope van Agile over de jaren heen verbreed. Waar het eerst vooral binnen IT werd toegepast, zien we dat het  inmiddels ook binnen verandertrajecten zonder IT-component en binnen reguliere operationele afdelingen wordt gebruikt.’

Agile voor finance kans en uitdaging

Voor finance is de adoptie van Agile een kans én een uitdaging, stelt Den Boer. ‘Door Agile gaan organisaties écht anders werken; kortcyclisch en meer geïntegreerd. In zijn rol als “businesspartner" kan finance deze manier van werken met planning, budgettering en control organisatiebreed faciliteren. De kortere lijnen en geïntegreerde teams bieden finance verder de kans om meer invloed te hebben op de besluitvorming.’

‘Daarnaast kan Agile worden toegepast op verandertrajecten binnen de financiële functie, waarbij je kunt denken aan automatisering van accounting- en reportingprocessen. En kan er binnen de operationele processen van finance voordeel behaald worden uit het toepassen van een agile manier van werken.’

• Business controlling

Vanuit finance staan businesscontrollers het dichtst bij de business. Als de business dus besluit om Agile te gaan werken, is de verandering voor businesscontrollers daardoor het grootst. De inrichting van multidisciplinaire teams levert ze de mogelijkheid op om ook echt onderdeel van zo’n team te zijn. Dit zorgt ervoor dat controllers betrokken worden bij discussies en een directe invloed op de besluitvorming kunnen hebben.

In zo’n team kan de financiële man of vrouw  zich echt als een businesspartner gedragen. Hij of zij kan zich bezighouden met zaken als het maken van businesscases, het inschatten van marktpotentieel, het inrichten en het opstellen van rapportages en het beoordelen van resultaten.

Ook inhoudelijk zal er voor de businesscontroller een aantal zaken veranderen. Zo wordt binnen Agile over het algemeen minder geactiveerd. Enerzijds komt dit omdat er in zogeheten ‘sprints’ minder duidelijk is wanneer kosten voor activering in aanmerking komen. Anderzijds komt dit doordat bij gelijkblijvende capaciteit, kostenniveaus minder fluctueren en de noodzaak om te activeren ook kleiner is.

• Finance change

Technologie als robotisering, data-analyse, AI en machine learning maken het voor finance steeds meer mogelijk om op het juiste moment waardevolle inzichten te leveren voor strategische bedrijfsbeslissingen. Het ligt voor de hand dat de implementatie van technische toepassingen in samenwerking met de IT-afdeling op een agile manier binnen de financiële functie worden gerealiseerd. Daarbij is het wel belangrijk te beseffen dat een groot deel van de veranderingen binnen de financiële functie het gevolg is van nieuwe wet- en regelgeving. 

Door de formele deadlines en de kans op reputatieschade zijn veel bedrijven nog huiverig om dergelijke trajecten via een Agile-methode aan te pakken. Toch kan Agile ook hier van waarde zijn. Wellicht niet volledig geïmplementeerd, maar bij bepaalde onderdelen of werkstromen. Of met additionele checks and balances om in te spelen op eventueel optredende risico’s.

• Financial (transactional) accounting

De werkzaamheden van finance kenmerken zich door de uitvoering van herhalende processen waarin veel gegevens worden verwerkt (purchase-to-pay, order-to-cash, record-to-report). Binnen volwassen financiële functies zijn deze transactionele processen vaak ondergebracht in een shared service centre. Daar wordt het Lean-gedachtegoed vaak gebruikt om optimalisaties te realiseren. Lean is een managementfilosofie waarbij de klant centraal staat. Een toevoeging hierop vanuit Agile kan zijn om de beslissingsbevoegdheid zo laag mogelijk in de operatie te beleggen en zelfsturende teams ‑ naast de uitvoering van de operatie - ook verantwoordelijk te maken voor procesverbeteringen.

• Financial reporting

Financiële kwartaal- en jaarafsluitingen zijn tijdsintensieve processen die volgens een standaardproces worden uitgevoerd. Financiële professionals denken daarbij niet snel aan een agile aanpak. Toch kan zo’n afsluiting voor ze aanvoelen als een ‘sprint’ van één of twee weken. De Agile-methode kan hier handvatten bieden om het proces verder te stroomlijnen. Een gezamenlijke dagstart met alle finance-medewerkers die bij de afsluiting betrokken zijn, zorgt er bijvoorbeeld voor dat je kort op de bal zit. Door alle activiteiten die rond een afsluiting moeten plaatsvinden te visualiseren en transparant te maken, wordt ervoor gezorgd dat er niets tussen het wal en het schip valt. Crossfunctioneel samenwerken helpt issues sneller te signaleren en op te lossen.

Agile is een middel en geen doel

De Agile-methode biedt dus duidelijk mogelijkheden binnen de financiële functie. ‘Deels kan finance er ook niet meer omheen’, vindt Den Boer. ‘Zeker als de afdeling de rol van businesspartner goed wil vervullen. Vooral als het gaat om finance change zijn er veel mogelijkheden om wendbaarder te opereren. Maar daarbij is het wel belangrijk dat organisaties goed nadenken over de onderdelen van Agile die relevant zijn. Agile is een middel en niet een doel op zich.’