Financiële transformatie efficiënter door cloud-ERP

01/04/21

Cloud leent zich goed voor financiële en HR-modules

Het overplaatsen van bedrijfsprocessen naar de cloud levert veel voordelen op. Zeker als het gaat om processen op het gebied van finance en HR. Maar in hoeverre een organisatie daadwerkelijk alle processen ‘buiten de deur plaatst’, hangt sterk af van de markt of sector waarin de organisatie actief is, aldus Alexander Staal, partner en finance transformation leader bij PwC.

‘Bedrijfsprocessen in de cloud lenen zich heel goed voor de financiële en HR-modules binnen bedrijven, omdat die processen relatief generiek zijn. Elke organisatie heeft min of meer dezelfde finance- en HR-processen. Productie- of logistieke processen zijn daarentegen al snel specifiek en daardoor lastig geheel onder te brengen in een standaardproces in de cloud. Daarvoor zijn hybride modellen meer geschikt. Daarbij plaats je maar een deel van je ERP-systeem (enterprise resource planning) in de cloud’, verduidelijkt Staal.

Alexander Staal, partner en finance transformation leader bij PwC.

Populariteit van cloud blijft toenemen

De populariteit van de cloud groeit nog steeds. Vorig jaar stegen de wereldwijde uitgaven voor cloudinfrastructuurdiensten met 33 procent naar 142 miljard dollar, vergeleken met 107 miljard dollar in 2019. De coronacrisis zal daar deels in meespelen. Het op afstand werken dwingt organisaties hun digitalisering te versnellen. Daarbij kiezen ze er steeds vaker voor hun processen geheel of gedeeltelijk in de cloud te plaatsen en het beheer ervan over te laten aan zogenoemde cloud service providers.

Het gaat hier overigens om alle vormen van het gebruik van de cloud. Dus ook het naar de cloud brengen van infrastructuur, software en hardware, waarbij dit niet in alle gevallen inclusief de businessprocessen is. Deze ontwikkeling is op zich wel logisch, vindt Staal, want deze keuze levert veel voordelen op.

De voordelen van opereren in de cloud

‘Als een bedrijf zijn volledige ERP-systeem in de cloud zet, betekent dit dat het zijn systeem niet meer aanpast aan zijn processen. Zijn processen worden voortaan aangepast aan het proces dat al in de cloud zit. Een groot voordeel daarvan is dat het om een bestpracticeproces gaat. Het proces heeft zijn waarde al bewezen en updates zijn gemakkelijk centraal uit te voeren. In het verleden betekende een nieuwe release van een systeem dat een bedrijf alle aanpassingen die het in dat systeem had gedaan, opnieuw moest uitvoeren. Dat kon soms maanden duren. In de cloud gebeurt dat in een handomdraai.’

‘Daarnaast biedt een cloudtoepassing de mogelijkheid de resultaten van een bedrijf eenvoudig te benchmarken met andere klanten van de betreffende leverancier. Die zitten namelijk op exact hetzelfde proces. En een groot voordeel van de cloud is dat je als bedrijf geen grote investering hoeft te doen als je bijvoorbeeld een nieuw systeem voor je finance-processen wilt aanschaffen. Je betaalt immers vooral voor het gebruik.’

Snel reageren op veranderingen

Voor de snel veranderende financiële functie ziet Staal de cloud-ERP-oplossing dan ook als een uitgelezen manier om efficiënter te werk te gaan. ‘Niet alleen de CFO, maar de hele financiële kolom binnen een organisatie moet tegenwoordig snel kunnen reageren op veranderingen. Tevens vraagt deze tijd een financiële transformatie waarbij de CFO zijn of haar blik steeds meer vooruit richt. Een efficiënte manier van werken in de cloud helpt daarbij.’

Ondanks de voordelen van cloudoplossingen bestaat er bij sommige bedrijven ook nog ‘koudwatervrees’, ervaart Staal. ‘Die argwaan is ook wel begrijpelijk, want je legt je eigen systeem en data toch in handen van de leverancier. Sommige bedrijven zijn bang dat ze te afhankelijk worden of maken zich zorgen over de bescherming van hun data. Naar mijn idee is dat niet nodig. Voor cloudproviders is deze dienstverlening hun bestaansrecht. Ik denk niet dat een provider zijn systemen slechter beveiligt dan dat je het zelf zou kunnen doen.’

Helemaal gericht op cloudoplossingen

Volgens Staal hebben organisaties in de toekomst ook niet veel keus meer. Leveranciers van software stellen hun producten en dienstverlening helemaal af op cloudoplossingen. ‘De meeste aanbieders hebben al aangekondigd dat ze binnen afzienbare tijd stoppen met het onderhoud van de traditionele ERP-systemen. Daarmee dwingen ze hun klanten in feite de stap naar de cloud te maken.’

PwC, dat allianties heeft met SAP, Oracle en Workday, kan helpen bij die implementaties. ‘Zeker omdat wij veel functionele kennis hebben. Bij een cloudimplementatie is technische kennis minder belangrijk. Je configureert voornamelijk en programmeert veel minder. Als een bedrijf bijvoorbeeld de financiële functie in de cloud zet, is vooral kennis over de financiële processen belangrijk. Die hebben wij meer dan de traditionele system integrators in huis.’