Deponering van jaarstukken: rollen en verantwoordelijkheden
Ondernemingen zijn wettelijk verplicht om hun jaarrekening te deponeren bij de Kamer van Koophandel. Welke rol speelt de accountant hierbij en wat zijn de risico’s van niet-deponeren?
Uit recent onderzoek door de Foundation for Auditing Research en de UvA, onder leiding van Tjibbe Bosman, blijkt dat hoe dichter een onderneming bij een faillissement is, hoe kleiner de kans dat zij een controleverklaring deponeert. Om dit te kunnen vaststellen is een groep van 572 gefailleerde ondernemingen geïdentificeerd die in ten minste één van de drie jaren voorafgaand aan het faillissement aan de Wta-controleplicht moesten voldoen. Twee jaar voorafgaand aan het faillissement werden 369 controleverklaringen gedeponeerd. In het laatste jaar voor het faillissement waren dat er nog maar 62. Dus bij slechts 62 van die 572 faillissmenten is er door een accountant gecontrolereerde financiële informatie van het laatste boekjaar beschikbaar, grotendeels omdat de onderneming de jaarrekening simpelweg niet heeft gedeponeerd. Soms wordt er niet gedeponeerd omdat de onderneming er met de accountant niet tijdig uitkomt. In ieder geval leidt niet-deponeren maatschappelijk gezien tot (onnodige) schade. Gezien het publieke belang en de maatschappelijke rol van de accountant is het belangrijk om te weten wat de accountant moet doen als een onderneming haar jaarrekening niet (tijdig en juist) deponeert.
De volgende organisaties/instellingen (‘ondernemingen’) zijn verplicht om de jaarrekening te deponeren:
- besloten vennootschappen (bv’s);
- naamloze vennootschappen (nv’s);
- coöperaties;
- onderlinge waarborgmaatschappijen;
- vof’s en cv’s waarvan alle beherende vennoten buitenlandse kapitaalvennootschappen zijn;
- verenigingen en stichtingen met een onderneming die in twee opeenvolgende boekjaren minimaal zes miljoen euro per jaar omzetten;
- buitenlandse rechtspersonen met vestigingen in Nederland die in het land van herkomst ook een jaarrekening moeten publiceren: zij moeten een jaarrekening in dezelfde vorm aanleveren als in het herkomstland;
- ondernemingen die onder de Wet Formeel buitenlandse vennootschap vallen: zij moeten een jaarrekening deponeren volgens de Nederlandse regels én een jaarrekening volgens de regels van het herkomstland; daarnaast moeten zij een uittreksel uit het buitenlandse register (ook jaarlijks) deponeren;
- organisaties in enkele specifieke branches waaronder pensioenfondsen, woningcorporaties en omroepen.
Wettelijke plicht tot deponering van financiële informatie
Een onderneming is op grond van de wet verplicht om haar jaarrekening te deponeren bij het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Dit worden de publicatiestukken genoemd. Deze wettelijke verplichting zorgt ervoor dat financiële informatie beschikbaar is voor iedereen die daarin geïnteresseerd is en dat is belangrijk; wie in zee wil gaan met een onderneming (bijvoorbeeld als handelspartner of werknemer) kan via deze informatie tijdig worden gewaarschuwd in geval van een dreigend faillissement. Controleplichtige ondernemingen moeten ook een controleverklaring in de publicatiestukken opnemen. Het niet tijdig deponeren van de jaarrekening is een economisch delict en kan leiden tot een boete die in hoogte kan variëren van enkele honderden euro’s tot maximaal 21.750 euro. Naast deze boete kan het niet of te laat deponeren ook andere consequenties hebben. Mocht de onderneming failliet gaan, dan komen de bestuurders vanwege de bestuurdersaansprakelijkheid in een ongunstige positie ten opzichte van de curator.
Een andere consequentie is dat een boete leidt tot een strafblad voor de onderneming, iets wat relevant kan zijn bij vergunningen, subsidies, aanbestedingen en vastgoedtransacties. Ook zal een strafblad problemen opleveren bij het aanvragen van een verklaring omtrent het gedrag inzake rechtspersonen (VOG RP) en de Gedragsverklaring aanbesteden (GVA).
Sommige ondernemingen nemen bewust het risico op een boete omdat zij bijvoorbeeld geen financiële informatie willen geven om concurrentieoverwegingen of privacy- of veiligheidsredenen. Ook dit blijkt niet verstandig. In een rechtszaak uit 2012 bepleitte de officier van justitie dat het niet-deponeren het vertrouwen in een onderneming ondermijnt. Persoonlijke motieven mogen hier geen rol spelen.
Het niet-deponeren door de onderneming raakt ook de accountant
Zodra de accountant zich ervan bewust wordt dat de onderneming niet deponeert, is nadere actie noodzakelijk. Als een onderneming haar financiële informatie niet deponeert, kan dat immers een bedreiging zijn voor het naleven van de fundamentele beginselen door de accountant, waaronder professionaliteit en integriteit. Accountants hebben de verantwoordelijkheid te handelen in het algemeen belang. Door het niet-deponeren ontzegt de onderneming de samenleving de toegang tot die financiële informatie. Tegelijkertijd raakt dit de functie van accountants in het maatschappelijk verkeer, namelijk ervoor zorgen dat gebruikers kunnen vertrouwen op financiële informatie.
Het niet-deponeren betekent dat de onderneming wet- en regelgeving niet naleeft, al dan niet opzettelijk. Het geeft echter ook een signaal af over de professionaliteit en cultuur bij de onderneming, en roept vragen op: hoe zit het met de houding van de onderneming (‘tone at the top’), en wordt andere regelgeving ook niet nageleefd? Verder kan een onverschillige of negatieve houding van de onderneming van invloed zijn op de kwaliteit van de financiële informatie. De handelswijze van de onderneming kan indirect negatief afstralen op de accountant (professionaliteit en integriteit) en op het accountantsberoep.
In sommige gevallen kan het niet-deponeren zelfs een zogenoemde subjectieve indicator zijn voor een ongebruikelijke transactie (Wwft) of fraude.
Onderdelen weglaten uit de publicatiestukken
Een vergelijkbaar vraagstuk bestaat als de onderneming onderdelen uit de publicatiestukken weglaat. Bijvoorbeeld het weglaten van informatie over het verloop van het eigen vermogen, het gemiddeld aantal werknemers of de bezoldiging van bestuurders/commissarissen. Ook het bewust te laat deponeren (bijvoorbeeld in het kader van een op hand zijnde grote transactie) levert een vergelijkbare situatie op.
Soms komt het voor dat de onderneming een ‘voorlopige’ jaarrekening deponeert. Dit heeft pas juridische gevolgen als die stukken ook een vennootschappelijke status hebben of als ze worden gedeponeerd. Het gaat dan om:
- een vastgestelde jaarrekening met overige gegevens - waaronder de accountantsverklaring - en bestuursverslag; of
- een door het bestuur opgemaakte jaarrekening met de overige gegevens - opnieuw inclusief de accountantsverklaring.
In deze gevallen moet er worden vermeld dat de jaarrekening nog niet is vastgesteld.
De onderneming kan niet aan de verplichting tot deponering voldoen door de gegevens die het bestuur tot dan toe heeft, te betitelen als een ‘voorlopige’ jaarrekening en deze ter publicatie aan te bieden.
Als een onderneming de deponeringsplicht niet nakomt, mag van accountants worden verwacht dat zij de onderneming wijzen op de mogelijke gevolgen. Accountants zullen zich moeten inspannen om de onderneming te bewegen om wél te deponeren, zowel nu als in de toekomst. De Nadere voorschriften Non-Compliance with Laws and Regulations (NV NOCLAR) voorzien hier ook nadrukkelijk in (u leest hier meer over in de volgende paragraaf). Als de onderneming niet van plan is om te voldoen aan de publicatieplicht, dan betrekt de accountant dit bij de afweging over het voortzetten van de doorlopende opdracht of de relatie met de onderneming. De accountant houdt hierbij rekening met hetgeen een objectieve, redelijke en geïnformeerde derde zou verwachten. Bij deze afweging houdt de accountant ook rekening met de ervaringen met de onderneming en de eventuele gevolgen van het niet-deponeren voor belanghebbenden. Als de accountant zijn integriteit of professionaliteit niet kan waarborgen, dan zal hij de relatie moeten beëindigen.
NV NOCLAR
De NV NOCLAR regelen het gedrag in situaties van fraude of onrechtmatigheid waarbij het waarschijnlijk is dat het maatschappelijk verkeer actie verwacht van de accountant. Situaties die buiten de NV NOCLAR vallen, zijn bijvoorbeeld die waar accountants geen of andere werkzaamheden uitvoeren dan een professionele dienst (zie kader voor een toelichting). Alleen van accountants die een professionele dienst uitvoeren, wordt namelijk verwacht dat zij hun vakbekwaamheid als accountant gebruiken.
Als een accountant geen professionele dienst uitvoert, geldt het principe van vakbekwaamheid niet, maar nog wel het principe van professionaliteit. Zou een accountant die geen professionele dienst uitvoert, het op basis van professionaliteit nodig vinden om op een niet-naleving te reageren, dan reageert deze volgens de VGBA. Met andere woorden: het niet of onjuist deponeren is een overtreding in de zin van de Wet op de economische delicten en is dus een strafbaar feit. Hiermee valt de deponeringsplicht in principe ook onder de NV NOCLAR.
| Professionele dienst |
|---|
| Het begrip ‘professionele dienst’ is voor accountants uitgewerkt in de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Het betreft accountantswerkzaamheden waarvoor vakbekwaamheid als accountant wordt of kan worden aangewend. Het maakt daarbij niet uit op welk terrein die werkzaamheden worden verricht. Het kan dus gaan om het uitvoeren van een controleopdracht van de jaarrekening, of bijvoorbeeld het uitvoeren van een samenstellingsopdracht of het voeren van een administratie. Ook bij privéhandelingen kan er sprake zijn van een professionele dienst. Denk bijvoorbeeld aan werkzaamheden die de accountant voor zichzelf uitvoert of aan werkzaamheden in de vrije tijd voor anderen dan klanten of de eigen organisatie. Het is niet van belang of anderen daarvoor betalen. Ook werkzaamheden om niet kunnen professionele diensten zijn. Bepalend is dus of accountants hun vakbekwaamheid (kunnen) aanwenden. |
Ook een actieve rol voor de accountant om na te gaan of de onderneming aan haar deponeringsplicht heeft voldaan
Zoals eerder is aangeven, is de deponeringsplicht allereerst een verantwoordelijkheid van de onderneming en daarmee van de bestuurder(s). Vanuit de samenstellings-, beoordelings- of controleopdracht van de jaarrekening of publicatiestukken lijkt de accountant in eerste instantie niet verplicht te zijn om na te gaan of de onderneming voldoet aan haar plicht tot deponeren. Als het gaat om samenstellingsopdrachten waar de accountant vanuit NV COS 4410, paragraaf 5, de onderneming ondersteunt op het gebied van onder andere de financiële verslaggeving, leeft de accountant de relevante ethische voorschriften (VGBA) na. Vanuit die optiek heeft de accountant hier dus wel degelijk een rol. Het ligt ook voor de hand om als accountant te wijzen op de deponeringsplicht, bijvoorbeeld in een aanbiedingsbrief bij de publicatiestukken of in een gesprek. Dit ligt anders als de accountant een aanvullende afspraak of opdracht heeft om de jaarrekening of publicatiestukken voor de klant te deponeren.
Opdracht tot deponeren via Standard Business Reporting (SBR)
Steeds meer ondernemingen moeten de publicatiestukken digitaal deponeren (kleine ondernemingen vanaf boekjaar 2016, middelgrote ondernemingen vanaf 2017 en grote ondernemingen volgen binnenkort). De onderneming kan de accountant ook opdracht geven om de stukken als intermediair via SBR te deponeren. Dit komt vaak voor in het MKB. Ook in deze situatie blijft de onderneming verantwoordelijk voor de te deponeren stukken, en zij moet de accountant daarom een akkoord geven tot deponeren. Een attentiepunt is tijdigheid: deponering moet uiterlijk acht dagen na vaststelling van de jaarrekening en uiterlijk binnen twaalf maanden na afloop van het boekjaar plaatsvinden. Als de accountant als intermediair optreedt, verwacht de onderneming dat de accountant de onderneming herinnert aan een tijdige goedkeuring. De accountant is hierbij afhankelijk van informatie (wanneer wordt de jaarrekening vastgesteld) en het handelen van de onderneming (accordering). Heeft de accountant de onderneming tijdig herinneringen gestuurd en is de onderneming desondanks nalatig, dan kan de accountant een overschrijding van de termijn niet worden verweten.
Conclusie
Hoewel het deponeren van publicatiestukken de verantwoordelijkheid is van de onderneming, heeft de accountant een belangrijke rol te vervullen als de onderneming niet aan deze verplichting voldoet. Als de onderneming niet van plan is om te voldoen aan de deponeringsplicht, dan betrekt de accountant dit bij de afweging over het voortzetten van de (doorlopende) opdracht of de relatie met de onderneming. De accountant houdt hierbij rekening met hetgeen een objectieve, redelijke en geïnformeerde derde zou verwachten. Als de accountant zijn of haar integriteit of professionaliteit niet kan waarborgen, dan zal deze af moeten zien van het voortzetten van de relatie.
Contact us
