Durf te vragen: grip op actuele thema’s als commissaris of toezichthouder

Als commissaris of toezichthouder heb je met steeds meer thema’s en hogere verwachtingen te maken. Zinvol meedenken over elk onderwerp dat in de bestuurskamer ter sprake komt is zonder extra voorbereiding niet meer te doen. Daarom hebben we als PwC de publicatie ‘Durf te vragen’ ontwikkeld. Een leidraad vol – kritische – vragen over actuele thema’s. Jacobina Brinkman, Managing partner Commissarissenontmoetingen en zelf toezichthouder bij het Van Gogh Museum, Women Inc., Stadsherstel Amsterdam en sinds kort bij het Nationale Opera en Ballet, vertelt erover in dit blog. 

Toezicht houden wordt intensiever en complexer

Als collega-toezichthouder besef ik maar al te goed dat de rol van commissaris in de afgelopen jaren enorm is veranderd. Onze taak is intensiever geworden; er wordt meer van ons gevraagd en zowel de verwachtingen als de risico’s nemen daarbij toe. Want gaat er iets niet goed, dan wordt u daar als commissaris op aangesproken. Daarnaast neemt de wet- en regelgeving toe en verschijnen er geregeld nieuwe onderwerpen op de agenda. Denk bijvoorbeeld aan Europese regelgeving rondom data, cyber en AI of een thema als sociale veiligheid. Deze verschuivingen kunnen – afhankelijk van het bedrijf of de organisatie waarop u toezicht houdt – van grote invloed zijn op uw toezichthoudende rol. 

‘Weet wat u niet weet’

Door de veelheid aan nieuwe – vaak complexe – thema’s kunt u niet meer bij elk onderwerp putten uit uw eigen referentiekader. Zo weet ik precies waarop ik moet letten bij een jaarrekening, omdat ik er in mijn werkende leven honderden heb gezien. Daarentegen was het eerste rapport over cyberveiligheid dat ik onder ogen kreeg een grotere uitdaging. Toezicht houden op materie waar u minder bekend mee bent is nu eenmaal moeilijker. 

De ervaring leert dat we ons gemakkelijker richten op geijkte, vertrouwde onderwerpen die aansluiten bij onze kennis, ons vak of referentiekader. Met als gevolg dat thema’s waar een Raad van Commissarissen minder in thuis is, ook minder tijd en aandacht krijgen. Wellicht stellen we bijvoorbeeld een enkele begrijpende vraag over de impact van AI, maar is dat voldoende om de impact, risico’s en kansen ervan te doorgronden? Om onze toezichthoudende rol goed uit te voeren is het zinvol om te weten wat we niet weten en om ons daarover eerlijk, kwetsbaar op te stellen. Dat schept ruimte om elkaar aan te vullen, een verdiepingssessie te organiseren én om meer vragen te stellen.

Durf te vragen 

Omdat onze vergaderagenda’s vaak vol zijn, kan het stellen van vragen tijdens een RvC- of RvT-vergadering voelen als het verstoren van de orde. En ook zogenoemde ‘mental models’ zijn van invloed: overtuigingen als ‘ik zou dit moeten weten’, ‘ik had mijn vraag eerder moeten stellen’ of ‘anderen weten dit wél’ zorgen ervoor dat we een vraag niet stellen, die wel bij ons leeft. Terwijl in een divers samengestelde Raad juist de inbreng vanuit meerdere perspectieven en achtergronden leidt tot waardevolle inzichten. Durf daarom zowel uw eigen vragen te stellen als anderen het woord te geven en om input te vragen. Zodat u met elkaar, in samenwerking, tot een weloverwogen besluit of advies kunt komen dat alle belangrijke aandachtsgebieden afdekt. 

Voor elk thema tien zinvolle vragen  

In tegenstelling tot jaren geleden kunnen we als commissarissen en toezichthouders niet meer alles weten over de thema’s die we in de bestuurskamer bespreken. Daarom hebben we bij PwC de nieuwe publicatie Durf te vragen ontwikkeld. Een leidraad met handige, zinvolle vragen over een diversiteit aan thema’s. Bedoeld om u op weg te helpen en te inspireren tot het stellen van vragen – juist over onderwerpen waarvan u misschien niet zoveel kennis heeft.

De publicatie is tot stand gekomen naar aanleiding van onze Commissarissenontmoetingen – bijeenkomsten met een kleine groep toezichthouders over diverse actuele thema’s – en zullen we blijven aanvullen. Speelt er in het bedrijf waarvan u commissaris bent een situatie rond ongewenst gedrag? Staat er een stuk over de energietransitie en duurzaamheid op de agenda? Of moet u een besluit goedkeuren rondom databeveiliging? Over al deze thema’s – en meer – vindt u kritische, inhoudelijke vragen in deze publicatie. Pak het erbij als er een, voor u onbekender, onderwerp op de agenda staat of als u inspiratie op wilt doen om uw toezichthoudende rol zo goed mogelijk in te vullen!