De vier Qualified Intermediary compliance pijlers

De QI-status brengt verplichtingen met zich mee. Om compliant te zijn, vormen de volgende vier pijlers een belangrijk onderdeel van het proces.

Identificatie & documentatie

Volledige en correcte documentatie is noodzakelijk om verlaagde bronbelastingtarieven toe te passen op betalingen aan klanten (of zakenpartners); wijzigingen van die regels dienen zorgvuldig te worden gecontroleerd.
Als klanten van buiten de VS willen profiteren van verlaagde bronbelastingtarieven, moet door de klant worden bevestigd dat is voldaan aan de zogenaamde "Limitation on benefits"-clausule (bijv. via een verdragsverklaring of W-8BEN-E formulier).
Sommige QI's passen de zogenaamde "gezamenlijke rekeningbepaling" toe (voor bepaalde partnerschappen en trusts). Onder de QI-overeenkomst zijn de voorwaarden en documentatie die vereist zijn voor de toepassing van deze regel anders. QI’s dienen (1) te analyseren of de regel nog steeds kan worden toegepast en (2) hun documentatie updaten.
QI's moeten hun QI-klantidentificatie- en documentatieprocedures afstemmen op de FATCA, AVG en KYC (AML) procedures om te controleren op tegenstrijdige informatie, maar ook om synergieën op te sporen, zodat niet alleen de efficiëntie maar ook de klantervaring kan worden verbeterd.

Jaarlijkse processen

Rapportage

Elektronische aanlevering van jaarlijkse informatierapportage op bijvoorbeeld de 1042-S en 1099 formulieren. QI’s dienen een tool te implementeren of externe ondersteuning zoeken voor deze aanleveringen.
De rapportageformulieren bevatten vrijwel elk jaar wijzigingen; wijzigingen in deze formulieren dienen zorgvuldig te worden gecontroleerd.
Jaarlijkse reconciliaties van rapportage en belastingafdracht op de 945 en 1042 formulieren betekenen dat het belangrijk is om processen over de betrokken groepsentiteiten op één lijn te brengen die worden samengevoegd tot een enkel rapporterende Taxpayer identification Number. Reconciliatie met de upstream-agenten die rapporteren aan de QI is van cruciaal belang.
Het gebruik van IRS-transcripties helpt discrepanties te verminderen na het indienen van de 1042 en 945 formulieren. Toegang tot het IRS Transcript Delivery System is meestal nodig om QI's deze transcripties te laten downloaden. Historisch gezien kunnen echter alleen bepaalde Amerikaanse personen met Amerikaanse Social Security Numbers toegang krijgen tot dit systeem.

Belasting inhouding

Productanalyse is nodig om te begrijpen welke producten aanleiding geven tot in te houden en te rapporteren betalingen. Verder onderzoek is vereist voor bepaalde producten die niet onder de QI-overeenkomst vallen en waarvoor de niet-Amerikaanse financiële dienstverlener in plaats daarvan als NQI moet blijven optreden.
Een QI kan (al dan niet) de primaire verantwoordelijkheid voor belastinginhouding op zich nemen. Als de QI deze primaire verantwoordelijkheid niet heeft aanvaard, dient zij haar upstream-betalingsagent(en) te instrueren en in staat stellen om de belastinginhouding uit te voeren. Deze zogenaamde Secondary QI's blijven aan het einde van het desbetreffende jaar verantwoordelijk voor de rapportage.
In het geval een QI of haar upstream-betalingsagent te weinig belasting inhoudt (underwithholding), heeft de QI een resterende verantwoordelijkheid voor het inhouden van belastingen. Een dergelijke QI blijft aansprakelijk voor te weinig ingehouden of niet-afgedragen belastingen.
QI's die de primaire verantwoordelijkheid voor belastinginhouding op zich nemen, en Secondary QI's die een resterende verantwoordelijkheid voor het inhouden van belastingen hebben, dienen een belastingafdracht infrastructuur met de IRS op te zetten via EFTPS.
Herclassificatie van (niet-Amerikaanse) betalingen als betalingen van Amerikaanse oorsprong (US sourced payments) voor bepaalde aandelenderivaten verhoogt de complexiteit (bijvoorbeeld Sectie 871 (m) en QDD-status).

Het driejarige periodieke proces

Compliance & Governance

Het QI-compliance programma, inclusief de processen en controles, dient zo te worden opgezet dat de wisselwerking daarvan met de vereisten van de Nederlandse en EU-wetgeving, zoals uit de AVG, juist verloopt.
De QI is vereist om een Responsible Officer aan te wijzen die toeziet op de effectiviteit van het compliance programma en die periodieke certificeringen aflevert aan de IRS, waarin compliance met QI en FATCA wordt bevestigd. In deze certificering dienen materiële fouten (material failures) of gevallen van verzuim (events of default) te worden vermeld (zoals gedefinieerd in de QI-overeenkomst) en moeten acties van remediëring worden uitgelegd.
Voorafgaand aan de driejarige periodieke certificering dient er een periodieke review te worden uitgevoerd op een aangewezen jaar binnen die driejarige periode door een voldoende onafhankelijke en gekwalificeerde beoordelaar.

Voldoet u al aan deze vier pijlers? Of heeft u hulp nodig bij het implementeren van deze vier pijlers in uw organisatie? PwC assisteert en begeleidt u graag in het proces. Neem contact met ons op om te zien wat PwC voor u kan betekenen.