Systeemtransitie naar een nieuw douaneaangiftesysteem

De uitdagingen van een transitie

Bij de overgang naar een nieuw douaneaangiftesysteem zijn er altijd uitdagingen. PwC, als wereldleider in douane- en internationale handels- en technologiediensten, kan waardevolle hulp bieden bij de overgang naar een nieuw douaneaangiftesysteem zoals DMS of DVA. Wij hanteren daarbij een solide stappenplan, met aandacht voor:

• Vereisten in kaart brengen: Douanevereisten moeten worden vertaald naar technische configuratie voor een soepele migratie naar een nieuw systeem. De specialisten van PwC hebben uitgebreide expertise in douanevereisten en hebben een sterke staat van dienst in het vertalen van de vereisten voor een douaneaangiftesysteem naar nieuwe of bestaande douaneaangiftesoftware die door bedrijven wordt gebruikt. Dit natuurlijk naast de diepgaande technische douanekennis, die zorgt voor een overgang die ook voldoet aan de wettelijke vereisten.
• Technische complexiteit: Het implementeren of updaten van douanesoftware om verbinding te maken met een nieuw douaneaangiftesysteem vereist technische expertise en middelen. Het omvat datamigratie, systeemintegratie en het waarborgen van compatibiliteit met de bestaande infrastructuur. De technologie experts van PwC hebben diepgaande kennis van douanesoftware systemen en kunnen begeleiding bieden bij systeemselectie, integratie en maatwerk.
• Training en change management: De overgang naar een nieuw systeem vereist training van medewerkers over hoe ze het nieuwe platform moeten gebruiken. Change management strategieën moeten worden ontwikkeld om een soepele adoptie te waarborgen en disrupties te minimaliseren. PwC begrijpt het belang van change management bij succesvolle systeemovergangen. Ze kunnen change management strategieën ontwikkelen, training bieden, helpen bij het bijwerken van processen en procedures die een soepele adoptie en gebruik van een nieuw aangiftesysteem ondersteunen.
• Betrokkenheid van stakeholders: Succesvolle migratie naar een nieuw systeem vereist samenwerking en betrokkenheid van verschillende stakeholders, waaronder douaneautoriteiten, ondernemers en technologieaanbieders. Effectieve communicatie en coördinatie zijn essentieel voor een soepele overgang. De wereldwijde aanwezigheid en branchekennis van PwC stellen hen in staat om effectieve communicatie en samenwerking tussen douaneautoriteiten, bedrijven en technologieaanbieders te faciliteren.

Met de expertise en ondersteuning van PwC kan de overgang naar een nieuw douaneaangiftesysteem soepel en succesvol verlopen. De op maat gemaakte oplossingen en wereldwijde ervaring van PwC kunnen bedrijven helpen de complexiteit en uitdagingen die gepaard gaan met de overgang te navigeren.

Onze ervaringen

Elke systeemovergang heeft zijn eigen uitdagingen, maar ook kansen. Er zijn echter enkele algemene lessen die wij hebben geleerd op basis van onze ervaringen met systeemovergangen in de afgelopen jaren.

• Verschillende douanesoftware: PwC heeft ervaring met systeemovergangen, gefaciliteerd door verschillende douanesoftware oplossingen. Zelfs dezelfde systeemovergang, zoals de migratie naar DSM in Nederland, kan volledig verschillend zijn, afhankelijk van de gekozen douanesoftware oplossing. Waar bijvoorbeeld de ene softwareleverancier proactief zal handelen en zijn systeem zal updaten naar de nieuwe vereisten, zal een andere softwareleverancier helemaal niets veranderen en is het aan het bedrijf om de vereiste wijzigingen te configureren. PwC past zijn werkwijze aan, afhankelijk van het bedrijf en de aanwezige douanesoftware oplossing.
• Uw bedrijf kennen: PwC investeert in het leren kennen van uw bedrijf en toeleveringsketen, om ervoor te zorgen dat ze echt weten wat belangrijk voor u is. PwC gelooft sterk dat deze kennis en relatie de sleutel is tot een succesvolle overgang.
• Master Data wijzigingen: Het is erg belangrijk om een grondige Master Data (her)beoordeling te doen, aangezien verschillende data-elementen mogelijk (en zullen) moeten worden ingevuld in het nieuwe douanesysteem. Een deel van het leren kennen van uw bedrijf is het beter begrijpen van uw Master Data. Op basis van de bestaande Master Data en de expertise over datavereisten, beoordeelt PwC welke data-elementen moeten worden gewijzigd, toegevoegd of verwijderd.
• Testen: Het testen van de juiste scenario's is een sleutelelement voor een succesvolle migratie. PwC weet welke scenario's belangrijk zijn en niet mogen worden vergeten. Op basis van de kennis van uw bedrijf en toeleveringsketen zorgt PwC ervoor dat alle relevante scenario's (en niet alleen de 'happy' scenario's) voldoende worden getest voordat ze live gaan.
• Training: Bij de migratie naar een nieuw systeem zijn er altijd processen die zullen veranderen. Betrokken teams en medewerkers die gebruik maken van de systemen moeten goed worden getraind om in het nieuwe systeem te werken. Dit is een sleutelelement om naleving na de overgang te garanderen. PwC is gespecialiseerd in het bieden van training aan bedrijven om uit te leggen wat er is veranderd, welke datavelden verplicht zijn, welke data in een veld moet worden ingevuld, enz. Maar minstens zo belangrijk, PwC legt uit waarom bepaalde elementen zijn veranderd en wat de gevolgen zijn als niet aan de nieuwe vereisten wordt voldaan.
• Contact met de Douane: PwC bouwt goede relaties op met betrokken douaneautoriteiten, wat zal helpen in geval van mogelijke problemen. Deze kunnen gemakkelijker worden aangepakt en antwoorden worden over het algemeen sneller ontvangen.