Kwaliteit

Betere fiscale informatie met uw ERP-systeem

Een systeem voor Enterprise Resource Planning (ERP) kan u helpen om de kwaliteit van uw belastingrapportages en aangiftes te verbeteren. Daarvoor moet vooral de kwaliteit van de onderliggende gegevens worden verbeterd. Het stelt u in staat te voldoen aan de fiscale compliance-vereisten.

Compliance en kwaliteitsverbeteringen

Het is van groot belang om tijdens een ERP-implementatie zorgvuldig na te denken over de set-up van uw ERP-systeem, zodat u zowel aan kritieke fiscale compliance-vereisten kunt voldoen als uw fiscale processen en rapportages kunt verbeteren – ongeacht of de nadruk voor u ligt op indirecte belastingen, directe belastingen of ‘transfer pricing’.

De kwaliteit van fiscale rapportage hangt af van de kwaliteit van de gegevens die uit het ERP-systeem kunnen worden gehaald. Daarom ondersteunen wij u om voor elk type belasting de kwaliteit van de onderliggende gegevens te borgen.

Met de volgende stappen helpen wij u bij het verbeteren van de kwaliteit van uw belastingrapportages:

Accurate gegevensinvoer.
Berekeningen die voldoen aan de vereisten voor uw geconsolideerde groepsjaarrekening en uw statutaire jaarrekening.
Controle van ERP-stamgegevens (klant, leverancier, materiaal, G/L, enz.) om te borgen dat uw btw en andere belastingverplichtingen correct zijn.
Verdere automatisering van de fiscale processen in het ERP-systeem om handmatige fouten uit te sluiten.

Indirecte belastingen

Realtime rapportageverplichtingen

De trend van steeds striktere (realtime) rapportageverplichtingen voor indirecte belastingen zoals btw gesteld door overheden en belastingautoriteiten (zowel in EU als in niet-EU landen), vergt veel van een organisatie. Op dit moment zijn btw-afdelingen vaak veel tijd kwijt aan handmatige correcties voordat zij de btw-aangiften kunnen indienen bij de belastingdienst. In het licht van de (aankomende) realtime elektronische rapportageverplichtingen, is er geen tijd meer voor handmatige correcties van aangiften. De gegevens die uit uw ERP-systeem komen, moeten direct juist zijn. Wij helpen u om een hoogwaardige btw-setup in uw systemen te implementeren zodat u aan realtime rapportage verplichtingen kunt voldoen.

Btw-behandeling automatisch bepalen

Om dit te bereiken, dient uw ERP-systeem op de juiste manier te worden ingericht vanuit een btw-perspectief. Het is cruciaal dat alle relevante gegevens uit uw ERP-systeem correct, volledig en op tijd beschikbaar zijn voor zowel interne als externe rapportagedoeleinden. Bedrijfsstromen moeten zo zijn opgezet dat het mogelijk is de btw-behandeling automatisch te bepalen. Daarnaast is het belangrijk om een wereldwijde basis set-up te hanteren om zaken als factuurvereisten en ‘tax codes’ zo veel mogelijk te harmoniseren. Ook dient uw masterdata correct te zijn opgezet om een onjuiste btw-bepaling en onjuiste rapportage te voorkomen. Voorbeelden van relevante masterdata zijn: classificatie van het materiaal, btw-registratienummers van afnemers en goederencodes.

‘Tax engine’ of compliance-oplossing

Als het niet mogelijk is om de btw-bepaling en rapportage direct vanuit uw ERP-systeem te herleiden, kan een ‘tax engine’ of compliance-oplossing een optie zijn. Er zijn veel leveranciers die software aanbieden voor btw-bepaling en rapportage. Dit soort oplossingen zijn vooral nuttig als u complexe bedrijfsstromen heeft of meerdere ERP-systemen gebruikt. Vaak bieden deze oplossingen ook nog andere voordelen zoals onderliggende workflows, audit-‘trails’, data-analyse en connecties met portals van verschillende belastingautoriteiten. Wij ondersteunen u graag bij het afwegen van de mogelijkheden.

Directe belastingen

Eenvoudig toegang tot gewenste informatie

De gegevens in uw ERP-systeem moeten nauwkeurig, volledig, consistent, betrouwbaar en actueel zijn om een juiste belastingberekening voor de jaarrekening en belastingaangifte te kunnen opstellen. Als de gegevens niet goed worden vastgelegd of niet bruikbaar zijn, is de uitkomst van uw belastingberekening per definitie onjuist. Daarom is het van belang de grootboekrekeningen en stamgegevens goed in te richten in uw ERP-systeem. Verder wilt u een ‘audit proof’ ERP-systeem, zodat u alle benodigde informatie kunt verzamelen in geval van vragen van of geschillen met de belastingdienst. Wij helpen u het ERP-systeem zo in te richten dat u eenvoudig toegang heeft tot de informatie en deze makkelijk kunt onttrekken.

Standaard grootboek

Zo is het zinvol om een standaard grootboek op te zetten voor consistente en kwalitatief goede financiële informatie. Een standaard grootboek verrijkt uw dataset doordat u alle transacties in een bepaalde periode kunt opsplitsen in subcategorieën. Voldoende detaillering van het grootboek maakt het ook mogelijk diverse commercieel-fiscale verschillen te automatiseren om zowel het jaarrekening- als aangifteproces te ondersteunen. De kwaliteit van uw berekeningen wordt hoger door minder handmatige stappen in het proces.

Automatiseren en stamgegevens in lijn brengen

Daarnaast adviseren wij u om de stamgegevens van uw ERP-systeem grondig te analyseren en met elkaar in lijn te brengen. In het geval van verschillende grootboeken dienen bijvoorbeeld de bedrijfscodes, ‘profit centers’ en ‘cost centers’ correct te zijn en op elkaar te worden afgestemd om een juiste berekening te maken per juridische entiteit. Ten slotte zal de consolidatie van de fiscale juridische entiteit transparanter worden door de automatisering van ‘intercompany’-transacties en eliminatieboekingen.

‘Transfer pricing’

Accurate basisinformatie

Complexe bedrijfsketens maken de financiële segmentatie van entiteiten voor transfer pricing doeleinden ingewikkelder en ondernemingen worden steeds vaker geconfronteerd met ingewikkelde fiscale en transfer pricing regelgeving. Transfer pricing compliance is in grote mate afhankelijk van informatie uit het ERP systeem en daarom is het belangrijk dat de basisinformatie in het ERP-systeem accuraat is en moet de kwaliteit van de data gewaarborgd zijn. Wij helpen u daar graag bij.

Risico’s beheren

Door implementatie van traceerbare en controleerbare oplossingen met sterke procescontroles en een goede onderlinge coördinatie en samenwerking tussen belanghebbenden, kunnen de transfer pricing risico’s worden beheerst. Bovendien zal het inbouwen van kost en/of winstmarges en allocatiesleutels in het ERP systeem de afhankelijkheid van excelberekeningen verkleinen en de uitkomsten nauwkeuriger maken. Daarnaast is het mogelijk om functionaliteit in het ERP systeem in te bouwen om de relevante transfer pricing trial balance beschikbaar te hebben waardoor het doorlopende monitoringproces kan worden gefaciliteerd. Hierdoor wordt de inspanning voor het monitoring proces gereduceerd en de frequentie en hoogte van aanpassingen per jaareinde verlaagd.

Vereisten integreren in ERP

In alle gevallen zijn er altijd mogelijkheden om meer transfer pricing eisen (of “requirements”) in te bouwen in het ERP systeem. Wij helpen u met een optimale implementatie van het ERP systeem zodat het aantal handmatige processen en menselijke fouten afneemt.