Use case: Continuous Monitoring Platform

“Grote zakelijke dienstverlener automatiseert het testen van interne controlemaatregelen voor fiscaliteit op een real-time basis.”

Uitdaging van de klant

Het Tax team is verantwoordelijk voor de uitvoering van een groot aantal (voornamelijk handmatige) tax controls, bedoeld om de fiscale risico's richting de in te dienen aangiften te mitigeren. De risk & control matrix is vastgelegd in Excel. Het team besteedt een groot deel van de tijd en middelen aan het testen van controls die in 99% van de gevallen doeltreffend blijken te zijn. Uitvoering dient altijd plaats te vinden aan het einde van de maand wanneer het Tax team eigenlijk al overbelast is. Daarnaast vereist het veel vastleggingen in Excel, ook wanneer een positief resultaat is geconstateerd. Tijdrovend, arbeidsintensief en niet altijd uitdagend werk, dat moet toch anders kunnen?

Aanpak

Het Smart Automation en Quantitative Solutions team heeft het Continuous Monitoring Platform (CMP) geïmplementeerd voor de belastingen. Het platform helpt om de fiscale risico's te beheersen, de fiscale inzichten te verbeteren en efficiënt managementinformatie te genereren door middel van real-time monitoring van transacties met een geautomatiseerde workflow die wordt aangeroepen wanneer een omissie is geconstateerd. De controls worden één keer per dag aan het einde van de dag geautomatiseerd getest waarbij een verantwoordelijk medewerker de volgende ochtend direct met de exceptie aan de slag kan en eventueel een tijdige correctie kan maken.

Resultaat

Met het CMP is voor de klant een belangrijke stap gezet in de doorontwikkeling naar digitale fiscale beheersing, de objectieve vaststelling dat men ‘in-control’ is. Op basis van de opvolging van de workflows zijn correcties direct gedocumenteerd en met de audit trail is de verantwoording altijd objectief.

Door inzet van het CMP heeft de klant de volgende voordelen behaald:

Zekerheid over de effectieve afdekking van de belangrijkste risico's en de uitvoering van de interne controle op fiscaliteit.
Controle op alle transacties in plaats van deelpopulaties aangewezen met steekproeven.
Effectiever inzetten van mensen die hun tijd kunnen besteden aan complexe uitdagende vraagstukken.

Verder heeft de klant het vermogen om zekerheid te verschaffen over de kwaliteit van de fiscale controlemaatregelen en de resultaten daarvan, zowel aan interne als aan externe belanghebbenden. Voor deze organisatie van grote waarde omdat hiermee invulling wordt gegeven aan de vereisten die de Belastingdienst in het kader van doorontwikkeld horizontaal toezicht stelt.