Target Operating Model

Een goede structuur

Een Target Operating Model (TOM) wordt gebruikt om te beschrijven hoe een organisatie haar producten en diensten aanbiedt. Het is opgebouwd vanuit de strategie van de organisatie en beschrijft hoe deze haar mensen, informatie, processen en IT-systemen inzet om de klantpropositie daadwerkelijk te leveren.

Voor ontwerp en inrichting van een APF moet een groot aantal inrichtingsvraagstukken beantwoord worden. Deze vraagstukken liggen onder meer op het gebied van de commerciële propositie, besturing, sourcing van bedrijfsprocessen en onderliggende technologische keuzes. Deze vraagstukken zijn veelal onderling afhankelijk en moeten daarom ook in onderlinge samenhang bezien worden. Een TOM biedt een goede structuur waarmee deze vraagstukken opgelost kunnen worden en daarmee vertaald worden naar de daadwerkelijke organisatie die voor de APF noodzakelijk is.

Drie kernvragen van een Target Operating Model

De eerste vraag is: wordt gekeken vanuit het perspectief van de oprichter of vanuit die van het (nog niet bestaande) APF? Dit is belangrijk omdat beide entiteiten verschillende belangen kunnen hebben. Als de oprichtende partij een pensioenuitvoeringsorganisatie (PUO) is, creëert die met het APF een nieuwe klant die een aantal diensten afneemt van de PUO. Het APF behartigt de belangen van de deelnemers, en kan als gevolg daarvan ook bij andere dienstverleners voor uitbesteding van specifieke administratie of asset management activiteiten te rade gaan. Bij het beantwoorden van dit vraagstuk spelen de afspraken die het APF maakt met haar uitbestedingspartners een rol, zijnde de PUO die het APF opricht of andere service providers.
Vervolgens geldt er de vraag wat de strategie van het APF is. Wanneer is het APF succesvol? Wat is hiervoor nodig en hoe wordt dit gerealiseerd? Wat is de strategische agenda, welke kaders stellen we vast bij het ontwerpen van het TOM?
Ten derde is het zaak een heldere klantpropositie te ontwikkelen. Wat is de kern van de dienstverlening van het APF? Hoe krijgt de pensioenuitvoering en het vermogensbeheer vorm? Wat staat klanten te wachten op het gebied van collectiviteitskringen? In welke mate hanteert het APF een standaardregeling als basis met slechts beperkte ruimte voor fonds specifieke elementen? Dit laatste is ons inziens onontkoombaar om de, door het kabinet verwachtte, schaal- en daarmee kostenvoordelen te behalen. Echter, om fondsen te interesseren lijkt een mass-customization aanpak het meest kansrijk. Hierbij worden de voordelen van een standaard platform gecombineerd met (gepercipieerd) maatwerk voor de fondsen. Mass customization is daarentegen weer complexer en duurder om in te regelen.

Een APF doet niet alles zelf

De standaard elementen die bij het opstellen van een Target Operating Model van een APF uitgewerkt moeten worden zijn: strategie, klantpropositie, organisatie dimensies (mensen, organisatie, processen, technologie en informatie), bedrijfsstructuur en performance management.

Het APF zal voor een groot deel van zijn interne bedrijfsfuncties gebruik maken van andere dienstverleners. Het ligt, om redenen van tijd en kosten, niet voor de hand dat een APF een eigen IT-platform inricht, nieuwe processen ontwerpt, en een team aanstelt om de uitvoering handen en voeten te geven. Aangezien het TOM een antwoord geeft op de wijze hoe het APF mensen, informatie, processen en de IT-systemen inzet om haar ambitie te realiseren, zal hier grotendeels gebruik worden gemaakt van de aanwezige middelen bij zijn uitbestedingspartners. De interne functie ‘contractmanagement’ kon wel eens een onderschatte, maar cruciale interne functie van het APF zijn.