Wanneer is een audit goed genoeg?

Het verbeteren van de kwaliteit van audits of accountantscontroles blijkt in de praktijk een weerbarstig proces. Naast technische en procesmatige oorzaken blijken er culturele en organisatorische redenen te zijn die de kwaliteit van accountantscontroles bepalen. Waarom is verbetering van de kwaliteit hiervan zo moeilijk te realiseren, ondanks de vele inspanningen en toezeggingen? Promotieonderzoek van PwC’er Wendy Groot geeft antwoord op deze vraag.

Het accountantsberoep speelt een cruciale rol in het waarborgen van vertrouwen in het maatschappelijk verkeer. Deze rol gaat verder dan het simpelweg naleven van regelgeving. Het gaat om het versterken van vertrouwen, zowel binnen de maatschappij als tussen toezichthouders en accountants. Accountantsorganisaties kunnen hieraan bijdragen door te leren van fouten en verbeteringen centraal te stellen. Toch blijkt het verbeteren van de kwaliteit van accountantscontroles in de praktijk een weerbarstig proces.  

Externe druk in het accountantsberoep

De beroepsgroep van accountants heeft te maken met diverse spanningsvelden. Zo dient men aan de ene kant het maatschappelijk belang maar opereren accountantsorganisaties aan de andere kant als commerciële ondernemingen, met prikkels om klantgericht te werken. Deze spanning wordt verder vergroot door externe druk. In Nederland heeft de toezichthouder de afgelopen jaren meerdere malen kritiek geuit op de kwaliteit van controles, wat leidde tot een intensivering van toezicht en strengere regels. 

Eerder internationaal onderzoek schetst een beeld van accountantsorganisaties die geneigd zijn om veranderingen door te voeren, gericht op legitimiteit naar buiten toe, maar dat deze vervolgens niet altijd voldoende blijft hangen in de dagelijkse praktijk. Dit onderzoek geeft inzicht in hoe er op deze externe druk gereageerd wordt, de wijze waarop in de praktijk gewerkt wordt aan kwaliteitsverbetering en hoe accountants en accountantsorganisaties kunnen leren van fouten.  

Leren van fouten: eenvoudiger gezegd dan gedaan

Een belangrijke manier waarop accountantsorganisaties hun maatschappelijke waarde kunnen vergroten is door te leren van fouten. Zij zijn – mede door de aandacht voor het leren van fouten vanuit externe partijen zoals de NBA en AFM – gestart met het implementeren van een oorzakenanalyse-praktijk. In sectoren zoals de zorg en de luchtvaart is een oorzakenanalyse al breed geaccepteerd, maar mijn onderzoek toont aan dat deze methode niet direct past in de auditpraktijk.

Het onderzoek laat zien dat dit onder andere te maken heeft met een vaak defensieve houding ten opzichte van fouten. Eerder onderzoek van Anna Gold en collega’s (2022) toonde aan dat accountants vaak defensief reageren op fouten, wat leidt tot een cultuur waarin fouten niet worden gezien als leermomenten maar eerder als bedreigingen. Deze houding wordt versterkt door een zekere professionele trots van accountants, druk van toezichthouders en de angst voor reputatieschade. Dit belemmert de effectiviteit van oorzakenanalyse. Bovendien kan er onenigheid zijn over wat een (belangrijke) fout is en wanneer een accountantscontrole ‘goed genoeg’ is.  

Goed genoeg: vermijd functioneel dom werk

Onduidelijkheid over wanneer een accountantscontrole goed genoeg is, en wanneer een fout dus écht een (belangrijke) fout is, bemoeilijkt het leren van fouten. Toezichthouders en accountants lijken verschillende inzichten te hebben over wat belangrijke fouten zijn. Wanneer er geen overeenstemming is over wat goed en fout is, wordt het leren van fouten lastig.  

Uit het onderzoek blijkt dat accountants veelal de perceptie hebben dat toezichthouders zoeken naar tekortkomingen en zich met name richten op de documentatie van de accountantscontrole, terwijl accountants vooral belang hechten aan de daadwerkelijke uitvoering van de controlewerkzaamheden. Tegelijkertijd leeft het beeld bij de accountants dat de gebruiker van de jaarrekening beide zaken minder belangrijk vindt, zolang de jaarrekening maar geen materiële fouten bevat.  

Echter, door de verschillende ideeën over wanneer een accountantscontrole goed genoeg is, worden accountants minder zeker van hun professionele oordeelsvorming. Hierdoor laten zij zich vaker leiden door wat zij denken dat de toezichthouder verwacht. In sommige gevallen kan dit – geparafraseerd van Westermann en collega's (2019) – leiden tot functioneel dom werk: werkzaamheden die vooral gericht zijn op externe compliance, zonder daadwerkelijk bij te dragen aan de kwaliteit van de controle. Voeg hier de oorlogsverhalen aan toe van een agressieve toezichthouder, die sterk naar voren komen in zowel dit onderzoek als voorgaande onderzoeken, en de druk om geen fouten te maken neemt verder toe.

Volledige overeenstemming over wanneer een accountantscontrole goed genoeg is, blijft waarschijnlijk een illusie. Toch is een constructieve dialoog tussen accountants(organisaties), toezichthouders, wetenschappers en andere belanghebbenden belangrijk. Om zo afscheid te nemen van procedureel dom werk, of in ieder geval verdere uitbreiding hiervan te voorkomen.

Verandering: tussen symboliek en werkelijkheid

Als een accountantsorganisatie leert van fouten kunnen deze lessen leiden tot veranderingen binnen de organisatie. De prikkels die veranderingen veroorzaken ontstaan niet alleen door oorzakenanalyses, maar komen ook voort uit een veelvoud van interne en externe en soms conflicterende signalen. En ook al kunnen verandertrajecten, zoals een sterkere focus op de kwaliteit van de controle, met de beste intenties starten, het onderzoek laat zien dat de daadwerkelijke implementatie in de praktijk niet altijd duidelijk is.

Verandering is geen eenmalige interventie, maar een continu proces van kalibreren en aanpassen. Substantiële verandering laat zich niet aanpakken als een audit; kort-cyclisch, meetbaar en actiegericht. Verandering is rommelig en meestal jaaroverstijgend, soms zelfs langer dan de termijn van een bestuursperiode. Deze tijd gunnen accountants zichzelf niet altijd. En de perceptie is dat externe partijen, zoals toezichthouders, deze tijd evenmin toestaan. Hoewel accountants externe druk niet als prettig ervaren, herkennen zij wel de noodzaak.

Daarnaast is het balanceren tussen de verschillende, conflicterende signalen complex, zeker in een organisatie met professionals en partners die veel waarde hechten aan hun autonomie. Veranderingen worden veelal in de praktijk gebracht door accountants. En alhoewel zij de dagelijkse auditpraktijk door en door kennen, zijn zij over het algemeen niet getraind in verandermanagement. Dit sluit aan bij eerder onderzoek, dat de complexiteit van veranderingen binnen professionele dienstverleningsorganisaties, zoals accountantsorganisaties benadrukt. 

Toch speelt symboliek een belangrijke rol. Het signaleren van een bereidheid tot verandering, zowel intern als naar toezichthouders toe, is essentieel om vertrouwen te behouden en legitimiteit te waarborgen. De uitdaging ligt in het vinden van meer balans tussen haalbare termijnen en ruimte voor een rommelig, herhalend en continu veranderproces. Daarnaast moet er gebalanceerd worden tussen symboliek en substantie, om de effectiviteit van verandering te vergroten.