De voordelen en uitdagingen van hybride werken

Voordelen van hybride werken

De verschuiving naar hybride werken biedt organisaties een kans om de werkplek en de organisatiecultuur te herzien: een betere balans tussen werk en privé, minder woon-werkstress, een betere CO₂-voetafdruk en locatie-onafhankelijkheid zijn voorbeelden. Daarnaast lijkt het erop dat als teams in de toekomst niet de mogelijkheid van hybride werken bieden, dit zou kunnen leiden tot minder betrokkenheid van werknemers, een lager welzijn en meer uitstroom van teamleden.

Uitdagingen van hybride werken

Naast de kansen die hybride werken biedt, is het ook belangrijk dat u bewust bent van mogelijke uitdagingen. Wij hebben voor onze klanten en vanuit onze eigen ervaring onder andere de volgende uitdagingen geïdentificeerd: hoe gaan we de prestaties van mensen op een objectieve manier evalueren, als een deel van hen op kantoor zal zijn en een deel vaker thuis zal blijven? Hoe zorgen we ervoor dat we inclusief zijn, zodat iedereen zich deel van het team voelt als slechts een deel van het team door de week samen is? Hoe zullen mensen groeien en van elkaar leren in een hybride setting? Deze uitdagingen moeten niet alleen met regels worden aangepakt, maar ook met zowel de bestaande als mogelijke nieuwe cultuur en gedragingen.

Oplossingen voor enkele uitdagingen van hybride werken

Controle houden over uw agenda, geen back-to-back afspraken meer en het ondersteunen van een hybride manier van werken

Het is overweldigend voor ons allemaal, die back-to-back afspraken, waardoor we geen tijd overhouden om ruimer te denken of gewoon een pauze te nemen. Begin met een eenvoudige analyse van de eigen agenda en stel een aantal basisregels op. Gebruik verschillende kleuren voor elke activiteit: vergaderingen, creatieve taken, detailgerichte taken, informele afspraken of voorbereidingstijd. Analyseer de huidige situatie en bepaal wat u wilt veranderen.

Enkele basisregels zoals 40 procent vergaderingen, 10 procent ‘bijpraat-tijd’, 40 procent detailgerichte taken en 10 procent inspiratietijd kunnen helpen om de eigen tijd in de hand te houden. Een andere oplossing die kan helpen is het inplannen van tijd tussen vergaderingen door zodat u tijd hebt om even de benen te strekken of iets te drinken te pakken. Probeer, indien van toepassing op het werk, specifieke soorten vergaderingen per dag te clusteren. Dit maakt het gemakkelijker om op bepaalde onderwerpen te concentreren en stelt u in staat om de fysieke locatie aan te passen aan het type dag.

Het verbeteren van uw persoonlijke band en cohesie in uw team

Geen enkele sociale activiteit zal automatisch gaan, het zal een constante uitdaging zijn om de teamcohesie in hybride werkmodellen te versterken en in stand te houden. Leiders zullen de teamcohesie moeten bevorderen en koesteren wanneer mensen op verschillende plaatsen werken. Maar waar te beginnen?

• Praat over andere dingen dan werk, vraag uw collega bijvoorbeeld naar dat schilderij aan de muur of die plant die u op de achtergrond ziet.

• Organiseer sociale activiteiten zoals sportactiviteiten of kooklessen.

• Koop een kop koffie en ga spontaan bij uw collega langs om bij te praten.

• Plan regelmatig momenten waarop het hele team op kantoor is

Het objectief beoordelen van de prestaties van mensen

De mensen die we het meest zien en met wie we het meest omgaan, zijn ook de mensen aan wie we ons het meest binden. We ervaren hun ups en downs. We weten wat er gaande is in hun leven en we begrijpen waar ze vandaan komen. Hoe gaan leiders hiermee om? Hoe worden doelen gesteld, beheerd en beoordeeld als het werk wordt gedaan zonder de fysieke aanwezigheid van de manager? Hoe kunnen managers de prestaties van mensen eerlijk evalueren als ze niet op dezelfde locatie zijn als hun werknemers?

Het is belangrijk dat leiders persoonlijke vooroordelen erkennen. Een dialoog hierover is het startpunt. Het is de taak van de leider om duidelijke doelen en verwachtingen te stellen voor de rest van de organisatie. Het kan nodig zijn om met medewerkers in een hybride setting nieuwe doelen, verwachtingen en KPI's vast te stellen. Gebruik daarnaast minstens vier bronnen om feedback te verzamelen, zodat u zo objectief mogelijk evalueert. Organiseer regelmatige check-in-momenten met 'direct reports' om te reflecteren. Bespreek ten slotte evaluaties van 'direct reports' met leidinggevenden en 'peers', analyseer evaluaties en bespreek mogelijke afwijkingen.

Stimuleer een groeimindset door tijd te nemen en mensen te laten leren

Bedrijfsbeleid, praktijken, werknormen, technologie, manieren van samenwerken en meer, zullen wederom moeten veranderen. Dit is een leerproces voor ons allemaal! De organisatie moet ervoor zorgen dat er een leermanagementsysteem aanwezig is, zodat mensen toegang hebben tot een grote verscheidenheid aan opleidingen. Bedrijven moeten in tools investeren om relevant te blijven en werknemers aan zich te binden. Een voorbeeld van het soort tools dat nu aan belang wint, zijn online employee experience-platforms die communicatie, kennis, leren, middelen en inzichten combineren. Daarnaast is het van cruciaal belang fysieke ruimtes te hebben waar mensen elkaar kunnen ontmoeten, leren en geïnspireerd worden door andere collega's.

Experimenteren geeft de beste inzichten

Hybride werken is een concept dat voor ons allemaal nieuw is en een langetermijnperspectief biedt, maar met de noodzaak om voortdurend te blijven ontwikkelen. Er zal niet één pasklare oplossing zijn voor de uitdagingen die met hybride werken gepaard gaan. We kunnen echter wel van elkaar leren, als we geïnteresseerd blijven in elkaars voorkeuren en ervoor zorgen dat we regelmatig de dialoog aangaan met collega's. Wees niet bang om te experimenteren en te falen, want zo krijgt u de beste inzichten in wat het beste werkt voor uw organisatie. Op die manier hebben mensen minder weerstand, wetende dat het een experiment is dat goed geëvalueerd zal worden om te beoordelen of het een blijvende oplossing voor de organisatie zal zijn.