Overspoel de werkvloer niet met compliance; dan glijd je uit

Veel bedrijven en organisaties hebben compliance-afdelingen opgetuigd die verantwoordelijk zijn voor de naleving van wet- en regelgeving. Maar de betrokkenheid van deze gespecialiseerde afdelingen is geen garantie voor compliance. Dat komt omdat zij onvoldoende de taal van de werkvloer spreken en te weinig aansluiten bij de processen daar. En op de werkvloer vinden de processen plaats die bepalen of je al dan niet compliant bent.

Door Sylvie Bleker - hoogleraar Compliance en Integriteitsmanagement aan de VU en verbonden aan de forensische praktijk van PwC

Kent u de film Modern Times van Charlie Chaplin? Daarin moet de beroemde komiek vechten om het hoofd boven water te houden in de moderne geïndustrialiseerde samenleving. De film kent een fantastische scène waarin Chaplin de snelheid van de lopende band niet kan bijbenen, letterlijk doordraait en wordt meegevoerd door een manshoog tandwiel.

Emmers vol regelgeving over de werkvloer

Ik zie dat beeld vaak voor me als ik denk aan de emmers vol regelgeving die over de werkvloer worden uitgestort, waarbij de menselijke maat zoek lijkt te zijn. De regels gaan er dan met de mensen vandoor in plaats van andersom. Terwijl compliance niets anders is dan gedrag. Het gaat om afspraken waar iedereen zich aan moet houden. Niets meer, niet minder.

Compliance is een door onszelf gecreëerd monster

Toch is compliance een monster dat we zelf hebben gecreëerd door steevast op incidenten te reageren met aangescherpte eisen, regels en protocollen. Maar omdat wetten en regels uitgaan van een model, passen deze zelden naadloos in de realiteit. Waardoor nieuwe incidenten ontstaan en de regelreflex weer een nieuwe stroom van regels op gang brengt en het monster verder groeit.

Bedrijven weten vaak onvoldoende welke regels zijn geïmplementeerd

Ik weet uit ervaring dat de directies van bedrijven en organisaties domweg niet altijd weten of ze volledig voldoen aan voor hen relevante wet- en regelgeving. Ze hebben namelijk onvoldoende zicht op wat wel en niet is geïmplementeerd. Toch zullen ze altijd zeggen dat ze in control zijn. Openlijk daaraan twijfelen is not done. Compliance is hun license to operate: ze kunnen en zijn niets meer als ze niet compliant zijn.

Tem het monster door regels aan te passen aan de werkvloer

Een individueel bedrijf gaat de regelreflex niet doorbreken, maar het kan de regels wel op zo’n manier naar zichzelf vertalen dat het risico op non-compliance een stuk kleiner wordt. Dat vergt een andere manier van kijken naar die regels. In mijn visie is de afdeling Compliance de hoeder van het interne en externe beleid. Als een bedrijf zich moet aanpassen aan een nieuwe regel of wet, dan moet Compliance zichzelf vragen stellen als: wat verwacht de wetgever van mij? Wat is de geest van de wet? De wetgever kent ons proces niet, maar als we kijken naar de geest van de wet, wat past dan wel?

Werkvloer moet uitgangspunt van Compliance zijn

Niet de wetteksten, maar de werkvloer moet het uitgangspunt zijn van Compliance: hoe verlopen onze processen en hoe vertalen we die naar regels en voorschriften. De regels geven het kader waarbinnen gewerkt moet worden. Tegenwoordig lijkt de werkvloer meer een incidentenparcours met eindeloos veel zomaar opdoemende juridische pilonnen.

Spreek de taal van uw medewerkers

In mijn ervaring is dat het met dit vertalen vaak fout loopt en doen compliance officers alsof de werkvloer bestaat uit para-legals die hun taal begrijpen. Maar daar werken specialisten in het primaire proces, geen juristen. Die nemen kennis van een nieuw voorschrift, begrijpen niet altijd wat er staat en gaan over tot de orde van de dag. Dat is vragen om fouten en ongelukken, waarna er weer nieuwe regels komen. Het is alsof je mensen vraagt iets te doen aan de hand van een Chinese gebruiksaanwijzing. Maar wanneer de geest van de wet goed wordt omgezet naar het businessproces, dan snapt een medewerker dat het bedrijf nog steeds een heleboel zaken naar het buitenland mag exporteren, maar dit schroefje niet. En dan richt een bedrijf daaromheen een proces in waardoor iemand altijd het juiste schroefje pakt, friendly and stupid proof.