Overwin de kanttekeningen bij hybride werken

De coronapandemie schudde de bestaande opvattingen over regulier werken door elkaar en toonde organisaties dat thuiswerken mogelijk en voordelig kan zijn voor zowel werknemers als werkgevers. Sindsdien zijn veel bedrijven afgestapt van volledig op afstand werken en hebben ze gekozen voor een balans tussen werken op kantoor en werken vanuit huis. Maar is dat een verbetering in vergelijking met vroeger? PwC-expert Marlene de Koning weegt de voor- en nadelen af.

Hybride werken kent veel voordelen en het is daarom niet verwonderlijk dat het merendeel van de Nederlanders geregeld thuis werkt. Thuiswerken kent echter ook bepaalde kanttekeningen, zo blijkt uit onderzoek van PwC naar de voor- en nadelen van hybride werken. Twee bevindingen vielen op doordat ze de aandachtspunten voor organisaties benadrukken:

• Hybride werken verbetert mentale en fysieke welzijn
  De eerste bevinding is dat hybride werken het mentale en fysieke welzijn van de meeste mensen aanzienlijk verbetert. Werknemers ervaren dat zo omdat ze onder meer minder tijd kwijt zijn aan forensen, meer autonomie ervaren en daardoor meer tijd en flexibiliteit hebben voor persoonlijke bezigheden. Sommige groepen (bijvoorbeeld medewerkers met een extravert karakter, starters, managers) zijn echter meer vatbaar voor stress, isolement en zelfs een burn-out. Zij hebben meer behoefte aan persoonlijke interactie tijdens hun werkdag.
• Hybride werken kan op lange termijn leiden tot minder innovatie
  De tweede bevinding is dat hybride werken op de lange termijn kan leiden tot minder samenwerking, betrokkenheid en innovatie. Naarmate de frequentie van thuiswerken toeneemt, lijkt de innovatie af te nemen doordat online samenwerken minder effectief kan zijn dan face-to-face-interacties. Recent onderzoek suggereert echter ook dat hybride werk innovatie kan versnellen door goed gebruik te maken van nieuwe technologieën die samenwerking, innovatie en hybride werk op de juiste manier ondersteunen. Of hybride werken leidt tot meer of minder innovatie, lijkt dus af te hangen van de manier waarop dit is ingericht en wordt ondersteund door organisaties. 

De onderzoeken laten in elk geval zien dat het belangrijk is als werkgever te erkennen dat hybride werken ook kanttekeningen kent en dat het optimaliseren van hybride werk inspanningen vereist.  People analytics kan helpen deze mogelijke negatieve effecten te verminderen of om te draaien. Hoe dat kan, laten we zien aan de hand van enkele voorbeelden.

Pulsenquêtes om werknemersverschillen te identificeren

In hybride werkvormen is het des te belangrijker om de vinger aan de pols te houden door actief te luisteren naar werknemers via bijvoorbeeld regelmatige pulsenquêtes. PwC's partner Scorius hielp met behulp van dergelijke enquêtes een multinationaal bouwbedrijf om de juiste balans met geschikte hybride regelingen te vinden voor zijn diverse personeelsbestand.

De klant had meer dan twintigduizend werknemers, zowel technische ingenieurs als praktisch opgeleiden, verspreid over meerdere landen. Scorius voerde korte maandelijkse enquêtes uit bij een willekeurige steekproef van werknemers om de stemming regelmatig te meten, maar zonder de werknemers voortdurend lastig te vallen met vragen. Deze pulsenquêtes onthulden verregaande inzichten in verschillende werknemersgroepen.

Zo hadden oudere werknemers meer behoefte aan informeel contact met hun collega's om zich goed en verbonden te voelen met hun teams. Op dezelfde manier moesten ingenieurs dicht bij elkaar zijn om het beste te werken, maar groepen die meer vanuit huis werkten (bijvoorbeeld ondersteunende functies) hadden een betere werk-privébalans. Dit gold vooral bij werknemers met jonge kinderen.

Voor arbeiders was langer nachtdiensten draaien en dan langere periodes vrij hebben beter voor de ervaren gezondheid en stress dan korte periodes 's nachts werken. Bovendien leidde een lange reistijd naar de projectlocatie tot een hoger ziekteverzuim, terwijl een hogere betrokkenheid het verzuim verlaagde.

Het beheren van een divers personeelsbestand betekent het combineren van nog meer verschillen binnen het personeelsbestand dan voorheen. Regelmatige inzichten in verschillende groepen en wat voor hen belangrijk is, hielpen de klant om nieuwe beleidsmaatregelen te implementeren om zowel de werknemers als het bedrijf beter te laten presteren.

Analyseer organisatienetwerk om werkregelingen te heroverwegen

Zoals gezegd kunnen inefficiënte hybride werkmodellen de samenwerking en innovatie belemmeren. En bij het ontwerpen van een terug-naar-kantoorstrategie maakten veel bedrijven keuzes op basis van formele hiërarchieën en hun aannames over teaminteracties.

Dat deden ook de bestuurders van een middelgroot biotechbedrijf. Zij waren aanvankelijk van plan om werknemers terug te halen naar kantoor op basis van een onderbuikgevoel. Deze aanpak zou echter cruciale samenwerkingsverbanden tussen groepen hebben gemist en daarom kozen ze ervoor om in plaats daarvan een organisatorische netwerkanalyse (ONA) uit te voeren. Door ONA te gebruiken, analyseerde het bedrijf interacties en samenwerkingspatronen zowel binnen als tussen business units. Ze waren in staat om verbanden en afhankelijkheden te identificeren op zowel team- als individueel niveau, waardoor ze betere strategische beslissingen konden nemen.

Ten eerste bepaalden ze clusters van werknemers met vergelijkbare interactiepatronen, wat leidde tot een gesplitst werkweeksysteem. Grijze en oranje clusters werkten op maandag en dinsdag op kantoor, terwijl roze en gele groepen op donderdag en vrijdag binnen waren. De woensdag was flexibel voor iedereen. Deze regeling vergemakkelijkte 77 procent van de benodigde persoonlijke samenwerkingen en voldeed aan 82 procent van de voorkeuren van werknemers voor persoonlijke tijd.

Ten tweede verbeterde het bedrijf de toewijzing van ruimtes en zorgde ervoor dat teams die moesten samenwerken fysiek dicht bij elkaar zaten. Medewerkers die overbelast waren door hun samenwerking kregen een doordachte plek om ervoor te zorgen dat ze niet nog meer overbelast raakten. En nieuwkomers werden gekoppeld aan medewerkers met goede connecties om ze in het netwerk te integreren.

Deze op feiten gebaseerde aanpak voor het ontwikkelen van een hybride werkstrategie verschoof de focus van individuele efficiëntie naar het begrijpen van de onderlinge verbondenheid binnen de organisatie. Het liet werknemers zien dat ze zouden werken met degenen met wie ze het meest moesten samenwerken, wat velen van hen motiveerde om vrijwillig naar kantoor te komen.

Spraakanalyse voor betere samenwerking

Een andere manier om hybride samenwerking en teamwerk te verbeteren is spraakanalyse. Spraakanalyse biedt waardevolle inzichten in communicatiepatronen en -dynamiek binnen teams.

Spraakanalyse identificeert dominante sprekers die de neiging hebben om gesprekken te monopoliseren, maar ook individuen die minder vocaal of vaak onderbroken worden. In hybride vergaderingen verdwijnen virtuele deelnemers vaak naar de achtergrond omdat het moeilijker is deel te nemen aan het gesprek. Spraakinzichten helpen teams om de balans van deelname te begrijpen en ervoor te zorgen dat iedereen een gelijke kans heeft om effectief bij te dragen en ideeën te delen.

Een gevoel krijgen voor betrokkenheid is over het algemeen moeilijk voor leiders die hybride teams managen. Ze kunnen niet gewoon door het kantoor lopen en zien hoe het met iedereen in het team gaat. Ook hier kan voice analytics helpen, omdat het gegevens van meerdere vergaderingen kan analyseren en het algemene sentiment van het team kan peilen en de mate van betrokkenheid van de medewerkers kan aangeven. Als werknemers tijdens de meeste vergaderingen tekenen van frustratie of ontgoocheling vertonen, kan dit een signaal zijn voor de leider dat het tijd is om in te grijpen om de problemen aan te pakken en het moreel van de werknemers te verbeteren. 

Hybride modellen laten werken

Hybride werk lijkt misschien een puzzel met veel bewegende stukjes. Meer gegevens en inzichten in uw personeelsbestand kunnen het oplossen van deze puzzel echter veel eenvoudiger maken. Of u nu de algemene strategie bepaalt of een specifiek aspect van hybride werken wilt verbeteren, people analytics kan u ondersteunen bij het nemen van betere, op feiten gebaseerde beslissingen.