Raadsleden en Statenleden, pak door met digitalisering

De colleges van B en W en Gedeputeerde Staten gaan vanaf 2021 zelf verantwoording afleggen aan de raad en Provinciale Staten over de rechtmatigheid van de gemeentelijke en provinciale jaarrekening. Deze wijziging is een ideale aanleiding om door te pakken met digitalisering. Wethouders en gedeputeerden, raadsleden en Statenleden zouden hierin niet zuinig moeten zijn met hun ambities.

Door Martine Koedijk, sectorvoorzitter binnenlands bestuur bij PwC

Invoering rechtmatigheidsverantwoording

Het vaststellen van de jaarrekening is een belangrijk onderdeel van de controlerende taak van raads- en Statenleden. De accountant biedt hierbij ondersteuning als ‘factchecker’. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording in 2021 gaan het college van B en W en Gedeputeerde Staten (GS) zelf de rechtmatigheid van de jaarrekening verantwoorden aan de raad en Provinciale Staten. Nu doet de accountant dat nog. Die verschuiving vind ik een goede ontwikkeling. De wethouders en gedeputeerden zijn immers verantwoordelijk voor het rechtmatig handelen. Als er zaken fout gaan of zijn gegaan, kunnen wethouders en gedeputeerden dat daarom het beste zelf melden – net als zij zelf hun tevredenheid mogen tonen als zij aan wet- en regelgeving voldoen.

Perfecte IT-infrastructuur geen voorwaarde

Als accountant van gemeenten en provincies weet ik dat de IT-omgeving soms nog niet volwassen genoeg is voor nieuwe automatiseringsstappen. Het mooie van de nieuwste tools is nu juist dat een perfect ingerichte IT-infrastructuur geen voorwaarde meer is. Een voorbeeld hiervan zijn de zogenaamde super users in de administratieve systemen. Waren er te veel van deze gebruikers met alle rechten, dan waren geautomatiseerde beheersmaatregelen zelden mogelijk. Nu kunnen organisaties met een digitale tool monitoren of die super users ongebruikelijke dingen doen, zoals rechtstreeks mutaties maken in de database met crediteurengegevens. In plaats van het hele systeem bestempelen als een risico voor de beheersbaarheid, monitoren we nu het daadwerkelijke gebruik van de rechten.

In kleinere gemeenten net zo goed toepasbaar

Nog zo’n bezwaar tegen digitalisering van vaak kleinere gemeenten, is dat zij bang zijn dat het systeem vastloopt als Piet met griep op bed ligt en geen akkoord kan geven op het besluit van Jantien. Het omgekeerde is waar. Functiescheiding is zinvol, maar als het vinkje van Piet een keer door Marie wordt gezet, kan een digitale tool dat automatisch monitoren. De interne-controlefunctie hoeft alleen nog maar van die uitzonderingen de rechtmatigheid vast te stellen. Ik durf te stellen dat continuous monitoring juist in kleinere gemeenten eenvoudiger te realiseren is, omdat de processen en systemen overzichtelijker zijn.