Snelgroeiende bedrijven hebben baat bij geïntegreerde finance-aanpak

De worsteling van snelgroeiende bedrijven: compliance en non-communicatie

De mate waarin de finance functie meegroeit met het bedrijf is afhankelijk van het type bedrijf, en de grootte ervan. Ook de mate van volwassenheid - de cyclus waarin het bedrijf zich bevindt - speelt een rol. Grote bedrijven hebben meestal een finance functie met veel expertise in IT en data analyse. Daardoor krijgen ze bepaalde noodzakelijke veranderingen makkelijker gedaan.

Bedrijven die dat niet hebben, zitten er een beetje tussenin, zoals scale-ups die heel snel groeien. Bij deze bedrijven ziet u een finance functie die niet mee kan gaan met de groeispurt van het bedrijf. Medewerkers binnen de finance functie worden dan bijvoorbeeld gevraagd rapportages op te leveren die voldoen aan de wet- en regelgeving. Tegelijkertijd vraagt de business diezelfde medewerkers inzichten en data aan te leveren, want die zijn belangrijk om de juiste beslissingen te nemen voor waardecreatie. Als u daar met drie medewerkers zit die normaalgesproken alleen de boekhouding doen, bent u op zijn zachts gezegd niet voorbereid. Verder zien wij ook dat er meer en meer regulering bij komt en dat deze ook steeds complexer wordt waardoor je genoodzaakt bent om je processen en systemen hierop dient aan te passen om de juiste rapportages eruit te kunnen krijgen. Als bedrijf wordt u voor de keuze gesteld: gaat u uw finance functie inzetten voor waardecreatie of voor compliance, en vervolgens aan alle eisen voldoen? Een bedrijf wil waarde creëren, maar ook compliant zijn. Dus het moet allebei.

Naast het dilemma van waardecreatie versus compliance wil ik ook de communicatie tussen afdelingen als bottleneck noemen. Het blijft moeilijk mensen uit verschillende disciplines met elkaar te laten samenwerken. U hebt in feite te maken met verschillende culturen en andersdenkenden. Vaak begint het aan de tekentafel bij IT, dat systemen inricht zonder finance om input te vragen. Terwijl finance juist de vertaalslag weet te maken van wat de business vraagt. Het gevolg: medewerkers moeten vaak achteraf manueel aanpassingen doen om de rapportage passend te maken voor de business. Ik zie in de praktijk dat medewerkers - door deze spagaat - niet gemotiveerd zijn het systeem überhaupt te gebruiken. Dat had voorkomen kunnen worden door de juiste mensen al aan het begin van het traject aan te laten sluiten. Ook hier ziet u de worsteling van het bedrijf. Nieuwe mensen met de juiste vaardigheden aannemen is een optie, maar een kostbare investering. Aan de andere kant kunt u accountants simpelweg niet vragen systemen te ontwikkelen terwijl de backoffice-processen juist door digitalisering ook moeten veranderen. 

Integrated Finance as Managed Services: de oplossing voor een snelgroeiend bedrijf

Een bedrijf met deze worstelingen kan geholpen zijn met een geïntegreerde aanpak zoals ‘Integrated Finance as Managed Services’. In de praktijk wordt deze service wel eens aangekondigd als een abonnementsmodel, omdat de klant bepaalde diensten afneemt. Maar ik zie het eerder als een brede service die de klant van het begin tot het einde helpt met het opzetten en het inrichten van een finance functie. Met als uiteindelijke doel dat de medewerkers het na verloop van tijd zelf weer oppakken. Denk aan een goed op elkaar ingespeeld team van specialisten met een heldere taakverdeling. Maar ook door slimme technologie aan het werkproces toe te voegen. Voorbeelden zijn een ERP-systeem dat de juiste data aanlevert voor het ‘compliant maken’ van de rapportages en de beschikbaarheid van goed toegankelijke cloudoplossingen waarop de klant overal en altijd kan inloggen.

Een ander belangrijk onderdeel van ‘Integrated Finance as Managed Service’ is dat bepaalde werkprocessen gestandaardiseerd worden. Door gespecialiseerde mensen aan te leveren die het inputwerk doen, net zo lang totdat het bedrijf het zelf weer kan oppakken. De tijdswinst die dat oplevert, zorgt ervoor dat de finance functie de eerdergenoemde adviesrol kan oppakken.

Koudwatervrees en het loslaten van controle

Een geïntegreerde finance aanpak kan een oplossing zijn voor bedrijven die snel uit hun jasje groeien. Tegelijkertijd zie ik in de praktijk dat bedrijven het transformatietraject zelf een heel spannende stap vinden. Bij medewerkers ontstaat onzekerheid, want er wordt veel van ze gevraagd. Bijvoorbeeld, op een andere manier werken. Maar het levert ze uiteindelijk ook veel op. Denk aan het opdoen van nieuwe kennis en nieuwe vaardigheden, waardoor de administratieve handelingen verminderen en er meer tijd vrijkomt om de business te adviseren. Ook de inzet van de juiste systemen, zoals ERP, levert zowel tijdswinst als adequate informatie op. De business kan met die inzichten aan waardecreatie doen voor de organisatie op strategisch niveau.

Voor het management gaat een transformatie zoals ‘Integrated Finance as Managed Services’ soms gepaard met koudwatervrees. Begrijpelijk, want het gaat om een grote transformatie waarin het management veel controle moet loslaten. De pandemie heeft hierin (onbedoeld) drempelverlagend een handje geholpen. Medewerkers moesten de meeste werkzaamheden op afstand doen, waardoor de directe controle op de werkvloer wegviel. Al met al merk ik in de praktijk dat bedrijven de cloudoplossingen door het thuiswerken sneller omarmen. Alsof de mindset door omstandigheden ook is veranderd. Bedrijven moeten wel. Technologische ontwikkelingen komen in rap tempo op ze af. Omarm ze, desnoods met externe hulp, is dan het beste advies.