Topprioriteit 2021: onzichtbare grensoverschrijdende arbeid

17/12/20

Als uw medewerkers deels of volledig vanuit huis werken of vanaf andere locaties dan de reguliere werkplek brengt dat nieuwe mogelijkheden mee voor uw organisatie, maar ook uitdagingen. Zeker als dit afstandswerken grensoverschrijdend is. Als uw organisatie grenzeloos talent wil aantrekken, ontwikkelen en behouden en een positieve medewerkersbeleving wil faciliteren adviseren wij u uw beleid hierop aan te passen.

Grip op internationaal mobiel personeel

Nieuwe vormen van grensoverschrijdend werken stellen uw organisatie voor ingewikkelde uitdagingen om grip te krijgen en te houden op uw internationaal mobiele personeel. De afgelopen jaren zien we een toename van informele vormen van grensoverschrijdende arbeid, zoals kortdurende projecten en zakenreizen. Ook neemt de aandacht van de autoriteiten voor deze grensoverschrijdende arbeid toe. Denk aan de implementatie van wetgeving zoals de ‘Posted Workers Directive’ en het verscherpte toezicht op compliance voor de grensoverschrijdend werken.

Onzichtbare grensoverschrijdende arbeid

De volgende stap lijkt onzichtbare grensoverschrijdende arbeid. Afstandswerkers hebben weliswaar een lokale arbeidsovereenkomst; zij wonen en werken formeel in het contractland en zijn zo in de HR- en salarissystemen opgenomen. Maar tegelijk verrichten zij hun werkzaamheden niet langer op kantoor of bij klanten, maar vanaf huis (in een ander land) of een andere willekeurige grensoverschrijdende locatie. Voor uw organisatie is het lastiger dit te monitoren en bewustwording bij uw medewerkers te creëren dat deze vorm van (virtueel) grensoverschrijdend werken enorme gevolgen kan hebben.

Enorme gevolgen voor organisaties

Neem de IT-medewerker die recruitment heeft geworven aan de andere kant van de wereld onder de voorwaarde dat hij of zij gewoon vanuit huis kan blijven werken. Virtuele vergaderingen maken fysieke aanwezigheid immers overbodig. Voor recruitment opent hiermee een heel nieuwe wereld vol met nieuwe talenten. Maar voor Employment Tax-, corporate tax- en arbeidsrechtspecialisten ontstaat een grote uitdaging. Creëert deze medewerker een vaste inrichting van uw organisatie in zijn woonland? Wie is verantwoordelijk voor de afdracht van personenbelastingen in het woonland van de medewerker? En wat moet u regelen om de sociale zekerheid en andere rechten van deze medewerker te waarborgen?

Nieuwe en solide global-mobilityfunctie

Vaak beschikt uw HR wel over de benodigde kennis en ervaring, maar heeft zij onvoldoende middelen om de internationale HR-aspecten en de complianceverplichtingen voor afstandswerkers te managen. Belastingspecialisten hebben vaak niet de juiste ervaring om grensoverschrijdende personenbelasting te beheersen. Daardoor loopt uw organisatie het risico dat niemand de handschoen oppakt, waardoor u verplichtingen niet opvolgt, verwachtingen niet waarmaakt en kansen onbenut blijven.

Onzichtbare grensoverschrijdende mobiliteit vraagt om een nieuwe functie in uw organisatie en om nauwe samenwerking tussen uw HR-, employment en corporate tax specialisten. Te meer omdat er in tijden van grote veranderingen een risico bestaat dat uw organisatie zich vooral bezighoudt met het 'hoe' en het zicht verliest op het ‘waarom’.

Nu uw organisatie en uw medewerkers – versneld door de coronacrisis – letterlijk van elkaar verwijderd raken, moet u oppassen dat veranderingen in lijn blijven met de organisatiewaarden en – wellicht nog belangrijker – dat uw medewerkers erop zitten te wachten. Uw organisatie moet een stap terugzetten en zich afvragen welke vormen van grensoverschrijdend werken bij haar past in deze tijd. En in welke situatie ze die inzet en waarom. Aan welke kernwaarden moet uw beleidvoldoen? Wat is de waarde ervan en wat mag het kosten? Antwoorden op deze vragen moeten leiden naar een solide beleidvan de toekomst.

Maak beleid voor nieuwe vormen grensoverschrijdende arbeid

Uw organisatie moet beleid maken om nieuwe vormen van grensoverschrijdende arbeid volgens de geldende juridische, arbeidsvoorwaardelijke, sociale zekerheidsrechtelijke en fiscale vereisten te laten verlopen. Bepaal wie binnen uw organisatie waarvoor verantwoordelijk is, formuleer beleid, implementeer de bijbehorende processen én informeer medewerkers proactief over zakenreizen, internationaal afstandswerken en andere (nieuwe) vormen van grensoverschrijdende arbeid. Monitor ook internationale aspecten van HR-beleid, veiligheid en (fiscale) compliance. Uw medewerkers kunnen zo focussen op wat voor hen zakelijk en persoonlijk van belang is. Zo houdt u ook het risico op ongewenste en vermijdbare fiscale en financiële gevolgen onder controle.

Lees meer over:

Tevreden medewerkers, productieve organisatie

Medewerkers en hun vaardigheden zijn de basis voor elke organisatie. Een goed ingericht arbeidsvoorwaardenbeleid, een optimale 'employee experience' en een professionele HR-functie zorgen ervoor dat mensen met de juiste capaciteiten voor de organisatie willen werken, dat medewerkers tevreden zijn en dat zij optimaal bijdragen aan de doelen van de organisatie. Daarvoor biedt het passende arbeidsvoorwaarden en werkomstandigheden die steeds meer aansluiten bij de wensen van het individu. Lees er meer over.