Duurzaam rapporteren is topsport
Wie fit is, heeft een goede conditie. Het vergt training en goede voorbereiding, maar voor bedrijven is het essentieel fit te worden én te blijven in de wereld van ESG-rapportages en -inzichten. ‘De tijd van houtje touwtje rapporteren over niet-financiële gegevens is voorbij’, zegt Willem-Jan Dubois, transformatiespecialist binnen het ESG-team van PwC. ‘De kwaliteit én het volume van ESG-meetpunten gaat razendsnel omhoog’, stelt Alexander Spek, accountant én expert op het gebied van duurzaam rapporteren. In het slot van dit drieluik richten we onze blik vooruit.
Drieluik over duurzaam rapporteren
De sportmetaforen vliegen u om de oren. Bedrijven moeten fit worden. Bedrijven moeten trainen. Bedrijven moeten zich voorbereiden op een marathon zonder eindstreep. ‘Fit for the future’ worden, is het doel. Maar, hoe doet u dat?
‘Om klaar voor de toekomst te zijn qua duurzaam rapporteren moet alles kloppen’, vertelt Willem-Jan Dubois. ‘Als eerste stap bepalen we gezamenlijk de juiste richting door na te denken over de strategie, het voldoen aan wet- en regelgeving en het kiezen van de juiste kpi’s. Daarna richten we ons op het realiseren van transparantie, door de ESG-rapportage, de systemen en de data-architectuur robuust in te richten.’
Vervolgens is het essentieel een verdiepende slag te maken op al het voorbereidende werk dat tot dan toe verzet is. De processen, de systemen en de controles zijn de basis, maar zonder de juiste mensen bent u nergens. ‘Stel, u moet plots aan ‘carbon accounting’ doen. Dan hebt u kennis en kunde nodig om te weten waar niet-financiële informatie over gaat’, zegt Alexander Spek. Met andere woorden, een toekomstbestendige organisatie moet stappen zetten op het gebied van recruitment én het klaarmaken van de huidige medewerkers. Zowel op de finance afdeling, als op vele andere afdelingen binnen het bedrijf.
'Om klaar voor de toekomst te zijn qua duurzaam rapporteren moet alles kloppen.'
Goedkeuringsstempel van accountant
Alle duurzame informatie waarover nu gerapporteerd wordt - van CO2-uitstoot tot diversiteit en van kilo’s afval tot waterverbruik - is niet onderhevig aan een proces van controle. Er is geen accountant die verplicht vanuit wet- en regelgeving de duurzame boeken controleert. ‘Bij veel bedrijven is de duurzame rapportage nog behoorlijk houtje touwtje’, weet Dubois. ‘En dat is niet lang meer houdbaar’, vult Spek aan, ‘want de noodzaak, de kwaliteit, het volume én de frequentie gaan omhoog. Het is tijd voor een structurele opzet van duurzame rapportage.’
Vijf jaar geleden was niet-financiële informatie een zogenoemde ‘nice to have’. Wet- en regelgeving was er nauwelijks en voor stakeholders als investeerders of kredietverleners was het niet bijzonder interessant. Dat is de afgelopen jaren in snel tempo veranderd, wat een verwachting creëert over de informatie die u als bedrijf met de buitenwereld deelt. Dubois: ‘Bedrijven stellen nu ESG-doelstellingen op, bonussen worden er door beïnvloed en het management wordt erop afgerekend. Dat betekent dat de relevantie van die informatie is toegenomen.’
Zodra de relevantie van informatie toeneemt, bedrijven op die informatie sturen én stakeholders beslissingen nemen aan de hand van gerapporteerde data moeten die data betrouwbaar zijn. ‘De data moeten tijdig verzameld worden, consistent zijn, begrijpelijk worden weergegeven én goed zijn. Dat is nu niet altijd het geval’, zegt Spek over de betrouwbaarheid van data. Daarnaast is de duurzame informatie die bedrijven vandaag de dag rapporteren niet onderlegd aan controle door bijvoorbeeld een accountant. ‘Nóg niet’, benadrukt Spek met klem. ‘De accountant gaat straks óók deze boeken controleren. Dat is een kwestie van tijd.’
Waarom het essentieel is om fit voor de toekomst te worden en nú te acteren
- Relevantie van ESG-informatie neemt toe - Van ‘nice to have’ naar ‘need to have’, rapporteren op duurzame informatie is tegenwoordig geen keuze meer. Het is strategische informatie die invloed heeft op kredietverleners, investeerders en stakeholders.
- Volume van ESG-datapunten neemt toe - Het aantal niet-financiële datapunten waarover bedrijven moeten rapporteren neemt toe. Dat vergt een andere vorm van organisatie en het opzetten van processen en systemen.
- De frequentie van rapportage neemt toe - Niet alleen wordt er over meer niet-financiële datapunten gerapporteerd, het gebeurt ook vaker. Steeds meer stakeholders, zowel intern als extern, hebben behoefte aan realtime inzicht in de data.
- Kwaliteitseisen nemen toe - Hoe relevanter de informatie, des te hoger de verwachte kwaliteit van data. Dit vraagt om een proces van controle en van een robuuste set-up.
Betrouwbare informatie verkrijgen
Maar, hoe komt u dan aan betrouwbare informatie? Het moet volstrekt duidelijk zijn wie er in de informatieketen verantwoordelijk is voor welk onderdeel. Wie zet welke stap? Wie haalt de data op en wie verwerkt ze? En, minstens net zo belangrijk, wie controleert de data? Vervolgens is het essentieel dat u informatie zowel op de juiste manier als op een toegankelijke manier vastlegt. U moet de informatie zo vastleggen - bijvoorbeeld in gestandaardiseerde periodes die het mogelijk maken dat er relaties tussen bepaalde datapunten kunnen worden gelegd - dat een controller op de informatie kan sturen. Dat is nog lang niet zo gemakkelijk als dat het nu wellicht klinkt.
Een voorbeeld uit de categorie circulariteit: afval. Stel dat de wet voorschrijft dat ieder bedrijf het aantal kilo afval - materiaal dat wordt weggegooid en het bedrijf dus verlaat - moet vastleggen. Om over één datapunt te rapporteren, moet er een volledig proces worden ingericht. Dit proces omvat onder andere het tijdig vastleggen van de afvalstroom, het bepalen van de categorieën afval, het vastleggen van een tijdlijn, het toewijzen van mensen die rapporteren en het toewijzen van mensen die controleren. Dat is nog niet alles. Want, in welk systeem worden deze data vastgelegd en geaggregeerd? Hoe komt het op de juiste manier bij de financiële afdeling terecht zodat rapportage mogelijk is? En, hoe is de wisselwerking geregeld tussen degene die verantwoordelijk is voor de rapportage en de persoon die verantwoordelijk is voor het daadwerkelijk laten afnemen van de afvalberg?
Bij de les blijven, vandaag én morgen
Achterover leunen is er niet meer bij. Vandaag alles inrichten voor de eisen van morgen is mooi, maar wat als de regels overmorgen veranderen? ‘Nu hebben we het over écht toekomstbestendig zijn. Dat vergt een goed ingericht proces met de juiste ingebouwde mechanismen’, zegt Dubois. Die mechanismen moeten het werk doen als wetgeving verandert, een bedrijf zijn strategie aanpast óf besluit een overname te doen. ‘Die gebeurtenissen moeten zich direct kunnen doorvertalen naar zowel de interne als de externe rapportage. Dat noem ik ‘governance’ rondom de veranderende vereisten en dat is wat mij betreft de essentie van toekomstbestendigheid.’
Volgens Spek moeten de processen bij duurzaam rapporteren misschien nóg beter zijn dan bij traditioneel, financieel boekhouden. ‘Bij financieel boekhouden is er altijd balans door het dubbel boekhoudsysteem. Die basis geeft houvast en dwingt een bepaalde logica af. Fouten zijn bijvoorbeeld makkelijker op te sporen, omdat verbanden zichtbaarder zijn. Die verbanden legt u veel minder makkelijk in een niet-financiële boekhouding, waardoor u minder makkelijk kunt zien waardoor iets niet klopt.’
Het vergt focus en aandacht die niet mag verslappen. ‘In de toekomst is niet-financiële informatie even belangrijk als financiële informatie’, besluiten Dubois en Spek. ‘Voor die toekomst bereidt u zich als bedrijf nu voor. De tijd dringt, want in 2025 zijn alle bedrijven verplicht te rapporteren over een groot aantal duurzaamheidsdoelen. Fit zijn is voldoen aan die eisen. Aan de eisen van de wetgever, aan de eisen van de controleur én aan de eisen van de stakeholders.’
'In 2025 zijn alle bedrijven verplicht te rapporteren over een groot aantal duurzaamheidsdoelen. Fit zijn is voldoen aan die eisen. Aan de eisen van de wetgever, aan de eisen van de controleur én aan de eisen van de stakeholders.’
Hoe kan PwC helpen met ESG Reporting
Ons ESG-Reporting & Insightsmodel - kiezen van de juiste kpi’s, het creëren van transparantie en het fit worden voor de toekomst - helpt bedrijven bij elke stap en in iedere fase op weg naar een duurzaam bedrijfsmodel.
Samen bepalen we de juiste richting door na te denken over de strategie en het voldoen aan wet- en regelgeving. Dat betekent dat we als eerste de ESG-uitgangspunten bepalen, een strategie formuleren en uitdagende ambities vaststellen. Zodra we het vertrekpunt hebben bepaald, richten we ons op het realiseren van transparantie. Dat doen we door de ESG-rapportage, de systemen en de data-architectuur robuust in te richten. Een belangrijke stap in deze fase is het kiezen van de juiste kpi’s, zoals besproken in het eerste deel van dit drieluik over ESG Reporting & Insights.
Daarnaast is het voor elke stakeholder essentieel dat er sprake is van transparantie en dat ESG volledig geïntegreerd is in de organisatie. In deze tweede fase van ons werk is er concrete aandacht voor de vereisten van kredietbeoordelaars, de externe rapportage en het doorleven van de ESG-strategie aan de top. In het tweede deel van ons drieluik over duurzaam rapporteren - leest u meer over de vijf voorwaarden voor een transparante ESG-toekomst.
In de laatste fase richten we ons op het toekomstbestendig maken van uw organisatie. Dit doen we onder andere door het opzetten van systemen en controlemechanismen. We helpen bij het opstellen van een lijst met ESG-initiatieven, het monitoren van de voortgang, het bijsturen op ESG-ambities en strategie, het verdiepen van de datasystemen, het stimuleren van goede samenwerkingen en het ‘upscalen’ van alle medewerkers. In bovenstaand artikel, het slot van ons drieluik over duurzaam rapporteren, leest u alles over fit worden voor de toekomst.
Volg ons
Contact
