Waarom duurzaamheid prominent in het jaarverslag van ProRail staat

Volgens Bas Ringnalda, finance manager bij ProRail, was de organisatie zich in een heel vroeg stadium al bewust van het belang van verslaglegging over duurzaamheid. ‘Al in 2013 verwerkten we de richtlijnen voor niet-financieel rapporteren (Global Reporting Initiatives, red.) in ons jaarverslag. En we kozen ervoor om een externe audit op het jaarverslag te laten doen. Dat is iets wat opvalt binnen de publieke sector. Binnen de semipublieke sector is de afgelopen jaren meer aandacht geweest voor GRI. Onze motivatie was eigenlijk heel datagedreven. We gebruikten data al langer binnen de organisatie om onderwerpen bespreekbaar te maken. Die transparantie wilden we ook graag in het jaarverslag naar buiten brengen.’

‘In ons laatste jaarverslag hebben we de materialiteitsanalyse, met daarin de uitkomst van de materiële thema's en zodoende ook de elementen van onze focus van ons duurzaamheidsbeleid, naar de voorkant van het verslag gebracht. De jaren daarvoor zat die analyse min of meer in de bijlage. Dat was toen om het te kunnen verantwoorden. Nu zijn het prominente thema’s waarop wij als organisatie kunnen sturen. Thema’s die ook belangrijk zijn voor onze externe stakeholders. Naast de materiële thema's in ons jaarverslag, hebben we samen met Rijkswaterstaat in de afgelopen periode aandacht gehad voor mobiliteit vanuit de brede welvaart. Samen met Rijkswaterstaat hebben we veel aandacht besteed aan de mate van impact van mobiliteit op de maatschappij.’

Momenteel treft ProRail voorbereidingen om per 2025 formeel te voldoen aan CSRD, de nieuwe Europese richtlijn die voorschrijft dat grote ondernemingen verplicht worden in hun bestuursverslag te rapporteren over hun impact op mens en milieu. ‘Dat betekent dat we begin 2024 al zoveel mogelijk stappen willen maken om dat doel te bereiken', zegt Ringnalda. ‘We zitten nu in de fase dat we de dubbele materialiteitsanalyse, de impactmeting van de organisatie op mens en milieu en de materiële kansen voor de organisatie, zelf doen. Dat doen we omdat we zelf willen leren wat er nodig is en waarbij we overigens niet onderschatten dat we nog enorme stappen moeten zetten als het gaat om die dubbele materialiteitsanalyse. Want de CSRD moet zichtbaar terugkomen in beleid, strategie en systemen.’

Wat zijn de drijfveren van ProRail om zo gemotiveerd aan de slag te gaan met de CSRD, daar waar bedrijven in de publieke sector nog koudwatervrees hebben? ‘De materialiteitsanalyse doen we niet alleen zodat we begin 2026 een mooi en informatief jaarverslag kunnen opleveren. We gebruiken het vooral om het gesprek te voeren met onze interne en externe stakeholders. Uit die gesprekken halen we belangrijke thema’s die een plek horen te krijgen in onze strategie en duurzaamheidsbeleid. Dat heeft invloed op de manier hoe wij acteren als organisatie. Hoe scherper je intern de thema’s definieert, hoe meer effect dat heeft op waar je je tijd aan besteedt als organisatie’, legt Ringnalda uit.

Als grote organisatie werkt ProRail samen met andere bedrijven en toeleveranciers. Allemaal zijn ze onderdeel van de duurzaamheidsketen en kennen ze dezelfde CSRD-uitdagingen. Dat beaamt ook Ringnalda: ‘Voor ons zijn onze leveranciers een relevante partner voor succesvolle CSRD-implementatie, omdat ook zij de duurzaamheidsprocessen op orde moeten hebben. Ook zij werken samen met kleinere toeleveranciers die indirect weer onze leveranciers zijn. Het is best complex’.

Denise Kors, Tax Director bij PwC, herkent dit beeld in gesprekken met instellingen in de publieke sector: ‘Ze zijn zoekende wat betreft de verschillende duurzaamheidsinitiatieven. Aan welke initiatieven geven we nu voorrang en besteden we geld, tijd en energie? Dat is het mooie van het wettelijk kader. Gebruik dat als een trechter om te komen tot de juiste kapstok, de meest impactvolle thema’s en werk van daaruit verder.’

Kors is benieuwd hoe ProRail in deze context omgaat met grote opdrachten, of er inkoopvoorwaarden worden gesteld als het gaat om duurzaamheid. Ringnalda: ‘Alles bij ons is nagenoeg aanbestedingsplichtig. Grote opdrachten zetten we weg en dat betekent dat we duurzaamheid meenemen in onze aanbestedingseisen. Veel duurzaamheidscomponenten zitten in ons aanbestedingstraject. Dat verlangen we ook van onze partners. Maar we hebben nog zeker stappen te zetten om CSRD-vereisten te borgen in onze overeenkomsten.’

De CSRD-ambitie van de EU om Europese ondernemingen te verduurzamen is een behoorlijke opdracht voor het bedrijfsleven. Dat ziet ook Kors in haar praktijk: ‘Als we kijken naar de status van wetsontwikkelingen, wordt de duurzaamheidsrapportage vooral verplicht voor beursgenoteerde bedrijven en grote bv’s. Rechtsvormen waarin de publieke sector vooral opereert zoals stichtingen, verenigingen en zelfstandig bestuursorganen hebben die rapportageverplichting vooralsnog niet’.

Hoewel het nog onduidelijk is wanneer dit wel een verplichting wordt, benadrukt Kors wel het belang van duurzaamheidsverslaglegging binnen het publieke domein. ‘Wij zijn van mening dat daar meer transparantie mag worden gegeven.’

Volgens Ringnalda zijn verschillende stakeholders van de publieke sector ook bezig met de CSRD-implementatie, waardoor er kruisbestuiving ontstaat. ‘Je hoeft het niet zelf te doen, maar je levert samen een bijdrage aan duurzame vooruitgang.’

Kors: ‘Ik geloof echt in de dialoog. Hoe zorg je er met elkaar voor dat het beter wordt. Niet alleen vanuit een data- of complianceperspectief, maar ook echt in concrete plannen voor duurzaamheid. Dat wens ik de hele sector toe. Zeker gezien de rol die ze speelt, zowel vanuit de milieu- als de sociale kant. De uitdagingen zijn hierin heel erg groot. Denk aan personeel en duurzame inzetbaarheid, de tekorten binnen de zorg en onderwijs. Ja, data zijn beschikbaar, maar de oplossing is ingewikkeld.’

Ringnalda denkt dat als je organisaties in het publieke domein stapsgewijs laat kennismaken met de CSRD, je al een heel eind komt: ‘Probeer te beginnen met je te verantwoorden over onderwerpen die belangrijk zijn voor de sector. Start met de interne verantwoording, dan heb je gelijk de focus als organisatie op de belangrijke thema's. Duurzaamheidsverslaglegging is een zorgvuldig proces, niet iets wat je in twee jaar zomaar doet.’