Een praktische aanpak voor leidinggevenden

Betere managementpraktijken maken bedrijven productiever

  • Blog
  • 11 sep 2024
Barbara Baarsma

Barbara Baarsma

Hoofdeconoom, PwC Netherlands

Henric van der Ent

Henric van der Ent

Director Operations, PwC Netherlands

Alexander Sendrowicz

Alexander Sendrowicz

Manager, PwC Netherlands

Verhoging van de arbeidsproductiviteit is cruciaal voor de brede welvaartsontwikkeling in Nederland. Naast macro-economische inspanningen, zijn ook managers aan zet om hun organisaties productiever te maken, betogen hoofdeconoom Barbara Baarsma en Operational Excellence-specialisten Henric van der Ent en Alexander Sendrowicz van PwC. 

In eerdere blogs beschreven we dat het arbeidsaanbod in Nederland door vergrijzing afneemt. Los van immigratie blijft er nog maar één mogelijkheid over om te kunnen groeien en investeren in brede welvaart: het verhogen van de arbeidsproductiviteit.  

Dit macro-economische inzicht vertaalt zich op bedrijfsniveau in een opdracht voor leidinggevenden om aan de slag te gaan met het sturen op arbeidsproductiviteit in de eigen organisatie. In eerdere onderzoeken hebben we verkend hoe bij uitvoeringsorganisaties, maar ook in de bouwsector en transportsector, productiviteitsgroei kan worden geboekt. Dat kan onder andere door het moderniseren van IT-systemen (digitalisering), het slim inzetten van technologie (automatisering) en het hanteren van een ‘operating model’ dat taken op een logische schaal clustert. Organisaties kunnen echter ook hun managementpraktijken verbeteren: methoden en technieken die leidinggevenden inzetten om de productiviteit van teams verder te verhogen.

Praktische ingrepen op de werkvloer

Het gaat om praktische, relatief eenvoudige maatregelen en werkwijzen om de productiviteit op de werkvloer te verhogen. Onze benadering is geworteld in zowel wetenschappelijke literatuur als in de praktijkervaring die we hebben opgedaan door onze methoden wereldwijd te implementeren bij bedrijven. Arbeidsproductiviteit wordt gedefinieerd als de toegevoegde waarde per gewerkt uur. Met andere woorden, de arbeidsproductiviteit stijgt wanneer er 1) méér toegevoegde waarde gecreëerd wordt en 2) de tijd die hiervoor beschikbaar is beter wordt benut. Wij voegen hier 3) medewerkersbetrokkenheid aan toe, omdat uit de literatuur en de praktijk blijkt dat deze medebepalend is voor productiviteit. 

Of het nu gaat om het verwerken van facturen, het produceren van goederen of het behandelen van patiënten, actief sturen op deze drie determinanten verhoogt de arbeidsproductiviteit van een organisatie. Laten we de drie bepalende elementen verder onder de loep nemen.

1. Verhoog toegevoegde waarde door erop te sturen  

We zien in de praktijk dat managers vaak bezig zijn met het blussen van brandjes, waardoor ze te weinig tijd overhouden voor het sturen op productiviteit in hun team. Het is cruciaal dat zowel managers als werknemers duidelijk begrijpen wanneer sprake is van een ‘goede prestatie’, zowel individueel als in teamverband. Bovendien is het belangrijk dat zij weten hoe de productiviteit wordt gemeten. Met deze kennis kunnen managers regelmatig en structureel feedback geven, wat helpt bij het verbeteren van de prestaties.

Creëer kansen om processen bij te sturen en te verbeteren via dagstarts

Een belangrijk instrument voor teamleiders om meer op prestaties te kunnen sturen, is een gestructureerde dagstart (ook bekend als daily, standup en huddle). Naast de mogelijkheid tot dagelijkse feedback en het verbeteren van werkprocessen, dienen deze dagstarts ook om de kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s) van elk van de teamleden te bespreken, gekoppeld aan hun doelen en activiteiten voor de komende week.  Een ondersteunend dagstartbord helpt om de discussie te structureren en te voorzien van visuele informatie. Leidinggevenden krijgen door het gebruik van dagstarts jaarlijks meer dan 250 keer de kans om de werkstroom te beheren en processen binnen hun team bij te sturen en te verbeteren. 

Stel doelen en monitor prestaties 

De Perform-aanpak die PwC heeft ontwikkeld om de productiviteit bij organisaties te verhogen, vindt een basis in de wetenschappelijke literatuur. Daaruit blijkt dat een van de belangrijkste aanjagers van productiviteit op bedrijfsniveau de kwaliteit van de managementpraktijken is. Nick Bloom en collega's ontwikkelden een methode om deze kwaliteit te meten. Zij tonen aan dat het monitoren van bedrijfsprestaties en het stellen van doelen een positieve invloed hebben op de managementkwaliteit, en daarmee op de productiviteit en bedrijfsprestaties1.

Toepassing van deze methode toonde in 2018 dat de kwaliteit van management in de Verenigde Staten, Duitsland, Zweden, Japan en Canada beter is dan in Nederland. Door te leren van deze landen, wordt niet alleen de productiviteit per werknemer verhoogd, maar neemt ook de winst toe. Zo gaat de hogere managementkwaliteit in Zweden samen met een zeven procent hogere winst per werknemer. Op het gebied van het stellen van doelen hebben Nederlandse bedrijven nog veel verbeterpotentieel, zo laat het onderzoek zien2.

Dat het stellen van doelen kan helpen, blijkt ook uit een door PwC uitgevoerde analyse bij ruim twaalfduizend werknemers bij bedrijven waar Perform is toegepast3. Werknemers die wekelijks ten minste vier werk gerelateerde doelen stellen, hebben 34 procent meer kans om hun productiviteitsdoelstellingen te realiseren.

2. Maak beter gebruik van tijd

In een wereld vol verandering en afleiding, is het optimaal benutten van tijd vaak niet alleen een individuele uitdaging, maar ook van strategisch belang voor organisaties. Dit vereist bewuste aansturing van teams om slimmer om te gaan met tijd en initiatieven te ontwikkelen die bijdragen aan een efficiëntere tijdsbesteding.

Voorkom multitasking door afleiding te beperken

Op de korte termijn is het cruciaal om de valkuilen te vermijden van multitasking door continue afleiding en versnippering van taken. Wetenschappelijk onderzoek heeft herhaaldelijk aangetoond dat het voortdurend schakelen tussen taken de productiviteit negatief kan beïnvloeden, waarbij geldt dat hoe complexer of onbekender de taak, hoe meer tijd er verloren gaat4. Dit benadrukt het belang van focus op één taak tegelijk en het creëren van een werkomgeving waarin afleidingen, door onder meer e-mails en inkomende telefoontjes, tot een minimum worden beperkt. Dit kan bijvoorbeeld door notificaties van e-mails uit te schakelen en e-mail op vaste momenten op de dag te bekijken5. Ook helpt het als werknemers worden aangemoedigd een taak in een of enkele keren af te ronden in plaats van die op te knippen in veel versnipperde stukjes.

Bouw aan een cultuur van continue verbetering

Voor de lange termijn is het van belang om tijd te investeren in een cultuur die gericht is op continu en collectief leren en verbeteren, wat ook een basis legt voor concurrentievoordeel op de langere termijn6. Het standaardiseren van werkprocessen is een voorbeeld van een verbeterinitiatief dat aantoonbaar bijdraagt aan een hogere productiviteit. Dit komt doordat het de complexiteit verlaagt, de kwaliteit verbetert, en het zorgt voor meer transparantie. Bovendien wordt het monitoren van de proces gerelateerde KPI's daardoor gemakkelijker7

Betere managementpraktijken maken bedrijven productiever

3. Verhoog de medewerkersbetrokkenheid

Naast het sturen op toegevoegde waarde en het efficiënter benutten van tijd is het betrekken van medewerkers een belangrijke determinant van arbeidsproductiviteitsgroei8. Vaak wordt deze derde determinant over het hoofd gezien. Een meta-analyse, gebaseerd op 456 onderzoeken die de relatie tussen medewerkersbetrokkenheid en productiviteit analyseerden, heeft uitgewezen dat er een positieve correlatie bestaat tussen de betrokkenheid van medewerkers en productiviteit9

Investeer in coaching en ontwikkeling

Die betrokkenheid stijgt door te investeren in coaching en ontwikkeling10. Ook uit het eerdergenoemde onderzoek naar managementpraktijken van Nick Bloom komt naar voren dat goed personeelsbeleid doorslaggevend is voor arbeidsproductiviteitsgroei. Wij herkennen dat in onze eigen praktijk: het structureel coachen, het aanbieden van opleidingen, en het stimuleren van werknemers om actief te werken aan hun eigen ontwikkeling, draagt bij aan de productiviteit van een organisatie.

Betrekken, erkennen en vieren

Leidinggevenden kunnen de medewerkersbetrokkenheid versterken door ze te betrekken bij aanpassingen in werkafspraken, ze autonomie in hun werk te geven, hun prestaties en inspanningen te (h)erkennen, en door het vieren van successen11. Denk bij successen aan het oplossen van een terugkerend probleem op de werkvloer of het behalen van een persoonlijke of teamdoelstelling: waardevolle elementen die tijdens de dagstarts structureel kunnen worden bevorderd.  

Bloom, N., & Van Reenen, J. (2007). Measuring and Explaining Management Practices Across Firms and Countries. Quarterly Journal of Economics, 122(4), 1341-1408.
2 Dieteren, J., Groenewegen, J., Hardeman, S., Garretsen, H., Stoker, J., & de Haan, L. (2018). Managementkwaliteit in Nederland gemeten. ESB, Jaargang 103(4765).
3 Deze gegevens zijn verzameld met behulp van onze Perform Plus-applicatie, gebaseerd op een steekproef bij twaalfduizend werknemers in het Verenigd Koninkrijk.
4 Rubinstein, J. S., Meyer, D. E. & Evans, J. E. (2001). Executive Control of Cognitive Processes in Task Switching. Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance, 27, 763-797.
5 Jackson, T., Dawson, R., & Wilson, D. (2001). The cost of email interruption. Journal of Systems and Information Technology, 5(1), 81-92.
6 Bessant, J., & Caffyn, S. (1997). High-Involvement Innovation Through Continuous Improvement. International Journal of Technology Management, 14. https://doi.org/10.1504/IJTM.1997.001705
7 Beimborn, D., Gleisner, F., Joachim, N., & Hackethal, A. (2009). The Role of Process Standardization in Achieving IT Business Value. 2009 42nd Hawaii International Conference on System Sciences. doi: 10.1109/HICSS.2009.453
8 Kompaso, S., & Sridevi, M. (2010). Employee Engagement: The Key to Improving Performance. International Journal of Business and Management, 5, 89. https://doi.org/10.5539/ijbm.v5n12p89
9 Harter, J. K., Tatel, C. E., Agrawal, S., Blue, A., Plowman, S. K., Asplund, J., Yu, S., & Kemp, A. (2024). The Relationship Between Engagement at Work and Organizational Outcomes. Q12® Meta-Analysis: 11th Edition.
10 Ibid
11 Fisher, J. G. (2015). Strategic Reward and Recognition: Improving Employee Performance Through Non-Monetary Incentives. Kogan Page.

Nieuwsgierig naar concrete handvatten om de productiviteit op de werkvloer te verhogen?

Maak verder kennis met Perform

Over de auteurs

Barbara Baarsma

Barbara Baarsma, is hoofdeconoom van PwC Nederland en geeft in deze rol leiding aan het economisch bureau van PwC. Sinds 2009 is zij hoogleraar Toegepaste Economie aan de Universiteit van Amsterdam. Daarnaast vervult zij verschillende maatschappelijke nevenfuncties.

Henric van der Ent

Henric van der Ent, is werkzaam binnen PwC Consulting. Hij ondersteunt klanten bij het verhogen van hun productiviteit en het reduceren van operationele kosten in de supplychain.

Alexander Sendrowicz

Alexander Sendrowicz, is werkzaam binnen PwC Consulting. Hij leidt Operational Excellence-implementaties voor klanten in diverse afdelingen en sectoren, waaronder productielocaties, financiële afdelingen en klantenserviceafdelingen.

Volg ons